单据编码规则

单据编码规则

单据编码规则的设置

编码规则是指业务单据的编码规则。

单击〖基础设置〗→〖单据设置〗,系统转入“单据设置”的显示界面。 在该界面中,显示了所有业务单据的编码格式、规则等设置。

在“修改单据参数设置”可以该单据编码规则的设置,该页面由两个页签组成:编码设置、编码选项,单击分别进入相应的页面;

在编码设置页面:进行单据编码规则的设置;编码设置页签主要通过组合各种变动项目(自定义项目、日期项目、流水号、核算项目)产生单据编码规则,例如自定义+日期+流水号,项目级次理论无限制;

在编码选项设置页面:主要设置与单据编码相关的各种参数设置,例如允许手工编码等;

设置之后保存则返回 “单据设置”界面并把定义规则填入相应的字段。

编码项目如下描述:

项目

格式

长度

补位符

替代符

自定义

用户自定义的字符串,可在格式栏直接录入字符串,注意字符串不包括‘’、‘$’、‘|’特殊字符,至少包括字母(大小写)、数字、中文、‘/’、‘\’、‘’、‘.’等特殊字符

根据格式栏自定义字符串长度产生,锁定不可编辑

编辑无意义

编辑无意义

日期

支持yyyy/mm/ddmm/dd/yyyy/mm/ddyyyy-mm-ddmm-dd-yyyy-mm-ddyyyymmddyymmmmyyyy-mmmm-yy格式,注意增加年月日起格式

根据格式长度系统产生,锁定不可编辑

锁定、不可编辑

如果单据不存在日期,能够替代的字符

流水号

整数值>=0,标志单据流水的起始值,标志当前单据流水号当前值,单据保存后根据最新的流水号进行更新,对应原当前值;

决定流水号的起始值及格式,以整数(正)表示,例如3表示从00X产生流水号,X为格式值

锁定、不可编辑

锁定、不可编辑

选项页面包括如下选项:

数据项

          

必填项(是/否)

使用编码规则

如果不选择使用编码规则,单据编码将不会根据编码规则产生,默认部选中,需要用户手工维护单据编码;如果选中,则按照编码规则产生单据编码,如果设置使用编码规则,必须设置编码项目组合,必须包括流水号的定义

允许手工录入

选中表示单据编码可手工修改;在不使用编码规则的情况下,此选项选中,且锁定不可编辑;如果使用编码规则,此选项激活可选中或不选中,默认不选中

保存后审核

可以通过打“√”或者去除“√”来选择单据保存后是否自动审核。

注意:

用户在单据上录入核算项目后(只要作为编码的核算项目发生调整)单据编码产生或变动调整,保存后单据修改也如此处理;

如果用户将某两个或两个以上原来属于同一单据、不同事务类型的编码(如组装单)设置为同种规则,则其自动计数功能按同编码规则的一起处理,即两种单据统一流水号计数,否则分别独立编号;不同类别的单据编码允许重复;

暂估补差单单选项页签上的允许手工录入选项默认设置为不选上,并且不允许用户修改设置;

如果核算项目的长度设置为0,表示长度按照实际核算项目长度产生;所有项目长度累加不可超过编码允许的长度,若超过,保存时系统提示:编码设置长度超过XX,请重新设置;需要注意的是随着流水逐步增加,可能出现需要自动扩位的处理:比如原有设置的流水号长度为3位,在对应流水号超过999时,就需要对对应编码规则中的流水号项目的位数自动扩位。在编码生成时,若流水号长度超过系统设置位数,系统提示:‘当前流水号长度已经超过最大位数X设置,系统将自动扩位!’,确认后编码设置中流水号长度扩充一位。

单据编码规则的应用

1.如果编码规则‘使用编码规则’复选框选中,单据新增时,系统按照编码规则产生单据编号,单据修改时,核算项目更改后,系统重新刷新生成单据编码;

2.如果单据修改,不调整核算项目,单据编码维持原状;

3.单据断号:由于删除产生的单据断号,以后考虑,当前手工编码解决;

注意:同种单据不允许编码重复,当前同种单据的流水号统一流水处理,如果修改流水号(编码规则中),按照新的流水号起始编号

4.如果系统‘使用编码规则’未选中,如果手工录入的单据编码重复,保存时系统提示:单据编码重复,保存不成功!‘确认’后返回单据编辑状态;
   
如果系统‘使用编码规则’选中,如果单据编码重复,保存时系统提示:单据编码重复,是否系统编码?如果选择‘是’,系统根据编码规则产生单据编码(如果重复,系统后台根据当前流水进行流水号递增),并保存单据,‘否’则返回单据编辑状态;
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系统重新调整单据编码后,按照新设置的规则(考虑系统中已存在相同编码规则的历史单据)产生单据编码,例如调整流水号后,按照新的流水号编号。

 

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