财务业务一体化设计研究[一体化]

一、财务业务一体化内涵

  财务业务一体化的基本思想是,在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下,将企业经营中的三大主要流程,即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合,将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计,建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程,使财务数据和业务融为一体。在这一指导思想下,将企业的经营信息按使用动机不同划分为若干业务事件。当业务事件发生时,利用事件驱动来记录业务;业务事件处理器按业务和信息处理规则,将企业的财务、业务和管理信息集中于一个数据库。当需要信息时,具有数据使用权的各类“授权”人员通过报告工具自动输出所需信息。这种方式能最大限度地实现数据共享,实时控制经济业务,真正将会计控制职能发挥出来。

  二、财务业务一体化影响因素

  企业的业务、财务管理体制、流程及其管理都会对财务业务一体化产生影响,使企业在财务业务-体化方向中出现了极大的阻碍。

  (一)传统财务会计的影响

  目前许多企业设置有财务、统计、营销、采购、生产、行政、人事及董事会、高级管理层等部门,除财务部门外,许多部门都或多或少的行使着企业财务、业务系统的基本职能。而财务部除了会计核算工作外,并未参与管理工作。受传统的企业财务影响,企业很难及时处理信息,无法做到实时监控和决策,很大程度上影响企业的财务业务一体化。

  (二)软件应用不协调的影响

  使用软件的企业不能充分有效利用软件,无法使业务部门和财务部门协同工作。业务部门与财务部门各自采用一套软件处理其数据,不能及时沟通信息和协同更正信息。

  (三)信息孤岛的影响

  由于业务软件系统局限于业务部门,形成信息孤岛,数据共享性差,有些看似复杂却很普遍的问题都是由很多细节或经验来支撑的。随着企业业务发展,业务流程、单证手续日趋复杂,对于不同产品品种、战略品种或不同区域,其业务处理呈现出个性化的趋势。企业在适应这些需要时,要经常处理不同的特殊业务,因此需要有一套业务部门与财务部门都认可的正规程序、规定,以协同处理这些不同的特殊业务。

  三、财务业务一体化设计:利用会计业务流程再造理论

  (一)传统会计业务流程

  关于分工理论的缺陷分析在经济环境瞬息万变的今天,信息的实时性决定了其有用性和控制力度,当非法投资事件发生时,实时信息可以帮助管理者有效和实时控制非法事件的发生。会计信息的滞后性不能使管理者从会计信息系统中得到所需的信息。传统会计信息系统提供滞后的信息不仅影响了信息质量,降低了其相关性,而且正在逐渐失去其应有价值。传统财务会计流程是从业务流程中采集数据,经过对原始凭证进行数据加工生成各类账簿,最后以账簿、记账凭证为依据,编制对外报表提交给投资人、债权人、政府部门和管理者等(如图1)。这一流程是基于帕乔利的会计理论发展起来的,财务会计流程始终遵循会计恒等式(资产=负债+所有者权益,借方合计=贷方合计)。会计工作是事后算账事后报账,会计部门独立于其他业务部门,业务与财务不协同;会计系统自成一体并以信息“孤岛”存在。面对IT环境,该流程缺陷表现为:数据间联系和控制松散;会计信息系统与企业其他业务系统相对独立,无法使“大会计信息系统”的思想延伸到企业业务流转的全过程,不能满足管理需要;无法实现企业实时监控的需要。

 

  (二)财务业务一体化下业务流程再造

  理论分析业务流程再造(BPR)理论是以作业为中心,摆脱传统组织分工理论的束缚,提高顾客导向,组织变通,员工授权及正确运用信息技术,达到适应快速、变动的环境的目的。主要包括业务流程分析与诊断、业务流程的再设计、业务流程重组的实施三个环节。业务流程重组的主要方法是合理利用信息技术,合并相关工作或工作组,工作流程的各个步骤按其自然顺序进行,模糊或跨越组织界限。一个正确的ERP软件的价值不仅在于其能给企业插上腾飞的翅膀,更重要的是赢得时间,加强竞争力。

  (三)动态会计平台IT模型的设计利用

  业务流程再造理论和方法重新购建财务会计流程,实现财务业务一体化。

  一是建立基于业务事件驱动的财务业务一体化信息处理流程。“事件驱动”是将信息使用者所需信息按使用动机不同划分为若干事件。如利用事件驱动表而不是账户来“登记”一项销售业务,要将销售数据记录在销售事件数据和销售一存货事件表,当发生销售时,将销售收入记入销售表,将销售成本记入销售一存货表。初始设计时,同时为该事件设计响应的“事件驱动程序”模型,当需要某类信息时,根据不同的事件驱动相应的处理程序,从而提供相应的信息。要充分发挥IT技术的优势,必须打破传统的财务会计流程,将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计,建立基于事件驱动的财务业务一体化信息处理流程(如图2)。当业务事件发生时,业务事件处理器按业务和信息处理规则,将企业所有与业务相关的数据集中为一个逻辑数据仓库,数据仓库最大程度地存储了财务和非财务系统的数据,企业范围的各类“授权”人员都可以通过报告工具自动输出所需信息。该数据仓库足以支持所有信息使用者的要求,避免了数据的不完整和重复情况的发生,最大限度地实现企业范围的数据共享,简化了流程。

 

  二是实现财务业务一体化信息的实时处理。要实现财务业务一体化,不仅需要IT环境,而且需要建立一个支持一体化的包括事件接受器、凭证模板、生成器和实时凭证的动态会计平台。事件接受器的功能是当一项经济业务发生时,该事件通过经营业务模块驱动事件接受器接受事件信息。事件信息包括以下基本特征:发生了何事,涉及哪些资源;何时发生;涉及何人,充当何种角色;事件发生的地点;事件发生时为什么出错,风险是什么。可以看出接受信息的特征已基本上能够概括企业所发生的业务事件。所采集的信息不仅能满足企业对外报告的需要,而且还能满足企业各个部门不同视图的需要。凭证模板是实现自动生成凭证的桥梁,是企业财务人员根据经济业务,严格按现行会计制度、准则和法规的要求设计的,反映每种经济业务转换成相应会计科目和金额的规则。凭证模板保存在数据库中,财务管理人员根据企业经济业务在财务上的核算需要设计若干个凭证模板,每一经济业务事件对应一个凭证明细;凭证模板设计的越多,经济业务转换成记账凭证的自动化程度就越高,会计人员转抄和计算错误的概率就越小,会计信息的准确度就越高,凭证模板的存储和内容举例如表1所示。生成器的功能是根据经济业务事件信息和凭证模板生成记账凭证的规则,利用计算机系统,自动生成实时凭证并传递到总账系统,这不仅保证了实时将业务信息转换为财务信息的处理速度,而且保证了会计信息质量。实时凭证又称计算机自动生成的记账凭证,是财务业务一体化核算模式下的输出结果,也是总账子系统生成账簿和报表的基础。在财务业务一体化核算模式下,只要业务信息生成会计信息的规则制定正确,就能实时、高效地生成会计信息。业务部门经济业务发生的同时更新会计信息,企业在决策和控制中能得到实时信息的支持,对经济环境做出及时反映。

  (四)财务业务一体化的角色设计

  实现财务业务一体化管理,首先需要导入业务管理。业务部门使用采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等业务子系统,同时启用合并报表、财务分析、决策支持等功能,完成报表合并工作并为分析决策提供依据。由指定人员录入业务信息,使信息在公共的数据库中同时触发多个事件驱动程序,将业务事件信息输入管理信息系统,通过预先设计的业务流程规则和信息处理规则,同步生成物流、资金流、信息流。以采购业务为例,在财务业务一体化管理软件中,采购、入库与应付业务的处理经过流程重组,业务处理过程优化为采购计划、采购发票和采购入库单的录入以及应付账款的支付。这些工作全部由采购部门独立完成,形成的采购、付款和库存记录自动传递到财务部门,然后由财务部门完成账务记录并进行审核和账务处理。在角色分工方面,改变业务部门与财务部门人员相互分离的状态,将两者进行适当的整合。财务人员的工作也不再局限于会计问题的处理,而是延伸到业务问题的处理,利用实时信息控制经济业务如采购、销售业务,真正将会计工作的控制职能发挥出来。按照企业相关联的业务,将企业的实际部门或虚拟的组织设为一个角色,并进行相应的授权。按照企业财务业务一体化的业务流程,各角色的职责权限划分如表2所示。

 

 

  四、财务业务一体化设计方案的效果

  (一)财务业务一体化对客户价值的作用

  在传统经济环境下,我国许多企业都采取了层层分级的金字塔式集中管理模式,并在一段时期内促进了企业发展。但随着企业业务经营数量和范围的增加,企业所面临的竞争日益剧烈,这在很大程度上抑制了企业快速反应及决策能力。这种状况在集团企业表现尤为突出,在财务业务一体化出现以前,集团企业的集中式管理很难奏效,企业集团只能按传统会计管理模式,由基层单位编制财务报表,然后层层汇总上报,最后由总机构对汇总报表进行分析,根据分析结果做出决策。这种集中式财务管理模式必然导致会计信息滞后,其信息有用性几乎完全丧失。因此,企业集团或大型企业在业务快速发展过程中,对财务管理提出了更高要求,希望能实时监控集团内外的财务状况,真正掌握全集团的资金资源,科学决策,规避风险。即需将经营环境的各方面,如客户、供应商、分销商和代理网络,各地制造工厂和库存等经营资源紧密结合起来,形成供应链,并准确及时地反应各方面的动态信息,监控经营成本和资金流向,提高企业对市场反应的灵活性和财务效率。而实现财务业务一体化具备了集中式财务管理的功能,并通过集中记账查询式和分布记账集中查询式两种应用模式予以实现。这两种应用模式均能使企业集团消除物理距离及时差概念,高效快速地收集信息,实现对各分支机构财务管理的实时监控。同时,网络财务软件所提供的在线往来款管理功能使企业通过WEB登录即可在线监督众多客户及供应商的资金往来情况,从而解决集团内每一企业的往来款管理问题。

  (二)财务业务一体化对企业竞争力的提升

  财务业务一体化使企业实现了以物流为依据、以信息流为核心、以商流为主体的全新运作方式。网络交易取代了传统的信息传递与产品贸易,使几乎所有的贸易过程都可在网上进行。企业可以在网上建立网站,发布供需信息,进行网络洽谈、订购、交易,或为顾客提供产品说明及售后服务,极大地提高了企业效率和竞争能力。企业实现了财务业务一体化后,在整合并组织各种活动的过程中展现了比以往任何时候都强的竞争力,在经营和竞争力上都发生了巨大的变化。一是企业经营管理理念得到全面更新和提升,员工素质不断提高,企业竞争力不断加强。二是现代化的管理信息平台使基于流程管理的业务处理过程逐步规范化,管理信息透明化,管理控制的有效性得以提高。三是财务业务一体化改变了业务处理方式和管理方式,促进企业管理的变革和创新。四是财务业务一体化促进了企业基础工作的加强,实现了信息高度集成与共享,改变了过去“信息孤岛”状况。五是业务流程的优化、财务业务一体化以及信息传递方式的改变极大地提高了业务和管理工作的效率,管理控制和效率的矛盾得到改善,业务处理的同时自动产生会计信息,使业务与财务有机衔接。六是企业决策支持能力和持续发展能力得到增强,为管理者特别是中高层管理人员提供了多角度查询、统计和分析功能及手段。