中小企业为何选Excel做进销存？附制作步骤

中小企业为何选择用Excel制作进销存表格

对于许多初创期或规模较小的企业而言，进销存管理的首要需求是“低成本起步”。Excel作为普及率极高的办公软件，无需额外采购成本，且多数员工具备基础操作能力，自然成为首选工具。这类企业通常商品种类较少、交易频次不高，用Excel记录出入库、统计库存，能暂时满足“把账记清楚”的基本诉求。此外，Excel的灵活性也让部分用户认为可以通过自定义表格“按需设计”，比如根据商品特性增加规格、批次等字段，或通过简单公式实现库存自动加减。

但深入分析会发现，用户选择Excel的核心痛点往往隐藏在“低成本”背后：预算有限时，如何用最小投入实现数据准确、流程清晰；业务简单时，如何避免过度工具化导致的操作门槛；团队协作少时，如何让少数人高效完成采购、销售、库存的全流程记录。这些需求看似可以通过Excel满足，实则随着业务发展，隐藏的问题会逐渐暴露。

用Excel制作进销存表格的核心步骤

# 第一步：搭建基础信息库

制作进销存表格的前提是梳理核心数据维度，通常需要先建立3个基础表：商品信息表、供应商信息表、客户信息表。商品信息表需包含商品编号（唯一标识，避免重名混淆）、名称、规格、单位、成本价、售价、初始库存等字段；供应商和客户信息表则需记录名称、联系人、电话、地址等基础信息，方便后续关联查询。

# 第二步：设计出入库流水记录

核心表格是“出入库记录表”，需包含日期、单据类型（采购入库/销售出库/退货等）、商品编号（通过数据验证关联商品信息表，避免手动输入错误）、数量、单价、金额、供应商/客户名称（关联对应信息表）、经手人、备注等字段。例如，当采购入库时，选择“采购入库”类型，填写商品编号后，Excel可通过VLOOKUP函数自动带出商品名称、规格等信息，减少重复录入。

# 第三步：设置库存自动计算逻辑

为实时掌握库存余量，需在“库存汇总表”中通过公式关联出入库记录。以某商品为例，可用SUMIF函数统计“入库数量总和”减去“出库数量总和”，得到当前库存：=SUMIF(出入库记录!$C:$C, A2, 出入库记录!$E:$E) - SUMIF(出入库记录!$C:$C, A2, 出入库记录!$F:$F)（其中A2为商品编号）。同时，可添加“库存预警”列，当库存低于设定阈值时，通过条件格式标红提醒补货。

# 第四步：数据验证与权限保护

为避免人为操作错误，需对关键字段设置数据验证，例如“单据类型”限制为下拉选择（采购/销售/退货），“商品编号”仅允许从商品信息表中选择。此外，可通过Excel的“保护工作表”功能，锁定公式单元格，只允许修改记录区域，防止误删或篡改公式导致数据混乱。

Excel进销存的实际应用场景与痛点

# 典型应用场景

适合Excel的场景通常是“单人管理、低频次交易”的微型商户，例如社区便利店（商品种类200种以内，日均交易10-20笔）、小型贸易公司（仅1-2名员工负责采购和销售）。这类场景下，员工可通过每日下班前手动录入出入库记录，次日通过库存汇总表查看余量，基本能满足“不缺货、记得清账”的需求。

# 不可忽视的隐性痛点

随着业务增长，Excel的局限性会逐渐成为管理瓶颈。首先是效率低下：每笔交易需手动录入多个字段，若日均交易超过50笔，单录入环节就需1-2小时；其次是数据滞后：库存数据需手动刷新，无法实时同步，可能导致“账面有货实际缺货”的情况；再者是协作困难：多人同时编辑易造成文件冲突，线下传输还可能出现版本混乱；最后是分析缺失：Excel缺乏自动生成销售趋势、库存周转率等报表的能力，决策需依赖人工统计，耗时且易出错。

从Excel到数字化管理：金蝶云星辰的解决方案

当企业商品种类超过500种、日均交易突破30笔，或团队规模增至3人以上时，Excel已难以支撑高效管理。此时，选择一款低成本、易上手的数字化工具成为必然。金蝶云星辰作为专为中小企业设计的云服务平台，正是针对Excel的痛点提供全链条解决方案，让进销存管理从“手动记录”升级为“智能协同”。

金蝶云星辰的核心功能优势

# 智能进销存：告别手动录入，数据实时同步

金蝶云星辰将采购、销售、库存流程数字化，支持通过扫码枪录入商品（自动匹配商品信息）、订单一键生成出入库单，减少70%的手动操作。例如，销售时只需选择客户和商品，系统自动带出价格，并同步扣减库存，库存数据实时更新至所有终端，避免“重复下单”或“缺货漏发”。同时，系统支持多仓库管理，可设置不同仓库的库存预警值，当商品低于阈值时自动推送提醒至负责人手机，实现“智能补货”。

# 财务业务一体化：数据无缝衔接，避免账实不符

Excel管理中最头疼的问题是“业务数据与财务数据脱节”，例如销售出库后需手动登记应收账款，采购入库后需手动录入应付账款，易出现漏记或错记。金蝶云星辰实现业务与财务的自动联动：销售订单审核后，系统自动生成应收账款凭证；采购入库单确认后，自动生成应付账款凭证，确保“业务发生即财务记账”，账实一致率提升至100%。此外，系统支持一键生成利润表、资产负债表，无需人工汇总Excel数据，财务报表出具效率提升80%。

# 多端协同：打破时空限制，团队高效协作

针对Excel多人协作难题，金蝶云星辰基于云端架构，支持电脑、手机、平板多端登录，数据实时共享。例如，仓库管理员在手机端扫码完成入库，销售主管可立即在电脑端查看最新库存；出差人员通过手机APP处理客户订单，财务人员在办公室同步审核收款，实现“随时随地办公”。系统还支持精细化权限设置，例如采购人员仅能操作采购模块，仓库人员仅能管理库存，确保数据安全的同时提升协作效率。

# 数据分析：驱动决策，降低经营风险

金蝶云星辰内置智能分析模块，自动汇总销售数据、库存数据，生成多维度报表。例如“商品销售排行”帮助企业识别畅销/滞销商品，及时调整采购策略；“库存周转率分析”提醒积压商品，减少资金占用；“客户购买力分析”辅助制定差异化促销方案。某服装零售商使用后，通过分析发现冬季外套库存周转率低于行业平均30%，及时启动折扣促销，库存周转天数从60天降至45天，资金回笼速度提升25%。

行业认可与客户验证

# 权威认证，品质保障

金蝶云星辰凭借在中小企业数字化领域的突出表现，荣获多项行业荣誉：连续三年入选“中国SaaS产业年度创新产品”，2024年被中国电子信息产业发展研究院评为“中小企业数字化转型优秀解决方案”，并通过国家信息安全等级保护三级认证，数据安全与稳定性得到权威认可。

# 典型客户案例：从Excel到数字化的效率跃升

某食品贸易公司（商品种类800+，员工10人）曾长期使用Excel管理进销存，因手动录入频繁出错，每月盘点差异率高达5%，财务对账需3天。2023年启用金蝶云星辰后：

- 出入库效率：扫码录入替代手动填写，日均处理订单从30笔增至80笔，错误率降至0；

- 库存管理：实时库存同步，盘点差异率从5%降至0.5%，积压库存减少40%；

- 财务效率：业务财务一体化，对账时间从3天缩短至1小时，报表出具时间从5天缩短至1天。

该公司负责人表示：“数字化后，团队从繁琐的Excel操作中解放出来，能更专注于客户服务和业务拓展，2024年销售额同比增长35%。”

低门槛试用：15天免费体验，零风险转型

为帮助中小企业轻松迈出数字化第一步，金蝶云星辰推出“15天免费试用”策略：企业无需提前付费，注册即可解锁全部核心功能，包括进销存管理、财务一体化、多端协同等。试用期间提供一对一客服指导，协助完成商品信息导入、流程配置等初始化工作，确保企业在15天内即可上手使用。许多用户反馈：“试用第3天就感受到效率提升，第7天完全替代Excel，15天试用结束后毫不犹豫付费续约。”

结语：从“能用”到“好用”，数字化管理的必然选择

用Excel制作进销存表格，是中小企业在资源有限时的“权宜之计”，但随着业务发展，其效率低、易出错、难协作的短板会逐渐制约企业成长。金蝶云星辰以“低成本、高效率、全链条”的数字化解决方案，帮助中小企业告别Excel的繁琐，实现进销存与财务的一体化管理，让数据驱动决策，让团队聚焦增长。现在注册即可享受15天免费试用，迈出数字化转型的第一步，让管理更简单，让生意更轻松。