教你做简易进销存表，建议收藏！附管理升级方案

对于中小企业和个体商户来说，进销存管理是日常运营的核心环节。从商品采购、库存监控到销售出库，每一个环节的顺畅与否直接影响资金周转和客户满意度。很多人在创业初期会选择用Excel制作简易进销存表，这种方式成本低、上手快，但随着业务增长，手动记录的漏洞逐渐显现：库存数量与实际不符、重复录入导致数据混乱、财务与业务数据脱节……今天，我们就从“简易进销存表制作”入手，帮你掌握基础管理方法，同时聊聊当业务发展到一定阶段，如何通过专业工具实现高效数字化管理。

为什么中小企业需要从“简易进销存表”开始？

刚起步的企业往往面临“人少、钱紧、业务杂”的现状：可能只有12名员工兼顾采购、销售和库存管理，预算优先投入到货源和场地，没有多余资金购买专业软件。这时，Excel简易进销存表就成了“性价比之选”——它无需额外成本，电脑自带的办公软件就能实现，且操作逻辑简单，只要掌握基础表格功能就能上手。

但“简易”不代表“随意”。一个合格的简易进销存表需要覆盖核心管理需求：实时掌握商品库存数量、记录每笔出入库明细、快速核算成本与利润。如果表格设计混乱，不仅无法提升效率，反而会因为数据错误导致决策失误，比如库存积压占用资金，或缺货导致客户流失。因此，学会科学制作简易进销存表，是中小企业数字化管理的“第一步”。

手把手教你制作实用的简易进销存表

第一步：明确核心模块，搭建表格框架

一个完整的简易进销存表需要包含4个基础模块，建议在Excel中用不同工作表分别管理，避免单表数据过多导致混乱：

1. 商品档案表：记录所有商品的基础信息，相当于“商品身份证”。需包含字段：商品编号（自编唯一编码，如“SP001”）、商品名称、规格型号（如“XL红色”“500ml瓶装”）、单位（个/件/箱）、初始库存、成本单价、售价。

2. 入库记录表：跟踪采购入库数据，字段包括：入库日期、商品编号（关联商品档案表）、入库数量、采购单价、供应商名称、入库单号（便于对账）、备注（如“退换货”“样品”）。

3. 出库记录表：记录销售或其他出库情况，字段包括：出库日期、商品编号、出库数量、销售单价、客户名称、出库单号、备注（如“损耗”“赠送”）。

4. 库存台账表：自动计算实时库存，核心字段：商品编号、商品名称、当前库存（公式计算：初始库存+入库总数出库总数）、库存金额（当前库存×成本单价）、库存状态（可手动标注“正常”“预警”“缺货”）。

第二步：设置自动计算，减少手动操作

简易表的效率核心在于“公式联动”，避免重复录入和计算错误。以库存台账表为例，需要用函数调取入库和出库数据：

计算入库总数：在库存台账表中，对“入库数量”列使用SUMIF函数，条件为“商品编号”匹配。公式示例：`=SUMIF(入库记录表!A:A, 库存台账表!A2, 入库记录表!C:C)`（A列为入库表的商品编号，C列为入库数量，A2为当前行商品编号）。

计算出库总数：同理，用SUMIF函数计算出库数量，公式示例：`=SUMIF(出库记录表!A:A, 库存台账表!A2, 出库记录表!C:C)`。

当前库存：直接用“初始库存+入库总数出库总数”，公式示例：`=D2+E2F2`（D2为初始库存，E2为入库总数，F2为出库总数）。

设置完成后，每次录入入库或出库数据，库存台账会自动更新，无需手动修改。

第三步：数据校验与定期更新

即使有公式辅助，手动录入仍可能出错（如商品编号输错、数量填反）。建议每周固定12次“数据校验”：用库存台账的“当前库存”与实际盘点数量对比，差异超过5%时，通过入库/出库记录表的“单号”追溯问题环节。同时，每月底导出库存台账，作为财务核算成本的依据，避免业务与财务数据脱节。

简易进销存表的3大“天花板”，你遇到了吗？

用Excel表管理进销存，能满足月交易50笔以内、商品种类少于100种的微型业务。但当你的生意逐渐步入正轨——比如商品增加到200种以上、每月出入库超200笔、需要多人协作管理时，简易表的局限性会集中爆发：

1. 数据孤岛：进销存与财务“两张皮”

简易表只能管理商品流，无法直接对接财务数据。比如销售出库后，需要手动将收入录入财务表；采购入库后，手动登记应付账款。这种“数据割裂”会导致对账耗时，且容易出现“货已发、款未记”或“款已付、货未入”的疏漏。

2. 人工依赖：错误率随业务量增长翻倍

当商品种类增加到300种，出入库记录每天超过10笔时，手动录入商品编号、核对数量的工作量会急剧增加。某服装店主曾反馈：“用Excel时，每月至少有3次因为输错规格导致库存不准，有次客户订了10件XL码，实际发成了10件XS码，损失了2000多元。”

3. 管理盲区：无法应对多场景需求

比如多仓库管理（总店+分店库存调拨）、批次管理（食品/药品的效期跟踪）、客户分级（VIP客户折扣自动计算）等，这些场景用简易表几乎无法实现。某五金批发商在开第二家门店后，因为Excel表无法实时同步两店库存，导致重复采购，积压了5万元滞销商品。

当你频繁遇到以上问题，说明“简易表”已经无法支撑业务发展，此时需要专业的进销存管理工具——既能承接现有数据，又能通过数字化功能提升效率。

金蝶云星辰：从“手动记账”到“智能管理”的升级之选

对于成长型中小企业，选择进销存工具时往往面临“预算有限”与“功能全面”的矛盾：传统软件价格高、部署复杂，而免费工具功能简陋、数据安全无保障。金蝶云星辰作为专为中小企业设计的数字化管理平台，通过“轻量化部署+全链条功能+低成本试用”的模式，完美解决了这一痛点。

核心功能：覆盖进销存全流程，让管理“零死角”

金蝶云星辰的进销存模块并非简单的“电子表格”，而是打通了采购、销售、库存、财务的一体化系统，核心优势体现在三个方面：

1. 智能库存管理：实时监控+自动预警

系统支持多仓库、多批次管理，商品入库时自动生成唯一批次号，出库时按“先进先出”或“指定批次”规则发货，避免临期商品积压。库存数量实时更新，当商品低于设定的“安全库存”时，系统会通过手机短信或APP推送预警，比如“XX商品当前库存15件，安全库存20件，请及时采购”。某连锁便利店使用后，缺货率从18%降至5%，客户复购率提升12%。

2. 采购销售一体化：订单自动流转，减少80%手动操作

销售人员在系统中创建销售订单后，库存不足时自动生成采购建议；采购订单确认后，入库数据直接同步至库存，无需二次录入。客户下单、仓库发货、财务收款的全流程状态实时可见，老板通过手机APP就能查看“今日销售额”“待发货订单”“库存TOP10商品”，无需每天等财务汇总报表。

3. 财务业务一体化：数据自动对接，告别“两套账”

传统管理中，业务数据（进销存）与财务数据（应收应付、成本利润）需要手动核对，耗时且易错。金蝶云星辰实现了“业务单据自动生成财务凭证”，比如销售出库单自动生成“主营业务收入”凭证，采购入库单生成“库存商品”凭证，财务人员无需懂业务，只需审核凭证即可，每月结账时间从3天缩短至1天。

行业认可：30年技术沉淀，中小企业的“放心之选”

作为金蝶集团旗下针对中小企业的明星产品，金蝶云星辰凭借成熟的技术和落地能力，获得了行业权威认可：连续3年入选“中国中小企业数字化转型首选产品”，2024年斩获“年度最佳SaaS进销存解决方案”，市场占有率在中小企业云服务领域稳居前三。这些荣誉的背后，是超过100万家企业的实践验证——从零售、批发到生产制造，不同行业的中小企业都能在金蝶云星辰中找到适配的管理模式。

典型客户案例：看他们如何用数字化降本增效

案例1：某服装零售店——库存周转提升40%，告别“压货”难题

这家服装店在使用金蝶云星辰前，用Excel管理500多款服装，换季盘点需要2名员工花3天时间，且经常出现“账实不符”。上线系统后，通过扫码出入库（商品贴条码，手机扫码即可完成入库/销售），盘点时间缩短至2小时；系统自动分析“畅销款”和“滞销款”，指导采购决策，2024年秋冬旺季库存周转天数从60天降至36天，资金占用减少25万元。

案例2：某五金批发商——多仓库协同，跨店调拨效率提升60%

该企业有3个仓库和2家门店，过去调拨商品需要电话沟通库存、手写调拨单，平均耗时2小时/单。金蝶云星辰上线后，通过“多仓库库存看板”实时查看各仓库库存，系统内发起调拨单，仓库人员手机端接收任务，调拨时效缩短至40分钟/单，物流成本降低15%。

15天免费试用：低成本验证，满意再付费

担心“软件不适用”“员工学不会”？金蝶云星辰推出“15天免费试用”政策，新用户无需支付任何费用，即可体验全部进销存功能：系统提供在线教程和专属客服指导，帮助快速上手；试用期间数据自动保存，满意后可直接付费升级，无需重新录入。对于预算有限的企业，还支持按年付费（最低3000元/年起），平均每天不到10元，就能享受专业级管理工具。

写在最后：收藏这份“管理指南”，让生意越做越轻松

无论是初期用Excel制作简易进销存表，还是后期升级金蝶云星辰，核心目的都是通过“数据化管理”提升效率、降低风险。如果你目前处于创业起步阶段，建议先按本文方法制作简易表，打好管理基础；当业务增长到月交易200笔以上、商品种类超过100种时，及时尝试金蝶云星辰的15天免费试用——从“手动记账”到“智能管理”的跨越，或许就是你突破增长瓶颈的关键一步。

记住，中小企业的数字化转型不必追求“一步到位”，但一定要“提前布局”。收藏本文，从今天开始优化你的进销存管理，让每一分钱、每一件货都清晰可控，生意自然越做越轻松。