单据自定义工具

单据自定义工具

kis系统提供对所有业务单据进行自定义设置的功能。部分企业用户希望单据的管理能满足自身的业务范围和处理惯例,所以希望单据能够按照企业的要求自定义格式及内容,所以我们提供单据自定义功能。这里的单据主要是指购销存业务单据,用户可以在系统给定的单据模板上自定义设置单据表头、表体字段的类型、位置、来源、使用方式和计算方法等内容。

在这个工具中,用户能在现有单据模板的基础上进行灵活的自定义,可新增单据头字段、单据体字段,设置其类型、位置、输入顺序、来源、录入方法、计算公式等。 自定义字段数据来源多样化,除可手工录入外,还可与已有基础资料、辅助资料、单据已有固定字段、关联单据的字段等建立关联,通过单据关联、计算公式等自动传递或携带相关来源数据。

系统提供的单据自定义工具是对软件个性化特性的一个很好诠释,我们不仅能为单据提供丰富的业务自定义功能,还能结合现有数据建立单据自定义关联,体现了系统功能的延展性,这对完善的系统控制、提高用户自身管理意识和管理水平都有很重要的意义。

单据自定义工具的登录:〖开始〗菜单→〖程序〗→〖金蝶KIS专业版〗→〖工具〗→〖系统工具〗→〖辅助工具〗→〖单据自定义〗

单据自定义工具

单据自定义是通过单据模板来实现的。

 

在当前单据自定义工具的空白界面上,(1)使用【】按钮;(2)选择〖单据〗→〖打开〗菜单;(3)直接使用快捷键Ctrl+O按钮,都可以打开“选择自定义单据类型”界面,在该界面中,系统列示了购销存系统的全部业务单据。用鼠标选中某张需要进行自定义设置的单据,使用【确定】,即可打开该单据模板。单据模板是单据默认显示形式和显示内容,用户在默认模板的基础上进行自定义设置。

单据模板上所有字段的名称、字形字体、位置等均可自由设定,而对于用户自行增加的字段则可以实现更多的自定义设置功能。前文已述,购销存系统的业务单据都包括单据头和单据体两部分,单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息,如单据处理人、单据日期等;单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息,如每条物料数量、每条物料价格等等。 而进行自定义设置也要按单据头字段和单据体字段分别设置。

以外购入库单为例,选择外购入库单,确定打开:

 

自定义单据头字段

在“自定义”界面上(1)使用工具栏上的【增加单据头字段】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖增加单据头字段〗;(3)直接使用快捷键F2,都可以在当前单据模板的单据头上直接增加一个自定义设置字段,名为<自定义项**>。用户可以针对该字段可以执行以下自定义设置功能。

 

自定义的单据头字段在序时簿上可以进行排序。

自定义一个单据头字段后,首先要对其进行属性设置,方法是用鼠标点中该字段,(1)使用工具栏上的【属性】按钮;(2)选择〖查看〗→〖属性〗菜单;(3)单击鼠标右键,选择〖属性〗;(4)直接使用快捷键F4,都可以调出当前字段的“属性设置”界面。

 

“属性设置”界面上方是自定义的名称;下方是设置界面,包括三个子页面,其中“属性”页面是对字段基本内容进行设置;“高级”页面可以该字段的输入方法;“设置可见性”页面可以对该字段在各种操作状态下的可见性进行设置。 分别介绍如下:

属性设置

属性设置是对自定义字段的基本要素的设置,主要包括:

1、名称,该字段的名称,系统默认为“自定义项**”,用户可以自己设置。

2、输入顺序,即该字段在单据录入时的输入前后顺序安排,系统默认按可录入的项目进行排序,用户可以自行设置。 这种顺序设置要注意以下两点:

所有字段的录入顺序必须是连续的;

如果将当前输入顺序前移,必须将原先占据该顺序的字段进行顺序移动,即不能有两个或两个以上字段占据同一录入顺序

3、左、上、宽、高,即当前字段的边距,用户可按需要进行设置。

4、可编辑、打印、需要保存、必须录入,是对字段的编辑、打印、保存、录入等情况进行设置,均包括是、否两种选择,用户可以根据需要设置。

温馨提醒

自定义单据中对字段设置为不打印时,在单据和序时簿上引出时也不进行引出。

5、字段类型,即该自定义字段的数据类型,系统给予字符串、数字、日期、整数、数量、金额类型供用户选择。

如果某自定义字段定义为“日期”型字段,则在录入单据时,系统自动会取系统日期为其默认显示。

6、红蓝字可见,大多数核算类单据都有红字单据和蓝字单据两种类型,因此该字段可以设置为在哪种形式中可见,系统提供只在蓝字单据中可见、只在红字单据中可见、在红蓝字单据中均可见三种选择。

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

高级设置

 

高级设置是对自定义字段的录入方法的设置。

在该页面上,用户可以进行数据来源的定义,包括两部分即来源方式和选单来源定义,主要有:

1、来源方式,即该字段在单据录入时,其数据的来源方式,系统提供手工录入、基础资料、已有基础资料属性、当前操作员,系统默认为手工录入,用户可以自己设置。 其中:

1)手工录入,即在操作业务时可以手工录入的信息;

2)基础资料,即在业务操作时可以选择系统的基础资料信息,包括自定义的核算项目。

3)已有基础资料属性,即当前单据的单据头所记载基础资料的各种属性,如职员基础资料的电子邮件、电话等,包括核算项目自定义的字段。当来源方式确定为“已有基础资料属性”时显示该字段,即为当前基础资料的属性,用户可以根据需要选择。在进行业务操作时,会把当前选择的基础资料的指定属性显示在该字段。

 

温馨提醒:

对于携带的基础资料的属性,为了避免相关数据不一致,是不予保存而是直接携带的。

目前已有基础资料属性只支持物料、供应商、客户、部门、职员、仓库、计量单位几种基础资料。

4)系统信息,包括“当前时间、当前日期、当前期间、当前年度、当前操作员”,用户可以根据需要选择相应的选项,在进行录单操作时,新增的字段将根据选项自动把相应的信息写入该字段中;

 

2、选单来源定义,系统提供通过关联方式设置自定义字段的功能,即从单据的源单据中取得相应数据作为目前字段的数据来源。 <来源单据>列示了当前单据模板所对应业务单据的所有可以作为源单据管理的单据,用户可以使用下拉列表框选择某一种源单据所含字段作为<来源字段>

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

由于单据自定义不支持非直接关联单据的自定义字段携带,对于领料单关联任务单或检验单关联检验申请单生成等线路,不支持非直接关联单据的自定义字段携带。

设置可见性

设置可见性是对该字段在各种操作状态下的可见性进行设置。 系统包括了“在查看状态下可见”、“在录入状态下可见”、“在审核状态下可见”、“在修改状态下可见”等设置,默认为全部选中,用户可以根据需要进行选择。

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

自定义单据体字段

在“自定义”界面上(1)使用工具栏上的【增加分录列】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖增加分录列〗;(3)直接使用快捷键F3,都可以在当前单据模板的单据体上直接增加一个自定义设置字段,名为<自定义项**>  用户可以针对该字段可以执行以下自定义设置功能。

增加一个单据体字段后,首先要对其进行属性设置,方法是用鼠标点中单据体,(1)使用工具栏上的【属性】按钮;(2)选择〖查看〗→〖属性〗菜单;(3)单击鼠标右键,选择〖属性〗;(4)直接使用快捷键F4,都可以调出当前字段的“属性设置”界面,其界面可参考单据头设置界面。

 

在“属性设置”界面上方是所有单据体字段的名称,用户通过下拉列表框选择到已增加的自定义字段;下方是设置界面,包括三个子页面,其中“属性”页面是对字段基本内容进行设置;“高级”页面可以该字段的输入方法;设置“可见性”页面可以对该字段在各种操作状态下的可见性进行设置。 分别介绍如下:

属性设置

属性设置是对自定义字段的基本要素的设置,主要包括:

1、列头名称,该字段的名称,系统默认为“自定义项**”,用户可以自己设置。

2、列宽,即当前字段的宽度,用户可按需要进行设置。

3、可编辑、打印、需要保存、必须录入,是对字段的编辑、打印、保存、录入等情况进行设置,均包括是、否两种选择,用户可以根据需要设置。

温馨提醒

自定义单据中对字段设置为不打印时,在单据和序时簿上引出时也不进行引出。

自定义字段通过公式进行计算但不保存的字段,在序时簿上不显示。

4、字段类型,即该自定义字段的数据类型,系统给予字符串、数字(不区分红、蓝字)、日期、整数、数量、金额类型供用户选择。

1)如果某自定义字段定义为“日期”型字段,则在录入单据时,系统自动会取系统日期为其默认显示;

2)针对核算类单据,如果某自定义单据体字段为“金额”类字段,则可以通过凭证模板的设置自动将该数据反映到会计科目和核算项目中。 方法是,选择【存货核算系统】→【凭证模板】,选中当前设置核算类单据,重新设置默认凭证模板,在<金额来源>中选择到该自定义金额类单据体字段,设置会计科目。 则系统根据模板自动生成记账凭证时,该字段的数据就会相应反映到相关会计科目及核算项目中。

温馨提醒:

如果自定义字段需要区分红、蓝字,则建议设置字段类型为“数量”型字段;如果自定义字段不需要区分红、蓝字,则建议设置字段类型为“数量”型字段定义为“数字(不区分红、蓝字)”型字段。

5、需要合计,即该单据体字段是否需要合计,如数量、金额类字段可能会需要进行合计设置,用户可以根据需要选择。

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

对于采购发票和销售发票,建议用户不要在专用和普通发票中定义相同名称的字段。

高级设置

高级设置是对自定义字段的录入方法的设置。

用户可以进行数据来源的定义,包括两部分即来源方式和选单来源定义,主要有:

1、来源方式,即该字段在单据录入时,其数据的来源方式,系统提供手工录入、基础资料、已有基础资料属性、通过公式得到,系统默认为手工录入,用户可以自己设置。 其中,

1)手工录入就是通过手工录入;

2)基础资料就是可以选择系统的基础资料信息;

3)已有基础资料属性就是当前单据的单据体所记载基础资料的各种属性,如物料基础资料的相关属性;

温馨提醒

对于携带的基础资料的属性,为了避免相关数据不一致,是不予保存而是直接携带的。

目前已有基础资料属性只支持物料、供应商、客户、部门、职员、仓库、计量单位几种基础资料。

如果自定义字段取物料的已有基础资料属性中的单价类型的字段,不区分计量单位,直接携带。

4)通过公式得到就是可以通过自定义计算公式来进行当前字段数据的计算。 当字段为数量、金额、单价等类型时可以设置计算公式,这种计算可以选择当前已有字段,也可以选择自定义字段。

2、类别,当来源方式确定为“基础资料”或“已有基础资料属性”时显示该字段,即为基础资料类别,如物料、仓位等,用户可根据需要选择。

3、属性,当来源方式确定为“已有基础资料属性”时显示该字段,即为当前基础资料的属性,用户可以根据需要选择。

4、计算公式设置,当来源方式确定为“通过公式得到”时显示该字段,即如上图所示的计算公式设置,这种计算顺序是由前往后依次计算,不遵循先乘除后加减的运算法则进行计算。

如果当前计算公式所引用的列不是由人为修改时,不会触发计算公式。 

5、选单来源定义,系统提供通过关联方式设置自定义字段的功能,即从单据的源单据中取得相应数据作为目前字段的数据来源。 <来源单据>列示了当前单据模板所对应业务单据的所有可以作为源单据管理的单据,用户可以使用下拉列表框选择某一种源单据所含字段作为<来源字段>

如果自定义的携带字段和系统已定义的携带字段重复时,自定义的携带字段的数据会和系统已定义的携带字段保持一致。

由于单据自定义不支持非直接关联单据的自定义字段携带,对于领料单关联任务单或检验单关联检验申请单生成等线路,不支持非直接关联单据的自定义字段携带。

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

设置可见性

设置可见性是对该字段在各种操作状态下的可见性进行设置。 系统包括了“在查看状态下可见”、“在录入状态下可见”、“在审核状态下可见”、“在修改状态下可见”等设置,默认为全部选中,用户可以根据需要进行选择。

设置后,即可直接退出当前界面,然后在自定义单据界面统一保存所有字段的自定义设置。

1、如果是单据的必录项设置为不可见,在单据保存和数据合法性检查时均会要求输入。2、对于系统一些特定的字段,如果存在选项控制是否可见,不受自定义设置可见性的限制,不管是否设置为可见,均为可见。如:销售订单的折扣率和单位折扣额等。

其他操作

除了单据头和单据体字段的属性设置之外,自定义设置还可以实现以下功能

单据列锁定

如果在自定义单据中修改分录的固定列数,可以设置单据需要锁定的列数,在单据拖动时需要锁定几列,则设置固定列数为几,固定列数默认为1。固定列数的设置只对单据,不对序时簿。

删除自定义字段

如果由于资料不需要、设置错误或其他原因,需要删除存在的自定义字段,可以根据单据头还是单据体字段,分别使用下列方法:

1、删除单据头字段,先选中某个自定义单据头字段,然后(1)使用工具栏上的【删除单据头字段】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖删除单据头字段〗;(3)直接使用快捷键DEL,即可完成删除操作。

2、删除单据体字段,先选中全部自定义单据体字段,然后(1)使用工具栏上的【删除分录列】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖删除分录列〗;(3)直接使用快捷键Shift+DEL,系统即弹出“选择要删除的分录”,用户使用鼠标进行选择后即可完成删除操作。

对系统预设的字段,无论是单据头还是单据体字段,均不能执行删除操作。

格式化字段

系统还提供对单据头字段的格式化设置,包括尺寸设置和对齐设置。 方法是: 先使用快捷键SHIFT选中多个单据头字段,然后选择〖格式化〗→〖尺寸相等〗→〖宽度〗、〖高度〗、〖宽高〗;〖格式化〗→〖对齐〗→〖左对齐〗、〖中对齐〗、〖右对齐〗、〖高对齐〗、〖中间对齐〗、〖底对齐〗等,进行相关设置。

调整分录位置

系统提供对单据体字段的位置自定义调整,方便用户查询和录入。 方法是:(1)选择工具条上【调整分录列位置】;(2)选择〖编辑〗→〖调整分录位置〗;(3)直接使用快捷键F6,即可以调出“调整分录相对位置”界面。 在该界面上,使用鼠标选择某条分录列,然后使用【上移】或【下移】按钮,进行单据体字段的位置调整,完成后,选择【确定】退回操作界面。 此时再录入单据时,就会发现单据体字段位置按用户需要的方式进行调整了。

锁定设置

系统提供锁定/解锁单据模板上各字段位置的功能,方法是(1)使用工具条上的【锁定位置】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖锁定位置〗菜单;(3)直接使用快捷键F7,都可以对单据模板,实现锁定锁定后,不能对格式进行编辑,用于查看修改后的效果,滚动条可移动,这样可以防止移动位置造成的错误。

对锁定的单据模板可以通过同样方法进行解锁操作。

刷新

单据自定义界面可以实现屏幕的筛选功能,方法是(1)使用工具条上的【刷新屏幕】按钮;(2)选择〖编辑〗→〖刷新屏幕显示〗;(3)直接使用快捷键F5,可刷新界面上信息,以查看即时更新的信息。

保存自定义设置

对于针对同一单据的各种自定义设置,可以统一使用保存功能,一次性全部保存,方法是在当前单据模板界面,(1)使用工具条上的【保存】按钮;(2)选择〖单据〗→〖保存〗菜单;(3)直接使用快捷键CTRL+S按钮,都可以对自定义设置进行保存。

单据自定义工具应用

单据自定义工具的应用表现在:

应用于单据操作,可以按自己的业务需要增加字段,无限制地设置单据字段,并通过关联、计算等手段,实现用户的特殊业务需要。

应用于单据序时簿,凡是自定义的单据的字段,在单据序时簿上均可以实现显示、查询等功能,可以自由地设置序时簿查询方案,查询每个用户业务需要的单据信息。

应用于查询分析工具,自定义字段和固定字段一样都可以应用于查询分析工具。

应用于业务管理,对单据进行自由定义,充分使用基础资料、现有单据字段、单据关联信息等资料,进行再加工,形成用户需要的业务和管理信息。

 

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