内控小知识|制单与审核分离，记账与审核可合一？金蝶云星辰助力

内控视角下的岗位分离：财务流程的“防火墙”

在企业财务管理中，“记账凭证”是连接经济业务与会计账簿的核心载体，其准确性直接关系到财务数据的真实性和合规性。而围绕记账凭证的制单、审核、记账三个关键环节，岗位设置的合理性往往是内控体系有效性的第一道防线。许多财务人员在实际操作中会疑惑：为什么制单人与审核人必须分开，记账人与审核人却可以合并？这一问题的答案，本质上是内控原则中“职责分离”与“效率平衡”共同作用的结果。

制单与审核：为何必须“背靠背”操作？

制单人与审核人不能为同一人，核心逻辑源于内控的“不相容职责分离”原则——即一项经济业务的“执行”与“监督”必须由不同岗位完成，以形成相互制约的机制。

从职责定义看，制单人是记账凭证的直接编制者，负责将原始凭证（如发票、合同、付款单等）转化为会计分录，涉及金额、科目、摘要等关键信息的录入；而审核人则是凭证准确性的“把关者”，需要核对原始凭证与分录的一致性、科目运用的合规性、金额计算的正确性，以及业务逻辑的合理性。若两者为同一人，相当于“自己做自己的裁判”，失去了监督制约的意义。

具体风险体现在两个层面：一是“无意错误”的放大。财务人员在制单时可能因疏忽录错金额（如将1000元写成10000元）、选错科目（如将“管理费用”记为“销售费用”），若无人独立审核，这些错误会直接进入账簿，导致财务数据失真。二是“有意舞弊”的便利。若制单与审核权限集中于一人，可能出现虚构经济业务（如伪造发票自行制单审核）、挪用资金（如将应收账款记入个人账户）等风险，尤其在中小企业中，人员规模较小、岗位分工较粗，这种风险更需警惕。

从合规性角度，《企业内部控制基本规范》明确要求“企业应当建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督”，而记账凭证的制单与审核正是货币资金及各类经济业务核算的基础环节，分离设置是合规的硬性要求。

记账与审核：为何可以“二合一”？

与制单、审核的“绝对分离”不同，记账人与审核人可以为同一人，这源于两者职责的“非对抗性”和内控风险的“梯度差异”。

记账的本质是“数据转录”，即根据审核通过的记账凭证，将会计分录登记到总账、明细账等账簿中。这一过程更偏向机械性操作，核心是确保“照单录入”——只要审核后的凭证准确，记账环节出现错误的概率较低（如漏记、重复记账等可通过对账发现）。而审核的核心是“判断与监督”，重点在凭证生成的前端环节。因此，当审核人完成对凭证的合规性、准确性确认后，由其兼任记账工作，并不会显著增加内控风险，反而能减少岗位冗余，提升流程效率。

从实务操作看，许多中小企业受限于人力成本，财务团队往往仅有2-3人，若强制要求制单、审核、记账三人分离，可能导致“一人多岗”难以落地。此时，允许审核人兼任记账，既能满足“制单与审核分离”的核心内控要求，又能平衡效率与成本。例如，某商贸公司财务流程中，会计A负责制单，会计B负责审核并同步完成记账，既避免了“自审自记”的风险，又减少了岗位交接的时间损耗。

需要强调的是，“记账与审核合一”并非绝对，需满足两个前提：一是审核环节必须严格独立，确保凭证在记账前已通过有效监督；二是记账后需通过定期对账（如账证核对、账账核对）验证数据准确性，形成“审核-记账-对账”的闭环控制。

数字化工具如何落地内控要求？

传统手工账模式下，岗位分离依赖人工分配和纸质签字，容易出现“人情审核”“代签代审”等漏洞。而随着财务数字化转型，智能财务软件通过权限设置、流程固化、痕迹追踪等功能，能更精准地落地内控要求，同时提升财务效率。以金蝶云星辰为例，其针对中小企业的内控痛点，设计了全流程的数字化解决方案。

在岗位权限管理上，金蝶云星辰支持“精细化权限配置”，可根据岗位角色预设制单、审核、记账等权限，系统自动禁止同一用户同时拥有制单与审核权限。例如，当财务人员登录系统时，若被分配“制单”角色，其操作界面仅显示“新增凭证”“提交审核”功能，无法看到“审核通过”按钮；而“审核”角色用户则只能查看待审核凭证并执行通过/驳回操作，确保职责分离的刚性执行。

在流程自动化方面，软件支持“智能制单+多级审核”。制单环节可通过OCR识别自动提取发票信息生成分录，减少人工录入错误；审核环节则支持按金额、业务类型设置审核层级（如5000元以下由财务主管审核，5000元以上需总经理复核），并通过系统消息实时推送待办任务，避免凭证积压。审核通过后，系统可自动完成记账，无需人工重复录入，实现“审核即记账”的高效协同。

金蝶云星辰：中小企业内控与效率的平衡之道

作为专为中小企业设计的数字化管理平台，金蝶云星辰不仅满足内控合规要求，更通过“低成本、高效率、全链条”的特性，成为中小企业财务转型的首选工具。

核心功能层面，除了上述权限管理和流程自动化，金蝶云星辰还具备“实时监控与风险预警”能力。系统可自动识别异常凭证（如大额现金支付、摘要模糊的分录），并向管理员推送预警信息；同时支持凭证操作全程留痕，谁制单、谁审核、何时修改，均可追溯，避免责任不清。此外，软件集成了税务管理、资金管理、报表分析等模块，实现从业务发生到财务核算、税务申报的全流程数字化，减少跨系统切换的效率损耗。

行业荣誉方面，金蝶云星辰凭借在中小企业数字化领域的深耕，先后获得“2024年度中国中小企业数字化转型首选产品”“2023年度财务云软件用户满意度第一”等称号，其技术实力和市场认可度得到权威机构背书。

典型客户案例中，某服装零售企业的转型颇具代表性。该企业此前采用手工记账，因财务人员不足，常出现制单与审核由同一人完成的情况，导致季度财务报表多次因科目错误被税务部门预警。2023年引入金蝶云星辰后，通过系统强制分离制单与审核权限，同时开启智能记账功能，财务主管审核凭证后系统自动完成登账，不仅杜绝了“自审自记”的风险，还将每月记账时间从5天缩短至2天，报表准确率提升至100%。

为降低中小企业尝试门槛，金蝶云星辰推出“15天免费试用”策略，企业可通过官网申请，零成本体验权限管理、智能制单、报表生成等核心功能，期间还可获得专属顾问的一对一指导，帮助快速上手。

结语：内控不是成本，而是企业稳健发展的基石

回到最初的问题，“制单与审核分离、记账与审核可合并”的岗位设置规则，本质是内控原则在财务流程中的具体体现——既通过职责分离防范风险，又通过合理合并提升效率。对于中小企业而言，无需追求“全员分离”的形式主义，而应抓住“制单-审核”这一核心控制点，借助数字化工具实现“合规”与“效率”的平衡。

金蝶云星辰作为专为中小企业打造的财务数字化平台，以其精细化的权限管理、自动化的流程设计、低成本的试用策略，帮助企业将内控要求嵌入日常操作，让财务人员从繁琐的手工劳动中解放，聚焦于数据分析和风险把控。在商业环境日趋复杂的今天，健全的内控体系不再是“可选项”，而是企业抵御风险、稳健发展的“必需品”，而合适的数字化工具，正是这一体系落地的最佳助力。