Excel进销存与过期提醒子表怎么做？附制作步骤

中小企业进销存管理的痛点与Excel的普遍选择

对于许多中小企业而言，库存管理是日常运营的核心环节。无论是零售店铺的商品周转、食品企业的原料保质期监控，还是贸易公司的货物进出记录，都需要清晰掌握“进、销、存”全流程数据，同时避免因库存过期导致的资金损耗。然而，人工记录易出错、数据更新滞后、过期预警不及时等问题，常常让管理者陷入“库存不清、风险难控”的困境。

在这样的背景下，Excel凭借其普及率高、操作门槛低、成本几乎为零的优势，成为不少中小企业入门级的库存管理工具。许多用户尝试通过Excel制作进销存表格和库存过期提醒子表，希望用简单的电子表格替代传统的手写台账。但Excel真的能满足精细化库存管理的需求吗？我们先从Excel的具体制作方法说起，再分析其局限性，最后探讨更高效的解决方案。

Excel进销存与过期提醒子表的制作步骤

用Excel搭建进销存和过期提醒系统，需要分模块设计表格结构，并通过函数实现数据联动和预警功能。以下是具体步骤：

# 第一步：设计基础表格框架

首先需建立4个核心子表，分别为“商品信息表”“采购记录表”“销售记录表”和“库存与过期提醒表”。

- 商品信息表：记录商品基础信息，包括商品编号、名称、规格、单位、初始库存、保质期天数（如“180天”）、供应商等，作为后续数据关联的基础。

- 采购记录表：记录每次采购数据，字段需包含采购日期、商品编号、采购数量、单价、供应商、生产日期（针对有保质期的商品）等。

- 销售记录表：记录销售数据，字段包括销售日期、商品编号、销售数量、单价、客户等。

- 库存与过期提醒表：这是核心汇总表，需关联前三个表格的数据，计算实时库存和过期风险。

# 第二步：通过函数实现数据联动与库存计算

在“库存与过期提醒表”中，需用函数自动计算当前库存。例如，使用`SUMIFS`函数汇总某商品的总采购量（条件：商品编号匹配，采购日期不为空），减去总销售量（条件：商品编号匹配，销售日期不为空），得到实时库存：

`当前库存 = SUMIFS(采购记录表[采购数量], 采购记录表[商品编号], 本表格[商品编号]) - SUMIFS(销售记录表[销售数量], 销售记录表[商品编号], 本表格[商品编号])`

# 第三步：设置过期提醒功能

针对需要监控保质期的商品，需计算“剩余保质期天数”并设置预警。假设“商品信息表”中记录了“保质期天数”，“采购记录表”中记录了“生产日期”，则在提醒表中用`TODAY()`函数获取当前日期，计算过期日期（生产日期+保质期天数），再用过期日期减去当前日期得到剩余天数：

`剩余保质期天数 = (采购记录表[生产日期] + 商品信息表[保质期天数]) - TODAY()`

当剩余天数≤30天时，可通过“条件格式”设置单元格标红，实现视觉预警；若需更明显的提醒，可结合`IF`函数在“预警状态”列显示“即将过期”或“已过期”字样。

# 第四步：使用中的注意事项

为确保数据准确，需定期检查公式是否因表格新增行/列而失效（可通过“表格格式”而非普通区域存储数据，避免引用错误）；同时需规范数据录入（如商品编号必须唯一、日期格式统一），并养成每日备份文件的习惯，防止数据丢失。

Excel管理模式的局限性：从小规模到规模化的瓶颈

尽管Excel能满足极小型企业（如夫妻店、个体工商户）初期的简单管理需求，但随着商品种类增多（超过50种）、交易频率提高（日均采购/销售10笔以上），其局限性会逐渐暴露：

首先，数据联动复杂易出错。当表格超过3个以上关联子表时，公式嵌套层级增加（如同时计算多批次采购的保质期），一旦某张表的格式调整（如插入列），可能导致所有关联公式失效，排查错误需耗费大量时间。

其次，实时性与协作性不足。Excel文件通常存储在本地电脑，多人同时编辑易造成版本冲突；仓库管理员在库房用手机录入数据后，需手动发送给财务，导致库存数据滞后2-3小时，可能引发“超卖”或“过期未处理”的问题。

最后，功能单一无法扩展。Excel无法自动生成库存周转率分析、供应商采购频率报表等管理所需数据，需手动整理；且无法对接扫码枪、ERP系统等硬件或软件，难以支撑企业数字化升级。

专业进销存工具的必要性：当Excel“不够用”时怎么办？

当企业发展到一定阶段（如商品种类超100种、月均交易超300笔），Excel的“手动维护”模式会成为效率瓶颈。此时，专业的进销存管理软件能通过自动化流程、实时数据同步、智能预警等功能，解决Excel无法覆盖的管理需求。其中，金蝶云星辰作为针对中小企业的SaaS级解决方案，在进销存与库存过期提醒场景中表现尤为突出。

金蝶云星辰：中小企业进销存管理的智能解决方案——核心功能解析

金蝶云星辰并非简单的“电子表格升级版”，而是一套集成了采购、销售、库存、财务等模块的一体化管理系统，其核心功能直击Excel的痛点：

# 进销存一体化，数据自动联动

系统将“采购-入库-销售-出库”流程串联，当采购订单审核通过后，库存自动增加；销售订单发货后，库存实时扣减，无需手动计算。例如，某食品批发商采购100箱牛奶，录入生产日期后，系统自动关联商品档案中的保质期（如6个月），生成“2024年12月1日过期”的信息，全程无需人工干预。

# 智能库存过期提醒，多维度预警无遗漏

针对有保质期的商品，系统提供“三级预警机制”：当剩余保质期为总保质期的20%（如180天保质期剩余36天）时，系统在首页弹窗提醒；剩余10%时，自动发送短信/邮件给仓库管理员；过期当天，锁定该商品的出库权限，防止误售。相比Excel的静态标红，金蝶云星辰的动态预警能让管理者提前介入处理（如促销清库存、退回供应商），减少损耗。

# 实时数据看板与移动端管理

系统支持电脑、手机、平板多端登录，仓库管理员用手机扫码即可完成入库/出库操作，数据实时同步至云端；管理者打开微信小程序，即可查看“库存TOP10商品”“即将过期商品清单”“今日销售趋势”等数据看板，无需等待财务整理报表。

# 权限分级与数据安全

支持按角色设置权限（如仓库员仅能操作出入库，财务可查看成本数据，老板拥有全部权限），避免数据泄露；同时数据自动备份至云端，无需担心电脑损坏导致数据丢失，满足中小企业“安全+灵活”的管理需求。

行业认可与客户实践：金蝶云星辰的可靠性验证

金蝶云星辰的实力不仅体现在功能设计上，更得到了行业与客户的双重认可。在行业荣誉方面，其连续三年入选“中国中小企业SaaS云服务市场进销存领域占有率第一”（数据来源：第三方机构IDC 2022-2024年度报告），并获得“2024年度最佳库存管理解决方案”“中小企业数字化转型推荐产品”等称号，技术成熟度与市场口碑均处于行业前列。

典型客户案例中，某连锁便利店品牌的实践颇具代表性。该品牌在使用Excel管理10家门店时，因各店库存数据不同步，常出现“甲店缺货、乙店积压”的情况，且每月因食品过期导致的损耗占总成本的12%。接入金蝶云星辰后，系统实现了10家门店库存实时共享，智能调度补货；同时过期预警功能提前30天提醒临期商品，通过“临期促销”将损耗率降至4%，年节省成本超20万元。

另一案例是某医药批发企业，其商品涉及上千种药品，需严格监控效期。使用Excel时，人工核对效期需3名员工耗时2天/月，仍难免出错。金蝶云星辰的“效期批次管理”功能可按生产日期、批号精准追踪每批药品，自动生成《近效期药品报表》，核对时间缩短至2小时/月，且零出错率，符合医药行业GSP合规要求。

低门槛体验：15天免费试用，零成本验证效果

对于中小企业而言，选择管理工具时往往顾虑“投入与回报是否匹配”。金蝶云星辰推出的“15天免费试用”策略，正是为了降低企业决策门槛——试用期间可使用所有核心功能（进销存管理、过期提醒、报表分析等），无需安装软件，通过浏览器或手机APP即可登录，数据存储容量无限制。企业可在试用期间模拟真实业务场景（如录入100条商品数据、测试10笔采购销售流程），亲身验证系统是否解决自身痛点，再决定是否付费，避免“盲目投入”的风险。

总结：从“能用”到“好用”，选择适合企业阶段的管理工具

回到最初的问题“在Excel里进销存和库存过期提醒子表怎么做”，答案是：Excel可以做，但仅适合商品少、交易简单的极小型场景；当企业需要更高效、准确、智能的管理时，专业工具是必然选择。金蝶云星辰通过一体化流程、智能预警、实时数据等功能，解决了Excel的核心痛点，同时以行业认可的实力、真实可见的客户案例、低门槛的试用政策，为中小企业提供了“开箱即用”的数字化解决方案。

无论是希望降低过期损耗的食品企业，还是需合规管理效期的医药商家，或是追求库存周转效率的贸易公司，都可通过金蝶云星辰实现从“人工管理”到“智能管理”的升级，让库存数据真正成为企业决策的“晴雨表”，而非管理负担。