中小企业数字化实操：T+库房出入库系统使用全攻略

一、进销存系统与库房管理的核心价值

在现代企业管理中，库房管理是连接采购与销售的关键枢纽，其核心是“进销存”的动态管理过程。“进”指从询价、采购到入库与付款的完整流程；“销”指从报价、销售到出库与收款的一系列动作；“存”则涵盖了除基本入库外，所有影响库存数量的操作，如领料、退货、盘点、调拨等。一个高效的进销存系统，旨在优化企业内部部门间的协作，最终提升库存管理水平、加速库存周转并提高订单履行率。对于小微企业而言，通常将整个公司的业务数据置于一个“账套”中进行统一核算与管理，确保财务与业务数据的一致性。

二、库房出入库核心业务流程详解

金蝶AI星辰的库房出入库管理，紧密围绕销售与采购两大主线，形成闭环、智能的业务流程。

1. 销售出库流程

完整的销售出库始于商机，终于回款，关键节点包括：

• 销售订单：确认客户需求，是后续所有出库操作的源头单据。
• 发货通知单（旗舰版）：适用于需通知多个仓库集中备货，或跟单员在现场通知发货的场景。它不影响即时库存，但可根据参数设置影响可用库存的计算。
• 销售出库单：执行实物出库，减少库存，并确认应收款项（在标准版/专业版中直接确认，旗舰版中通过关联发票确认）。
• 销售退货：处理客户退货，生成退货单增加库存。

2. 采购入库流程

采购入库确保物料及时、准确地进入仓库，流程如下：

• 采购订单：向供应商下达采购指令。
• 收料通知单与质检单：货物到达后，可先收料，并进行质量检验，结果反写到通知单。
• 采购入库单：检验合格后办理入库，增加库存。若入库时未收到发票，可标记为“暂估入库”，待收到发票后再进行成本确认与调整。
• 采购退货：对不合格或多余物料办理退库。

3. 拣货与验货枢纽

“拣货验货”模块是连接销售出库与采购入库的桥梁。“拣货出库”指导仓管员高效、准确地按单拣货；“验货入库”则确保采购到货的商品数量、质量与订单一致，是保证库存数据准确的第一个关口。

三、关键操作功能与场景攻略

1. 单据灵活处理：变更、作废与预留

业务多变，系统需提供灵活的单据处理机制。

• 单据变更：销售或采购订单审核后，若需修改数量、价格、商品等信息，可直接变更，无需反审核，系统保留变更记录。对于出入库单，若到货重量损耗或市场价格变动，可直接进行“金额变更”，真实反映成本或收入。
• 单据作废：对于已创建但无法继续推进的销售出库单或采购入库单，可执行“作废”。作废单据在系统中留痕但不影响库存、报表及结账。必要时可“反作废”恢复。
• 库存预留：为避免已销售商品被他人占用，可通过“预留单”锁定库存。可设置参数让销售订单审核后自动生成预留单，也可手动创建。预留会减少“可用库存”，确保订单能顺利出库。

2. 库存管理核心：盘点与核算

保证账实相符是库管的基本职责。

• 动态盘点：支持按指定日期盘点（如盘点3月31日的库存），即使盘点期间发生出入库业务，系统也能准确读取截止日期的账存数，确保盘点数据基准统一。
• 期末业务结账：在会计期末，通过库存管理中的结账功能，对本期所有出入库业务进行封存和成本核算（如存货出库核算），为生成准确的财务报表奠定基础。

3. 智能业务协同与供应链管理

系统通过智能衔接，提升内外协同效率。

• 以销定购：对于追求零库存或按订单生产的企业，可根据“销售订单”直接生成“采购订单”或“采购申请单”，实现需求驱动的精准采购，避免库存积压。
• 代销业务管理：支持委托代销与受托代销两种模式。委托代销实现货权与结算分离；受托代销则能管理供应商寄售商品，按实际销售数量结算，丰富企业的经营模式。
• 企业互联：实现企业上下游、分子公司间的数据协同。上下游均使用金蝶云·星辰时，销售订单、采购订单等单据可自动流转，基础资料（如商品）可同步共享，极大提升供应链协同效率。

四、财务衔接与资金管控

出入库业务最终需要与财务系统无缝对接，确保资金流与实物流同步。

1. 发票与成本管理

系统提供两种模式适应不同企业需求：

• 单票合一（标准版/专业版）：以销售出库单、采购入库单直接确认应收应付，流程简洁。
• 单票分离（旗舰版）：以独立的销售发票、采购发票单确认应收应付，出入库单仅管理实物与成本。支持“单票勾稽”来关联发票与出库单以确认成本，并通过“对等核销”、“发票红冲”等功能处理退货、退票等复杂场景。

2. 收付款与信用管控

• 同单费用处理：在销售出库或采购入库时，可直接录入并分摊运费、人工费等，系统自动生成其他收支单，并准确计算本单毛利。
• 预收付款管理：支持在销售订单设置预收比例，系统可管控未收足款项的订单是否允许出库。提供预收冲应收、预付冲应付等多种核销方式。
• 智能收付款：导入银行流水后，系统可自动匹配客户/供应商及待收付款单据，智能生成收付款单，提升财务工作效率与准确性。
• 信用管理工作台：通过对客户设置信用额度和账期，系统能在开单、发货等环节进行预警或控制，有效防范坏账风险。

3. 对账与报表

• 客户对账：可快速生成应收对账单或应收及收款明细对账单，支持按商品明细对账，并批量打印，极大简化月末对账工作。
• 经营历程：此功能为管理者提供了全局视角。在一个界面内，可按时间、业务员、客户等多维度，聚合查询所有销售、采购、库存及资金单据的流转状态与关联关系，方便业务追溯与资金核对。

五、辅助工具与扩展应用

为提升操作体验与满足特定场景，系统提供了实用的辅助功能。

• 单据与标签打印：提供丰富的内置打印模板，并支持高度自定义，可灵活打印销售单、送货单、对账单及商品条码标签，满足各类业务场景的纸质凭证需求。
• 简单生产与组装拆卸：对于未购买专业生产模块的企业，可通过“生产领退料单”、“产品入库单”进行简单的生产物料管理，或通过“组装拆卸”功能，依据物料清单（BOM）模板实现成品与原材料库存的转换，适用于食品分拣、建材加工等场景。

综上所述，金蝶AI星辰的库房出入库系统，通过严谨的流程设计、灵活的单据处理、智能的业务协同以及深度的财务一体化，为企业构建了一个从订单到交付、从入库到付款的全链路数字化管理平台。熟练掌握上述操作要点，不仅能确保日常出入库作业的准确高效，更能为企业优化库存结构、加速资金周转、防范经营风险提供坚实的数据支撑与流程保障。