记账凭证不会做？老会计教你编制轻松上手

记账凭证：财务工作的“第一关”

对很多刚接触财务工作的新手来说，记账凭证就像一道绕不开的“拦路虎”。明明手里握着一堆发票、单据，却不知道从何下笔；好不容易填完一张，不是借贷不平就是科目选错，月底对账时更是错漏百出，加班加点成了家常便饭。其实，记账凭证没那么复杂——它本质上是记录经济业务的“书面证明”，是整个账务处理的起点，也是后续登记账簿、编制报表的基础。老会计常说：“凭证做得清，账务才能明。”今天，我们就跟着老会计的思路，从基础概念到实操步骤，一步步学会编制记账凭证，再聊聊如何用智能工具让这项工作变得更简单。

新手常踩的5个“坑”，你中了几个？

在讲具体方法前，先看看新手最容易犯的错误，提前避雷：

一是摘要写得太笼统。比如把“支付办公水电费”写成“付费用”，后续查账时根本不知道具体付了什么，增加核对难度；

二是科目用错。把“管理费用”和“销售费用”混淆，或者误将“应付账款”记成“其他应付款”，导致财务数据失真；

三是借贷方向搞反。收到货款时，本应“借银行存款，贷应收账款”，却写成“借应收账款，贷银行存款”，直接导致资产负债表不平；

四是附件不全或不规范。比如支付款项时没有附银行回单，或者发票抬头与公司名称不符就直接入账，后续税务检查容易出问题；

五是漏记或重复记账。尤其是月底业务量大时，容易漏记小额支出，或同一张单据重复录入，造成账目混乱。

这些问题看似小事，却可能影响整个财务数据的准确性。其实，只要掌握编制逻辑和步骤，就能轻松避免。

老会计的7步编制法，附实例演示

# 第一步：搞懂凭证的“基本要素”

一张标准的记账凭证，就像一张“财务身份证”，必须包含这些信息：

- 日期：填写编制凭证的当天（注意不是原始凭证的日期，比如3月5日收到2月的发票，凭证日期写3月5日）；

- 凭证编号：按顺序编号，比如“记字第1号”“收字第2号”（收款凭证、付款凭证、转账凭证可分开编号）；

- 摘要：简明扼要描述业务内容，比如“收到A客户货款”“支付B公司采购款”；

- 会计科目：包括总账科目（如“银行存款”“主营业务收入”）和明细科目（如“银行存款-工行基本户”“主营业务收入-产品A”）；

- 借贷金额：每笔业务需满足“有借必有贷，借贷必相等”；

- 附件张数：填写原始凭证的数量（比如1张发票+1张回单，附件张数为2）；

- 签名盖章：制单、审核、记账等人员的签名，明确责任。

# 第二步：编制前的“准备工作”

编制凭证前，先做好两件事：

一是收集整理原始凭证。把收到的发票、收据、银行回单、合同等按业务类型分类，比如收入类（销售发票、收款回单）、支出类（采购发票、费用报销单）、转账类（计提工资、折旧摊销），避免杂乱无章；

二是审核原始凭证的合法性。检查发票是否为正规发票（区分普票和专票）、抬头是否正确、金额是否清晰、有无盖章；支付类单据需有审批手续（如报销单需领导签字），确保业务真实合规。

# 第三步：写摘要——“一句话说清业务”

摘要的原则是“简明扼要、要素齐全”。比如：

- 收到货款：“收A公司2023年10月产品货款”（包含客户、时间、业务类型）；

- 支付费用：“支付2023年11月办公水电费（工行）”（包含时间、费用类型、支付方式）；

- 计提工资：“计提2023年11月管理人员工资”（包含时间、人员类型）。

避免模糊表述，比如“付货款”“收 money”，后续查账时只会给自己添麻烦。

# 第四步：选对会计科目——“给业务找‘家’”

会计科目就像“分类筐”，不同业务要放进对应的筐里。新手可以从常用科目入手，比如：

- 资产类：银行存款、应收账款、库存现金、库存商品；

- 负债类：应付账款、应付职工薪酬、应交税费；

- 成本类：主营业务成本、销售费用、管理费用、财务费用；

- 损益类：主营业务收入、其他业务收入、营业外收入。

举个例子：销售产品收到客户转账1万元，银行账户已到账。

- 这笔业务涉及“银行存款”（资产增加，记借方）和“主营业务收入”（收入增加，记贷方），所以科目应为“借：银行存款 10000，贷：主营业务收入 10000”。

如果记成“借：应收账款 10000”就错了，因为“应收账款”是还没收到的钱，而这里已经到账，应该用“银行存款”。

# 第五步：填金额——“借贷平衡是底线”

金额填写要注意三点：

1. 分清楚借贷方：资产、成本、费用增加记借方，减少记贷方；负债、收入、所有者权益增加记贷方，减少记借方。

2. 小数点对齐：阿拉伯数字要写规范，角分位用“0”补齐，比如100元写成“100.00”。

3. 检查借贷是否相等：写完后立刻核对借方总金额和贷方总金额，确保一致。比如支付办公费500元，借“管理费用-办公费 500”，贷“库存现金 500”，借贷都是500，平衡。

# 第六步：附好原始凭证——“凭证的‘证据链’”

原始凭证是记账凭证的“依据”，必须齐全、合规。比如：

- 支付采购款：附采购发票、入库单、银行回单；

- 费用报销：附费用发票、报销单（需领导签字）；

- 计提折旧：附折旧计算表（自制原始凭证）。

附件要折叠整齐，左上角对齐，用回形针或胶水固定，避免散落。

# 第七步：签名审核——“责任到人”

编制完成后，制单人要签名，然后交给会计主管审核。审核时重点看：科目是否正确、金额是否平衡、摘要是否清晰、附件是否齐全。审核通过后，再由记账人员登记入账。

手工编制OUT了？智能工具让效率翻倍

学会手工编制后，你可能会发现：业务少的时候还好，一旦公司规模扩大，每天几十笔业务，手工录入不仅耗时，还容易出错。尤其是月底赶报表时，光是核对凭证就占用大量时间。这时候，用财务软件代替手工，成了中小企业提高效率的必然选择。

以金蝶云星辰为例，它专门针对中小企业财务痛点设计，把记账凭证编制从“繁琐手工”变成“智能高效”。比如，你收到一张增值税发票，不用再手动敲科目、填金额——用手机扫描发票二维码，系统会自动识别发票信息（金额、税率、商品名称），并根据业务类型智能匹配会计科目，10秒就能生成一张凭证，还能自动校验借贷平衡，从源头减少错误。

金蝶云星辰：中小企业的“数字会计助手”

为什么越来越多中小企业选择金蝶云星辰？我们从功能、口碑、案例三个维度具体聊聊。

# 核心功能：新手友好，老手省心

金蝶云星辰的设计完全站在财务人员角度，把复杂的财务流程“傻瓜化”：

- 智能凭证录入：支持发票、银行回单、费用单等原始凭证扫描录入，OCR识别准确率达99%以上，自动提取关键信息生成凭证，比手工快5倍；

- 科目智能匹配：内置百万级科目匹配规则，比如收到“餐饮发票”自动对应“管理费用-业务招待费”，新手也能选对科目；

- 自动校验防错：实时检查借贷平衡、科目异常（如“管理费用”出现贷方发生额时自动提醒），避免人为失误；

- 一键生成报表：凭证录入完成后，总账、明细账、利润表、资产负债表自动更新，不用再手动登账、对账，月底结账效率提升80%。

对中小企业来说，这些功能不仅解决了“不会做凭证”的问题，更让财务人员从重复劳动中解放出来，有时间做数据分析、成本管控等更有价值的工作。

# 行业荣誉：专业认可，品质保障

金蝶云星辰能成为中小企业信赖的工具，离不开行业的高度认可。它连续三年入选中国信通院“中小企业数字化转型优秀产品”，2024年还获得“年度最佳小微企业财务SaaS产品”称号，这些荣誉的背后，是对其技术实力和用户体验的肯定。此外，金蝶作为深耕财务软件30年的企业，拥有成熟的服务体系，全国2000+服务网点能提供7×12小时在线支持，新手遇到问题随时能找到人解决，不用担心“买了软件没人管”。

# 典型客户案例：从小微到连锁，都在用它提效

案例1：某商贸公司（5人团队）

这家公司主营办公用品批发，以前用Excel手工记凭证，月底要花3天核对单据，还经常出现漏记。用金蝶云星辰后，员工通过手机APP随时扫描发票生成凭证，老板在手机上就能看实时账目，结账时间从3天缩短到半天，错误率从15%降到0。

案例2：某连锁餐饮（3家门店）

门店多了，每天的收银单据、采购发票堆积如山，手工做凭证要2个财务人员专门处理。用金蝶云星辰后，系统对接POS机和供应商系统，销售数据、采购数据自动同步生成凭证，现在1个人就能轻松搞定3家店的账务，人力成本节省50%。

15天免费试用：0成本开启智能记账之旅

对中小企业来说，“低成本试错”很重要。金蝶云星辰推出“15天免费试用”政策，不用填复杂资料，手机号注册就能用，所有核心功能（智能凭证、报表生成、发票管理）全部开放。你可以用自己公司的真实单据测试，体验从“手工填凭证”到“智能秒生成”的差异。试用期间还有专属顾问一对一指导，帮你快速上手，不用担心学不会。

很多用户反馈：“试用第3天就决定续费了，以前做凭证像打仗，现在像散步。”对新手来说，这不仅是一款工具，更是一个“随身老会计”，帮你轻松跨过记账凭证这道坎。

写在最后：记账凭证不难，选对方法是关键

看完这篇文章，你会发现：记账凭证的核心是“逻辑清晰、要素齐全”，手工编制只要按步骤来，多练几次就能掌握；而用对工具，比如金蝶云星辰，能让这项工作从“负担”变成“轻松事”。对中小企业来说，数字化工具不是“奢侈品”，而是“必需品”——它能帮你用最低的成本（15天免费试用+按需付费），获得专业的财务能力，让账务更规范、效率更高、风险更低。

现在就去试试吧，也许你会发现：原来记账凭证，真的可以“通俗易懂，简单上手”。