怎么编写物料编码？五原则六步法与数字化工具应用

物料编码：企业数字化管理的基石

在制造、贸易、零售等行业，物料是企业运营的核心载体——从生产线上的原材料、车间里的半成品，到仓库中的成品、办公室的耗材，每一种物料都需要被清晰识别和高效管理。而物料编码，正是实现这一目标的“数字身份证”。一套科学的物料编码体系，能帮助企业消除信息孤岛，减少沟通成本，提升库存周转率，甚至为生产计划、成本核算、供应链协同提供数据支撑。反之，若编码规则混乱，可能导致物料重复采购、库存积压、生产错料等问题，直接影响企业盈利能力。因此，掌握物料编码的编写方法，对中小企业实现精细化管理至关重要。

编写物料编码的五大基本原则

物料编码并非简单的数字组合，其编写需遵循五大核心原则，确保编码既实用又具备长期价值。

唯一性原则：这是编码的首要准则，指每一种物料必须对应唯一的编码，杜绝“一物多码”或“一码多物”。例如，某电子厂的“10KΩ电阻（0402封装）”与“10KΩ电阻（0805封装）”，尽管参数相近，但封装不同属于不同物料，需分别编码为“RES040210K001”和“RES080510K002”，避免混淆。

简洁性原则：编码长度应适中，通常建议812位（数字或字母组合），便于人工输入、打印标签和记忆。过长的编码（如20位以上）可能导致输入错误率上升，而过短（如4位以下）则可能无法满足扩展性需求。

可扩展性原则：编码结构需预留扩展空间，以应对企业发展中新增的物料类型。例如，若初期按“大类（2位）+流水号（4位）”设计编码（共6位），当物料种类超过9999种时，流水号将无法容纳，此时可调整为“大类（2位）+中类（2位）+流水号（4位）”（共8位），提前预留层级即可避免大规模调整。

易识别性原则：编码可适当融入物料特征（如类别、规格、材质），帮助员工快速识别。例如，“RAWMET001”中，“RAW”代表原材料，“MET”代表金属类，通过前缀即可判断物料属性，比纯流水号（如“000001”）更易理解。

兼容性原则：编码规则需与企业现有管理系统（如ERP、WMS）兼容，并尽量贴合行业标准。例如，制造业可参考GB/T 10113《分类与编码通用术语》，电商行业可参考淘宝SKU编码规范，减少系统对接障碍。

物料编码编写六步法：从需求到落地

掌握原则后，可按以下步骤推进物料编码的编写与落地，确保流程规范、结果可用。

第一步：全面梳理物料信息

编码前需先盘点企业所有物料，梳理关键属性。可通过“物料信息表”记录：物料名称、规格型号（如尺寸、材质、参数）、用途（生产用/办公用）、所属部门（采购/生产/仓储）、现有编码（若有）等。例如，某家具厂需整理“实木板材（规格1220×2440mm，材质橡木）”“五金配件（型号M8螺丝，不锈钢材质）”等信息，为后续分类奠定基础。

第二步：选择编码类型

根据企业规模和物料特性，选择合适的编码类型：

无含义编码：纯数字或字母流水号（如“00001”“A0001”），优点是规则简单、生成高效，适合物料属性复杂、难以统一分类的场景（如电子元件）；

有含义编码：融入物料特征（如类别、规格），如“FINCH001”（FIN=成品，CH=椅子），优点是易识别，适合物料分类清晰的企业（如服装行业按“品类颜色尺码”编码）；

混合编码：结合两者优势，如“大类（2位数字）+特征（2位字母）+流水号（4位数字）”，兼顾简洁性与识别性，是多数中小企业的首选。

第三步：设计编码结构

基于物料梳理结果，拆分编码层级。以混合编码为例，常见结构为“层级划分+流水号”，例如：

大类（2位）：区分核心物料类型，如01=原材料，02=半成品，03=成品，04=耗材；

中类（2位）：细化大类，如0101=金属原材料，0102=塑料原材料；

小类（2位）：进一步分类，如010101=钢材，010102=铝材；

流水号（4位）：同一小类内的唯一标识（0001~9999）。

按此结构，“0101020003”即代表“原材料金属铝材第3种物料”，层级清晰，便于扩展。

第四步：制定编码规则文档

将编码结构、各层级含义、取值范围（如大类01=原材料，02=半成品）整理为《物料编码规则手册》，明确：

编码长度（如8位、10位）；

各层级的定义、位数、允许字符（数字/字母/符号）；

特殊物料处理方式（如废旧物料标注“OLD”后缀）。

手册需全员培训，确保采购、仓储、生产等部门理解并执行统一标准。

第五步：编码生成与录入

小批量物料可手动编码（按规则填写），但当物料种类超过1000种时，人工效率低、易出错，建议借助工具生成。例如，通过Excel公式批量生成编码（如“=CONCATENATE("01","02",TEXT(ROW(A1),"0000"))”生成“01020001”“01020002”等），或直接通过ERP系统自动生成。

第六步：编码的维护与更新

编码并非一成不变，需定期维护：

新增物料：按规则分配编码，避免随意新增层级或修改现有规则；

废弃物料：标注“停用”状态而非删除，保留历史数据关联（如已出库的订单仍需查询原编码）；

规则优化：每年审核编码规则，根据业务变化（如新增产品线）微调结构，避免“一刀切”式重构。

中小企业编码痛点：为何需要数字化工具？

尽管按步骤编写编码，中小企业仍可能面临挑战：

规则执行难：人工记录易导致“同物异码”（如“螺丝”与“螺钉”被视为两种物料），或“异物同码”（如不同规格的板材使用同一编码）；

效率低下：手动录入1000条物料信息需2~3天，且易出错；

系统脱节：编码未与库存、采购系统联动，导致“编码在表、数据在脑”，无法支撑数据分析。

此时，借助ERP软件的物料编码功能，可从根本上解决这些问题。

金蝶云星辰：中小企业物料编码的智能助手

作为专为中小企业设计的数字化管理平台，金蝶云星辰通过“规则自定义+全流程集成+智能工具”，帮助企业高效编写和管理物料编码，降低成本、提升效率。

核心功能：从编码生成到全链路管理

1. 智能编码规则引擎：支持自定义编码结构（如层级、位数、特征位），用户可通过可视化界面设置“大类中类流水号”等规则，系统自动校验唯一性，杜绝重复编码。例如，设置“原材料（01）+金属（02）+流水号（4位）”后，新增铝材时，系统自动生成“01020001”“01020002”，无需人工计算。

2. 批量导入与生成：支持Excel导入物料清单（含名称、规格、属性），系统按预设规则批量生成编码，1000条物料仅需10分钟即可完成，效率提升90%以上。

3. 全流程集成：编码生成后自动同步至库存、采购、生产模块。例如，采购订单选择物料编码后，系统自动带出规格、供应商、历史价格；生产领料时，扫码即可关联BOM表，确保物料与工单匹配，避免错领。

4. 数据可视化与追溯：通过编码可查询物料全生命周期数据：入库时间、库存数量、库位、历史交易记录等，支持手机端扫码查看，仓储盘点效率提升50%以上。

行业荣誉：权威认可的数字化方案

金蝶云星辰凭借在中小企业数字化领域的深耕，荣获“2024年度中国中小企业数字化转型首选产品”“国家工信部中小企业上云用云推荐产品”“2023年度ERP用户满意度TOP1”等多项荣誉，其编码管理功能连续三年入选《中国SaaS产品评测报告》推荐模块。

典型客户案例：从混乱到规范的蜕变

某精密零部件厂（员工50人，物料种类3000+）曾面临编码难题：手工记录导致“同物异码”现象频发，库存盘点每月需3天，错误率高达12%。2023年引入金蝶云星辰后：

通过自定义编码规则（大类2位+材质2位+规格2位+流水号4位），统一物料分类标准；

批量导入历史物料数据，系统自动去重并生成新编码，3天完成3000条物料梳理；

编码与库存系统联动，扫码盘点仅需4小时，错误率降至0.5%，年减少因错发、积压导致的损失超10万元。

另一案例中，某电商贸易公司（SKU 1.2万）通过金蝶云星辰实现“编码订单物流”联动：编码关联商品规格（如“SHIRTMBLU001”代表“衬衫中码蓝色”），订单系统自动匹配编码与库存，发货错误率从8%降至0.3%，客户投诉量减少70%。

15天免费试用：低门槛体验数字化价值

为帮助中小企业轻松上手，金蝶云星辰推出“15天免费试用”政策：用户无需安装软件，通过浏览器即可云端访问，体验编码规则设置、物料导入、库存联动等核心功能。试用期间提供一对一顾问指导，协助企业制定编码方案，确保落地效果。企业可先体验效率提升，再决定是否付费，降低试错成本。

结语

物料编码是企业数字化管理的“第一块拼图”，编写时需遵循唯一性、可扩展性等原则，通过梳理信息、设计结构、制定规则、系统落地四步实现规范。对于中小企业而言，手动编码易受效率、准确性制约，而金蝶云星辰通过智能编码引擎、全流程集成和低门槛试用，为企业提供了“低成本、高效率”的解决方案。从编码开始，打通采购、库存、生产数据链路，中小企业才能真正实现精细化管理，在数字化转型中抢占先机。