单据编制的通用说明单据日期的输入

单据编制的通用说明

单据日期的输入

新增单据时系统的默认日期取当前系统日期,如下图所示。

 

当账套期间与系统日期不一致时,会出现以下三种情况:

1选择此项,在新增单据时,单据日期取系统日期,如:当系统日期为2010-03-06,而账套业务期间是第二期,则新增单据的单据日期显示为2010-03-06

2 没有选择此选项时,当系统日期大于账套期间最后一天,则系统取账套期间的最后一天,如:当前系统日期为2010-03-06,而账套业务期间是第二期,则新增单据的单据日期显示为2010-02-28即账套期间的最后一天。

3 没有选择此选项时,当系统日期小于账套期间第一天,则不管选不选择该选项,默认日期为账套期间的第一天,如:当前系统日期为2010-03-06,而账套期间为第四期,则新增单据的单据日期显示为2010-04-01即账套期间的第一天。

注:当系统日期与账套的期间一致,如系统日期为2010-03-06,账套期间也为2010年第三期,则无论选不选择该选项,新增单据时都取系统日期为单据日期。

此外用户也可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。

单据编号的输入

每张单据都有独立的编号,系统根据在〖基础设置〗—〖单据设置〗中的编码规则自动生成每张单据的编号,如果用户选中“允许手工录入”,那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号,反之用户不能修改单据编号。

选择供应商或客户

在采购入库单和销售出库单中,均需要选择供应商或客户单位名称,可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表,通过列表分类查找;也可以输入供应商或客户的部分代码或者部分名称,系统会自动弹出浮动窗口,窗口中显示与代码相近的所有供应商或客户名称,即可进行模糊查询,更方便用户使用。如果查找后确认往来单位资料尚未定义,可以直接在列表窗口中新增往来单位。

选择源单类型和选单号

在采购入库单和销售出库单中均有这两项内容,换句话说,只要是可以同其他单据建立关联的单据,均有这两项内容。下面就这两项内容作详细介绍。

选择“源单类型”同可关联单据相关,比如采购发票可以同订单或入库单关联,入库单可以同订单和采购发票关联,销售订单可以同销售报价单关联,销售出库单可以同销售订单、销售发票、产品入库、外购入库关联,销售发票可以同销售订单、销售出库关联,也因此可关联的单据都可以在源单类型中看到。在制作单据时,如果此单需要同其他单据建立关联,那就选择源单类型,然后选择选单号,系统会将所有符合源单类型的单据以列表窗口形式显示,用户可以快速查找相关联的源单,建立两单据之间的关联,在选定一个单号后双击,系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中,方便快速录单,当然,如果用户想快速查找关联源单,可以先选择好供应商,然后系统会过滤此供应商的所有源单,进一步缩小查找范围,进一步加快录单速度。

选择物料

在所有业务单据中,均需要输入物料,可以选择输入物料代码或物料名称,系统会根据已输入的部分物料代码、物料名称或规格型号进行过滤筛选,并以浮动窗口形式显示,同时显示该物料的不同规格型号,方便用户随时查找和选择。这种形式也叫做模糊查找。当然可以通过F7打开物料窗口按列表显示,方便查找。

选择仓库

在各个业务系统中的出入库单据中,都必须输入仓库,为了更好的区分仓库代表的业务类型,单据录入界面中仓库可能会冠以业务说明,比如发货仓库、收料仓库、调出仓库、调入仓库、组装件仓库、子件仓库等等。可通过F7打开仓库窗口按列表显示。列表中会依据单据支持的仓库类型来显示。

输入物料单位和输入物料数量

输入物料单位和物料数量要一起说明,在输入物料后,系统会自动填入基本物料单位和物料单位,基本物料单位和物料单位的关系下面说明,这里要说的是输入物料数量时,系统会根据物料单位直接换算填写基本单位数量,如果物料数量不是按照当前显示的物料单位作为单位统计的数量,那可以在录单界面修改物料单位,系统也会根据物料单位和数量自动换算基本物料单位和数量的。

基本单位名称、基本单位数量、单位和数量之间的关系

关于这四项内容的关系要从物料的基本资料介绍开始,在下图中,选择物料所属的计量单位组,同时确定此物料的基本计量单位以及采购、销售、仓库的计量单位,在所有涉及到物料的单据体中,根据所属系统确定以哪种计量单位作为数量输入单位,举例说明,假如采购系统的计量单位不是基本计量单位,那么在采购系统中的单据里输入数量时,系统根据输入的数量换算成基本单位数量,并反映在基本单位数量列中。

回到这四列的关系上进行说明,单位和数量是可以编辑和输入的,单位默认状态下显示的是物料的所属系统单位,但可以在录单界面随时修改此单位,数量在输入后,会自动根据单位和基本单位换算出基本单位数量,也就是说,基本单位名称和基本单位数量这两项内容不能够编辑和修改,内容是根据单位和数量,以及计量单位组的换算关系而计算得出的。

一旦发生业务,物料的基本计量单位不能修改,但物料的采购、销售、仓库的计量单位可随时修改。

 

摘要、备注等:

指该笔业务的辅助性说明,用户通过业务摘要库维护摘要、备注等信息都是作为单据的辅助性说明,并可以直接在打印单据时选择这些信息。

主管、部门、保管、验收、业务员:

是指提出该笔单据业务涉及到的部门、主管、职员,用户可以由三种方式选择(1)直接手工输入代码;(2)使用快捷键F7;(3)选择〖查看〗→〖查看编码〗,系统将弹出“核算项目-相关信息”查询窗口,用户查询后选择所需要的信息,其中部门和业务员在基础资料中可以关联,在选择部门后,系统自动代入业务员。

制单、审核、记账、审核日期:

这四项内容是由系统根据当前单据的编制人、审核人、记账人和日期自动填入的,主要作用是记录单据的操作人和操作日期。

 

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