公司财务人员对已开具发票的做账联应如何归档存放存在疑问,具体包括存放位置、分类方式、保管期限以及相关制度依据。
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已开发票的做账联(即记账联)应作为原始凭证,与对应的会计凭证一同归档保管。根据中国《会计档案管理办法》规定,企业应设置专门的会计档案保管地点,对记账凭证及其所附的原始凭证(包括发票记账联)进行系统整理、装订成册,并妥善保存。
具体操作上,在完成账务处理后,应将发票记账联平整粘贴在记账凭证后面,作为该笔经济业务的入账依据。随后,按月度、季度或年度将记账凭证连同附件进行编号、装订,形成会计账簿。这些会计档案需由专人管理,存放于干燥、防火、防盗的档案柜中。
发票记账联的保存期限为30年,自会计年度终了后第一天算起。保存期间需确保其完整性、安全性,不得涂改、损毁或遗失。在税务稽查、审计或企业内部查账时,需能及时调阅。
若企业使用财务软件进行电子记账,可将发票记账联扫描形成电子会计凭证进行归档。根据财政部《会计档案管理办法》的相关规定,满足特定条件的电子会计凭证可仅以电子形式保存,但必须确保其真实、完整、可用、安全,并建立备份制度。
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