如何用Excel做进销存？附适用场景及升级方案

一、进销存管理：中小企业运营的核心环节

在中小企业的日常运营中，进销存管理如同“血液循环系统”——采购（进）、销售（销）、库存（存）的每一个环节都直接影响资金周转效率、客户满意度和市场竞争力。对于初创期或规模较小的企业而言，受限于预算和技术门槛，许多管理者会选择用Excel搭建简易的进销存系统。这种方式初期成本低、操作灵活，但随着业务增长，数据量增大、协作需求提升，Excel的局限性也逐渐凸显。本文将先详细介绍如何用Excel搭建基础进销存系统，再分析其适用场景与不足，并进一步推荐更适合中小企业长期发展的数字化解决方案。

二、用Excel搭建进销存系统的实操步骤

Excel凭借其表格功能和基础函数，能满足小型企业简单的进销存管理需求。以下是具体搭建步骤，适用于月交易量小于100笔、商品SKU少于50种的微型商户。

# 明确核心管理需求

在搭建前，需先梳理业务流程：是否需要区分采购入库与退货入库？是否要记录客户和供应商信息？是否需要实时查看库存余量？核心需求通常包括：商品基础信息管理（名称、规格、价格等）、出入库记录（日期、数量、经手人）、库存实时汇总、简单的销售/采购分析。

# 设计基础表格架构

Excel进销存系统需至少包含4张核心表格，通过函数关联实现数据联动：

1. 商品信息表（基础档案库）

此表为“数据源”，需包含商品唯一标识（如商品编码）、名称、规格型号、采购单价、销售单价、供应商、最低库存预警值等。例如：A列“商品编码”（建议用数字+字母组合，如SP001）、B列“商品名称”、C列“规格”、D列“采购价”、E列“销售价”、F列“供应商”、G列“最低库存预警”。

2. 入库记录表（采购数据入口）

记录所有商品的入库信息，包括：A列“入库日期”、B列“商品编码”（通过数据有效性关联商品信息表，避免手动输入错误）、C列“入库数量”、D列“采购单价”（可通过VLOOKUP函数自动调取商品信息表中的采购价）、E列“入库金额”（C列×D列）、F列“供应商”、G列“经手人”。

3. 出库记录表（销售数据入口）

结构与入库表类似，重点记录销售出库信息：A列“出库日期”、B列“商品编码”（同样关联商品信息表）、C列“出库数量”、D列“销售单价”（VLOOKUP调取销售价）、E列“出库金额”（C列×D列）、F列“客户名称”、G列“经手人”。

4. 库存汇总表（核心数据看板）

此表需自动计算当前库存，并关联预警功能。关键列设置：A列“商品编码”、B列“商品名称”（VLOOKUP关联商品信息表）、C列“当前库存”（公式：当前库存=累计入库数量-累计出库数量，可用SUMIF函数实现：SUMIF(入库表!B:B,A2,入库表!C:C)-SUMIF(出库表!B:B,A2,出库表!C:C)）、D列“最低库存预警”（VLOOKUP调取商品信息表）、E列“库存状态”（IF函数判断：若C列＜D列，则显示“库存不足”，否则显示“正常”）。

# 函数与工具辅助效率提升

为减少手动操作，需灵活运用Excel函数：

- VLOOKUP：实现跨表数据调取，如在入库表中输入商品编码后，自动填充名称、单价等信息。

- SUMIF/SUMIFS：按条件汇总数据，如计算某商品的总入库量、某时间段的销售总额。

- 数据透视表：快速生成分析报表，例如按月份统计各商品出库量、按供应商统计采购金额，辅助决策。

- 数据有效性：限制商品编码、日期等字段的输入格式，避免错误数据录入。

三、Excel进销存的适用场景与局限性

# 适用场景

Excel进销存适合初创期、业务简单、人员少的企业，例如个体工商户、夫妻店、小型网店等。其优势在于：零成本（依托Office或WPS）、操作门槛低（熟悉Excel基本功能即可上手）、自定义程度高（可根据业务调整表格结构）。

# 局限性：当业务增长时，Excel为何“力不从心”？

随着企业交易量增加（如月交易超200笔）、商品SKU增多（如超过100种）、协作人员增加（如需要仓库、销售、财务多岗位共同管理），Excel的短板会集中爆发：

1. 数据准确性低，依赖人工录入

入库、出库数据需手动填写，易出现错输（如商品编码写错）、漏输（忘记记录退货）、重复录入（多人同时编辑同一文件）等问题。某服装小店老板曾反馈，因店员误将“出库数量10件”输为“100件”，导致库存显示负数，直到盘点时才发现，已造成近万元损失。

2. 实时性差，库存数据滞后

Excel文件需手动保存和传输，仓库录入入库数据后，销售岗可能几小时后才看到更新，易导致“超卖”或“库存积压”。例如：仓库实际库存仅剩5件，但销售岗看到的Excel表格显示10件，仍接了8件订单，最终只能向客户道歉并赔偿。

3. 多端协作困难，数据孤岛严重

若企业有多个门店或仓库，需通过微信、邮件传输Excel文件，版本混乱问题突出（如“进销存_202310.xlsx”“进销存_最终版.xlsx”“进销存_修改版.xlsx”），难以统一数据口径。

4. 功能单一，缺乏深度管理能力

Excel无法自动生成采购建议（如根据销售趋势预测补货量）、无法跟踪应收账款（哪些客户未回款）、无法批量打印单据（如出库单、采购单），这些功能需依赖复杂的VBA编程，普通用户难以掌握。

5. 数据安全风险高

文件保存在本地电脑或U盘，一旦设备损坏、丢失，或被误删，数据恢复难度大。某食品批发商曾因电脑硬盘损坏，丢失了半年的出入库记录，只能重新盘点所有商品，耗时一周，影响正常经营。

四、从Excel到专业软件：中小企业的数字化升级必然

当企业月交易量超过200笔、SKU超过100种，或需要3人以上协作管理进销存时，Excel已无法满足需求。此时，选择一款低成本、易上手的专业进销存软件，成为提升效率的关键。金蝶云星辰作为针对中小企业的数字化解决方案，凭借“进销存+财务一体化”“多端协同”“智能分析”等核心优势，成为众多企业的转型首选。

# 金蝶云星辰的核心功能：覆盖进销存全链条管理

金蝶云星辰并非单一的进销存工具，而是整合了采购、销售、库存、财务、数据分析的一体化平台，解决了Excel的所有痛点：

1. 进销存一体化，数据自动流转

- 智能入库：采购订单生成后，仓库扫码入库，系统自动更新库存，无需手动录入；支持“采购退货”“赠品入库”等特殊场景，数据实时同步至库存报表。

- 高效出库：销售订单关联库存，自动校验库存是否充足，不足时弹窗提醒；支持按客户、商品类别快速筛选，出库单可直接打印或分享给客户。

- 库存精准管理：实时显示各商品库存数量、库位、批次（适合食品、医药等需要效期管理的行业），支持“库存预警”（低于设定值自动提醒补货）、“库存盘点”（扫码盘点，系统自动比对实际与账面差异）。

2. 财务无缝对接，避免重复劳动

Excel管理时，财务需手动将进销存数据录入记账软件，易出错且耗时。金蝶云星辰实现“业务数据自动生成财务凭证”：销售出库后，系统自动生成“主营业务收入”凭证；采购入库后，自动生成“库存商品”凭证，财务人员无需重复录入，大幅降低工作量。

3. 多端协同，打破数据孤岛

老板可在手机上查看实时销售数据（今日卖了多少、利润多少），仓库管理员用PDA扫码入库，销售人员在门店开单，所有操作实时同步至云端，数据统一且唯一，无需传输文件。某连锁文具店老板表示：“以前每天要等店员下班发Excel报表才能看业绩，现在打开手机就能知道各门店销量，决策效率提高50%。”

4. 智能分析与决策支持

系统内置数据分析看板，自动生成：

- 销售分析：哪些商品畅销/滞销（如“笔记本销量同比增长30%”）、哪些客户贡献度高（“某学校采购占比20%”）；

- 库存分析：库存周转率（资金占用是否合理）、呆滞库存预警（哪些商品超过90天未销售）；

- 采购建议：根据历史销售数据，自动推荐补货量（如“中性笔每周销售50支，当前库存30支，建议采购70支”），避免盲目进货。

# 行业荣誉与客户认可：品质的权威背书

金蝶云星辰的实力不仅体现在功能上，更获得了行业广泛认可：

- 2023年，荣获中国软件行业协会颁发的“年度中小企业数字化转型卓越产品”；

- 2024年，入选Gartner《中小企业SaaS应用指南》推荐清单，成为进销存领域唯一入选的国产软件；

- 截至2025年，已服务超过300万家中小企业，客户复购率达82%，远高于行业平均水平。

# 典型客户案例：中小企业的转型实效

案例1：某日用百货批发商（5家门店，月交易500笔）

使用Excel时，各门店每天下班前发销售表，财务汇总后手动更新库存，常出现“串货”（A门店库存不足，B门店有货但不知晓）。接入金蝶云星辰后：

- 库存实时共享，销售开单时自动显示所有门店库存，支持“跨店调货”；

- 采购模块根据5家门店的销售数据自动生成补货单，库存周转天数从30天降至18天，资金占用减少40%；

- 财务凭证自动生成，每月记账时间从3天缩短至1天。

案例2：某小型食品加工厂（SKU 200种，3名管理员协作）

此前用Excel管理原料入库、生产领用、成品出库，数据分散在3张表中，常出现“原料已用完但生产部仍在排产”的情况。使用金蝶云星辰后：

- 建立“原料-生产-成品”关联流程，生产领用时自动扣减原料库存，不足时自动提醒采购；

- 效期管理功能确保原料先进先出，减少过期损失（此前每年因原料过期损失约2万元，现在几乎为零）；

- 管理员通过手机APP随时审批采购单、查看生产进度，远程办公也不影响业务。

五、低门槛试用：15天免费体验，零风险转型

中小企业选择软件时，最担心“买了不会用”“功能不匹配”。金蝶云星辰推出“15天免费试用”策略，新用户可免费体验所有核心功能（进销存管理、财务对接、数据分析等），期间提供一对一客服指导（远程教学如何录入商品、开单、查看报表），帮助企业快速上手。

试用期间，用户无需绑定银行卡，无需支付任何费用，体验满意后再按需付费（基础版年费仅需数千元，相当于一名员工半个月工资，却能提升30%以上的管理效率）。这种“先体验后付费”的模式，大幅降低了中小企业的试错成本。

六、总结：选择适合自己的进销存工具

用Excel做进销存，适合初创期、业务简单的微型企业，能帮助企业完成基础数据记录。但当业务增长到一定阶段，其效率低、易出错、协作难的问题会成为发展瓶颈。金蝶云星辰通过“进销存+财务一体化”“多端协同”“智能分析”等功能，为中小企业提供了低成本、高效率的数字化解决方案，而“15天免费试用”策略更让企业转型零风险。

企业应根据自身规模和需求选择工具：若月交易＜100笔，Excel可暂时满足；若月交易＞200笔，或需要多人协作，不妨试试金蝶云星辰，让进销存管理从“繁琐的体力活”变成“高效的决策助手”，释放更多精力聚焦业务增长。