采购与付款循环中会用到哪些凭证？这些凭证都有什么作用？

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财务内控专家

采购与付款循环涉及的主要凭证包括：

 

1. **请购单**：由需求部门填写，列明所需物品的规格、数量、用途等，经部门负责人审批后提交采购部门。这是采购流程的起点。

 

2. **采购订单**：采购部门根据批准的请购单编制，详细记录供应商信息、采购物品、价格、交货条件等，是向供应商发出的正式采购文件。

 

3. **验收单**：仓库或验收部门在收到货物时填制，记录实际收到的货物数量和质量状况，是确认收货的重要依据。

 

4. **供应商发票**：供应商开具的收款凭证，列明销售物品、单价、总金额等，需与采购订单和验收单核对一致。

 

5. **付款凭证**：财务部门根据核对无误的发票等凭证编制，作为付款和记账的依据。

 

这些凭证构成了完整的证据链，确保采购业务的真实性、完整性和准确性，是内部控制的重要环节。

资深会计主管

从会计实务角度，采购付款循环的凭证体系可以这样理解：

 

**事前控制凭证**：

- 请购单：证明采购需求的合理性

- 采购订单：确立采购合同的依据

 

**事中控制凭证**：

- 验收单：验证货物是否符合要求

- 入库单：记录存货入库情况

 

**事后控制凭证**：

- 供应商发票：确认应付账款

- 付款申请单：内部付款审批流程

- 支票或电汇凭证：实际付款证明

- 记账凭证：会计处理的最终载体

 

关键控制点在于：采购订单、验收单和发票的"三单匹配"，确保数量、价格、规格一致。付款前必须完成这一核对流程，防止重复付款或虚假采购。凭证的连续编号、妥善保管和定期核对也是内控的重要要求。

审计风控顾问

从风险控制角度分析，采购付款循环的凭证体系设计应关注以下要点：

 

**分离不相容职务**：

- 请购与审批分离

- 采购与验收分离

- 付款审批与执行分离

 

**凭证流转控制**：

- 所有凭证应预先连续编号，防止遗漏或重复

- 建立凭证传递和保管制度，确保完整性

- 设置合理的审批权限和流程

 

**关键核对环节**：

- 采购订单与请购单核对：确保按需采购

- 验收单与采购订单核对：确保按单收货

- 发票与订单、验收单核对：确保三单一致

- 付款凭证与支持文件核对：确保付款准确

 

这些凭证不仅是会计记账的依据，更是企业防范采购风险、防止舞弊的重要工具。完善的凭证体系能够有效降低企业的运营风险，提高采购效率。

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