ERPNext新手教程：如何灵活配置自定义审批流程

在企业的日常运营中，无论是生产计划的制定、物料的采购与领用，还是产品的入库与成本核算，都涉及到多部门、多角色的协同与确认。一个灵活、清晰且可追溯的审批流程，是确保业务合规、权责分明、效率提升的关键。对于ERPNext的新手用户而言，理解并掌握如何配置自定义审批流程，是迈向高效管理的重要一步。本文将基于ERPNext的生产管理核心逻辑，深入解析如何构建适应不同业务场景的审批流，帮助您实现业务流程的规范化与自动化。

理解审批流程的业务根基：生产管理核心概念

在配置任何审批流程之前，必须深刻理解其背后的业务逻辑。审批并非孤立存在，而是附着于具体的业务单据和操作之上。以生产管理为例，其核心流程始于对市场需求的理解与转化。

企业通常采用两种生产模式：以销定产与备货生产。以销定产是指根据销售预测或实际客户订单来决定生产计划，这是一种需求拉动式的生产模式。而备货生产则是基于企业自身的产能和市场预测，提前生产产品以补充库存，属于计划推动式。这两种模式决定了生产任务单的来源不同，前者紧密关联销售订单，后者则可能直接源于库存计划。审批流程的设计需要识别这些不同的业务源头，并设置相应的触发条件与审批节点。

生产的“配方”由物料清单（BOM）定义。BOM是产品结构的数字化呈现，它明确了生产一个成品所需的所有原材料、半成品的种类、数量及层级关系。BOM的准确性直接关系到物料采购、成本核算和生产执行的正确性。因此，对BOM的新增、修改（尤其是涉及产品升级或成本变动的工程变更单）等操作，通常需要设置严格的审批流程，以确保技术文件的权威性与一致性。

基于销售订单或生产计划，系统通过物料需求计划（MRP）计算来生成采购、生产和委外建议。这个过程考虑了现有库存、在途物料、BOM结构、损耗率等因素。由此产生的采购申请单、生产任务单、委外加工单等，都是审批流程配置的关键对象。例如，超过一定金额的采购申请需要财务总监批准，新型号产品的首次生产任务需要技术部门会签等。

关键业务节点的审批流程配置场景

配置审批流程时，应聚焦于那些对成本、质量、交期有重大影响的关键业务节点。以下是基于生产管理全流程的几个典型配置场景。

BOM与工程变更的审批

BOM是生产活动的基石。当新增一个产品的BOM，或通过工程变更单对现有BOM进行调整时，必须经过严谨的审核。

• 审批触发点：BOM单或工程变更单的“提交”操作。
• 审批角色：通常需要工艺工程师确认结构合理性，成本会计审核材料成本，生产主管评估可制造性，最后由技术经理或项目经理批准生效。
• 特殊考量：对于涉及BOM批量修改（如因原材料升级需替换多个BOM中的某个子件）的情况，审批流程应确保批量操作的范围准确无误，避免波及无关产品。

生产任务与物料需求的审批

生产任务的创建与物料采购的发起，直接关联企业资源投入。

• 以销定产场景：由销售订单下推生成生产任务单时，可配置审批流检查订单的信用额度、利润情况或客户重要性。对于通过齐套分析发现缺料严重的订单，在审批环节可提示风险。
• 备货生产场景：直接创建的生产任务单，可根据计划产量、预估成本设置审批阈值。例如，超过一定数量或金额的任务单，需生产总监审批。
• 物料需求建议的审批：系统运行MRP后生成的采购建议，可配置为自动生成采购申请单并进入审批流程。审批人可参考足缺料分析报告，判断采购的紧迫性与合理性。
• 合并投放的审批：当多张计划订单通过合并投放功能生成一张采购或生产单据时，审批流程需能追溯合并前的原始来源，确保合并逻辑符合管理要求。

领料、补料与成本相关的审批

生产执行过程中的物料领用和成本变动，是成本控制的核心环节。

• 超额领料与补料审批：标准领料通常按BOM比例进行。但当发生生产补料（尤其是补领任务单中不存在的新材料）时，必须设置强制审批流程，由车间主任或生产经理确认补料原因（如工艺损耗异常、材料质量问题），以控制非计划物料消耗。
• 费用归集与分配的审批：在生产成本核算前，归集到具体生产任务单上的制造费用（如水电、折旧、人工），其引入与分配可能需要财务主管审核，确保成本数据的准确性。
• 委外加工费用调整审批：对于存在委外费用跨期结算的业务，当期暂估费用与实际结算费用的差异，会通过系统自动生成成本调整单。此调整直接影响当期利润，应配置财务经理审批流程。

质量与库存相关的审批

质量管理和库存处置同样需要监督。

• 质检结果处置审批：在质检管理流程中，对于判定为“让步接收”或“报废”的物料或产品，需要质量经理甚至更高层级审批，明确处置意见和责任。
• 返修生产任务审批：对于因质量问题或技术升级发起的返修生产任务，需要评估返修方案和成本，审批流程应涉及售后、技术和生产部门。
• 呆滞料处理审批：基于呆滞料查询表提出的库存物料报废、折价销售等处理建议，需要仓库、财务、采购等多部门会签审批，以规范资产处置。

配置审批流程的通用原则与进阶技巧

在理解了业务场景后，配置审批流程应遵循以下原则，并利用系统功能实现灵活控制。

基于角色与条件的动态路由

审批流不应是僵化的固定列表，而应能根据单据内容动态决定审批路径。

• 金额/数量阈值：最常见的条件。可为采购申请、费用报销等单据设置多级金额阈值，不同金额范围触发不同级别的审批人。
• 部门或项目：单据所属的部门或关联的项目不同，审批流程也不同。例如，研发部的物料申请可能需要技术负责人审批，而生产部的申请则由生产负责人审批。
• 物料类型：关键原材料、危险品或高价值物料的领用或采购，可能需要额外的安全官或资产管理员审批。
• 业务类型：区分以销定产和备货生产来源的生产任务单，设置不同的审批重点。前者关注客户交期，后者关注库存策略。

并行审批与串行审批的结合

根据审批事项的性质，合理选择审批方式。

• 串行审批：适用于有明确顺序的审核，如先技术审核，再成本审核，最后领导批准。这是最常见的审批方式。
• 并行审批：适用于需要多个部门同时会签的情况，如一项工程变更需要设计、工艺、生产、质量部门同时知晓并确认。这可以大大缩短审批等待时间。

例如，一张涉及多个部门物料需求的物料需求建议转化而来的采购申请，可以采用并行审批，让各需求部门负责人同时确认需求的真实性。

利用工作流实现自动化与通知

ERPNext的工作流引擎允许您可视化地设计包含条件、审批、电子邮件通知等动作的完整流程。

• 自动提交：可以配置当某些条件满足时（如销售订单确认、MRP计算完成），系统自动将生成的单据（如生产任务单、采购申请单）提交至审批流程，减少人工操作。
• 状态跟踪与预警：审批流程中的每个节点都应更新单据状态。结合类似生产任务跟踪预警的功能，审批延迟可以触发预警通知，提醒审批人及时处理，保障生产进度。
• 审批后的自动执行：审批通过后，工作流可以自动执行下一个动作，如将采购申请单转为采购订单，或开始打印领料单，实现流程无缝衔接。

总结：让审批流程服务于业务效率

为ERPNext配置自定义审批流程，绝非简单地设置几个审批人。它是一个将企业管理规则数字化、流程化的过程。成功的配置始于对业务逻辑的深度理解，特别是像BOM管理、MRP计算、以销定产与备货生产模式差异这样的核心概念。然后，需要识别从BOM变更、生产排产、物料领用到成本核算、质量处置的全流程关键控制点。

配置时，应始终坚持“控制风险”与“提升效率”的平衡。通过基于金额、部门、物料类型等条件的动态路由，以及并行审批等灵活设置，让必要的管控不再成为业务发展的瓶颈。最终，借助工作流自动化，使审批流程成为推动业务顺畅运行、加速决策、保障合规的助推器，而非拦路石。对于ERPNext新手而言，从一个小而具体的业务场景开始尝试配置，逐步扩展到全流程，是掌握这一强大功能的最佳路径。