也谈ERP软件中的财务业务一体化[一体化]

“财务业务一体化”这个提法,在企业管理信息化建设过程中,一直倍受争议。近期看到《财务与会计》理财版2008年第3期汪一凡教授的文章,对此观点又进行了批评。按照汪教授的观点,在ERP软件中财务业务一体化的提法就是要取消会计的库存明细账,让财务人员成为聋子、瞎子,看不到业务环节中的漏洞,从而无法实现财务监督职能。笔者认为,不能排除在某些所谓的ERP软件中,没有设计库存明细账管理功能,但“一叶障目、不见森林”肯定是不对的,在笔者所知的几大国产ERP软件中,实际情况并不是这样的。

一体化设计的目标之一

是消除信息孤岛

在企业管理信息化领域,谈到财务业务一体化,就不能不谈“信息孤岛”现象。在国内,绝大部分信息孤岛产生在财务和业务部门之间,这也是财务业务一体化这一热点论题的由来。在企业经营活动中,财务作为企业管理的一个重要方面,与业务有着千丝万缕的关系。如果财务与业务部门之间存在鸿沟,企业要保持正常的生产经营活动几乎是不可能的。可是为什么在实际经营活动中非常顺畅的沟通,在管理信息系统中却无法实现呢?根据笔者的研究和经验,信息孤岛现象的产生主要是由两方面原因造成的。

第一方面的原因,与国内企业管理软件行业的发展历程有关。众所周知,国内企业管理信息化建设的时间并不长,自20世纪七八十年代开始,国内多家企业在企业管理软件开发和应用方面进行了积极的尝试。由于会计制度和行业管理比较规范,会计核算软件开发的难度相对较小,因此传统的、数量众多的财务软件厂商分别在各自的区域和行业市场上开拓了一片天地,从而造就了一个会计电算化时代的繁荣。但限于企业规模和企业发展战略等原因,这些财务软件厂商绝大多数都没有继续开发全面企业管理软件,这批财务软件的用户就因为没有厂商的持续支持和维护等原因,选购或自行开发了其他企业管理软件,由此两个系统设计间先天的鸿沟造成了信息孤岛现象。随着大批财务软件厂商逐渐消失,遗留的财务管理软件则成为一个个被人遗忘的角落。

第二个方面的原因,则可以归结为技术原因,即软件系统开发过程中整体化分析、设计能力的不足。由于国内软件行业起步较晚,软件工程化开发能力较弱,在20世纪80年代,企业管理软件的开发更是困难重重。即使是最简单的企业管理软件,也至少要包括财务、采购、库存、生产、计划、销售、人力资源、领导综合查询等子系统,不采用合适的软件工程开发模式,这么多子系统在系统分析、架构设计时想要进行整体的分析和设计,显然是不可能完成的。

由于传统的企业管理信息系统中大量存在着信息孤岛现象,从而造成财务数据与业务数据的脱节,差异无从分析,因此大大降低了企业进行信息化建设的积极性。在开发ERP软件时,采用财务与业务一体化设计的目标之一就是要消除各部门中的信息孤岛,从而为企业提供一个全面、集成的管理信息系统。

实现财务业务一体化的内外部条件

2007年国资委下发的《关于加强中央企业信息化工作的指导意见》明确提出,中央企业应逐步建立开放的、财务与业务集成的管理信息系统,提高集中管控能力。这表明我国政府已经开始密切关注以ERP为代表的企业管理软件的开发与研制工作了,希望能够通过政府、国内企业和软件厂商一起努力,打破信息孤岛,实现财务与业务信息的一体化管理,这是在ERP软件中实现财务业务一体化的外部条件。

经过20多年的发展,目前在企业管理软件开发过程中制约实现财务业务一体化的内部条件也已经逐步消除。首先,国际和国内企业管理软件厂商的数量已经大大减少,现有厂商已经具备了一定的规模和抗风险能力,都不再是单一的财务软件厂商,而是全面的企业管理软件厂商。其次,经过前20年的会计电算化普及,目前客户已经不再满足于编制会计凭证、自动记账和生成财务报表等基本的会计核算功能,对于事先计划、事中控制和事后分析等财务业务一体化的需求越来强烈。最后,随着国内逐步成为世界工厂,国内企业的管理水平越来越高,采购、生产、计划、销售、库存等业务的管理模式也逐步趋于规范,为通用的业务管理软件开发奠定了基础。有了这样一些变化和前提条件,在企业管理信息系统中,实现财务业务一体化消除信息孤岛就完全可能了。

财务业务一体化实现方案

从业务、技术和管理等几个角度分析,在企业管理信息系统中实现财务业务一体化,应该至少包括基础数据、账簿表单、工作流程和系统运维管理等内容。

1.基础数据的一体化。在企业管理信息系统中,能否实现财务与业务一体化,最关键的是基础数据能否统一。企业管理信息系统中的基础数据,主要是数据字典和系统参数,前者例如科目代码表、往来单位代码表、产品代码表、项目代码表等;后者则例如工作日历、用户角色与权限、工作流定义、数据精度等。在财务子系统与业务子系统在进行数据交换时,如果基础数据的代码字典不统一,就只能采用设置代码对照关系的方式,即将财务子系统中的代码与业务子系统中的代码逐一进行对照。这种方式不仅工作量大,而且由于两边的基础数据都在不断变化,对照的工作需要随时完成,一般难以在实际应用中采用。

在一体化设计的企业管理信息系统中,财务与业务等子系统所公用的基础数据要采用单独的基础数据设置模块完成,可以在各个子系统中公用,从而避免了各子系统各自为政的现象。

2.账簿表单的一体化。对此可能会有人提出不同意见,认为财务子系统与业务子系统在账簿、表单方面应该单独设计,不存在一体化的问题。其实不然。由于财务子系统记录了企业在经营过程中的所有经济事项,其他业务子系统中产生的原始数据大部分都需要流入到财务子系统中,因此存在一体化设计的问题。具体应该包括以下几个方面:

(1)相关账簿一体化设计:应收账款、应付账款、原材料、半成品、产成品、固定资产等明细账簿,是财务与业务子系统密切相关的。这些明细账簿既需要进行价值核算,又存在一定的业务管理,因此可以在设计上通盘考虑财务核算和业务管理的功能,分别满足不同的需要。这里需要特别强调的是,财务与业务账簿统一设计是完全可能的,至于两者关于记账主体、未达业务和制度差别造成的差异,完全可以通过查询等功能了解。这样做不仅可以体现财务与业务的差异,更能避免因在财务与业务子系统中分别设账造成的数据冗余。

(2)相关表单一体化设计:仓储管理中的入(出)库单,采购管理中的采购发票,生产过程中的领料单、工时表,人事管理中的劳资表等表单,都可以作为会计记账凭证的原始凭证,因此需要进行相关一体化的设计,以实现记账凭证、原始凭证之间的自动生成和双向追溯功能。

3.工作流程的一体化。对于企业管理信息系统,业务协同是一个非常重要的需求。财务业务一体化方案中可以采用基于工作流平台的设计,使财务和业务可以在工作流程上实现一体化。例如,某企业应用ERP以后的出库业务流程如图1所示,既包括业务部门的入库处理过程,又包括财务的结算等处理。这些工作流程,都不是局限在某一个部门内部的业务,需要财务与业务部门进行协作才能完成。通过工作流平台的定义和设置,从而实现跨部门业务工作流程的一体化。

4.系统运维的一体化。对于一体化设计的企业管理信息系统,还有一个最大的优势就是可以建立统一的系统运行和维护体系。大量的信息孤岛浪费了大批的IT资源,包括硬件、系统软件和网络设施,而一体化设计的企业管理信息系统可以运行在统一的服务器上,可以在一个数据库中存储在同一套磁盘阵列中,财务和业务子系统的数据可以在一个网络上传输,同一个防火墙不仅可以保护财务数据,也可以保护业务数据。对于企业来说,也要考虑信息系统的投资与收益,统一的系统运行平台自然可以节省一部分投资成本,从而提高信息系统的投资收益。

此外,企业管理信息系统实施上线以后,系统的运行维护工作也要长期保证并需要一笔不小的开支。而在一体化设计的企业管理信息系统中,采用统一的运行维护体系,包括建立统一的运维呼叫中心(Call Center)、统一的数据备份策略和设备、统一的文档管理机制等,无疑会大大节约系统运维的成本。

案例介绍

中国储备粮管理总公司(简称中储粮总公司)是经国务院批准,在原国家粮食储备局部分职能机构和所属部分企事业单位基础上组建的大型国有企业。在中储粮业务管理信息系统分析和设计阶段,“财务业务一体化”管理就是系统要实现的一个重要目标。在系统一体化设计过程中,具体实现了以下功能。

1. 在基础数据模块中,统一维护财务与业务子系统中公用的基础数据,维护的原则根据业务发生的顺序和各部门的职责进行分配。

(1)往来单位代码表:由各单位购销业务部门负责维护往来单位代码表供财务等其他部门使用。(2)物料字典代码表:由总公司信息部统一维护全国各单位公用的储备粮油品种,供购销业务、财务、仓储等部门使用。各单位仓储部门可以维护各自使用的资材物料,供其他部门使用。(3)工作日历:由总公司信息部统一设置工作日历,供全国各单位财务、统计、仓储等部门使用,统一各账簿结账日期和报表上报日期。

2. 在购销业务模块中设置应收和应付明细账,与财务应收和应付明细账数据源相同,可以互相核对,既实现了数据共享,又避免了差错。

3. 在业务和财务子系统中分别设计库存管理和存货核算两个模块,基于同一个物料字典,业务部门和财务部门分别从实物和价值两个角度进行管理。

4. 在出入库管理模块中,设置原始单据自动生成凭证功能,由会计人员根据业务性质设计凭证模板,可以随时成批或逐个单据生成会计凭证。在会计凭证查询模块中设计联查原始单位功能,可以从记账凭证联查到出(入)库单等原始凭证。

5. 在出入库管理模块中,设置财务结算功能,用于出入库业务流程中的财务结算工作,从而实现了物流、信息流和资金流的协同应用。

中储粮业务管理信息系统项目自2005年1月正式启动,经过系统设计与开发、系统试点、系统推广等阶段,目前已经上线运行,初步实现了中央储备粮物流、资金流与信息流的一体化管理。应用软件开发采用J2EE平台,功能模块包括计划、统计、财务、仓储等23个子系统,覆盖了总公司、分公司及全国1 800家承储库。系统基于广域网,管理信息完全实现了“纵向”和“横向”的透明化、集中式管理,被列入国家“金宏工程”、国家级“电子政务示范工程”等管理体系。

(作者单位:中国矿业大学(北京)管理学院)

责任编辑 李斐然