核算项目管理

核算项目管理

系统中存在着各种核算项目,如客户、部门、职员等,而且用户也可以自定义增加核算项目类别,但是对这些核算项目又应该如何使用和管理呢?

下面我们就以核算项目“客户”为例来进行说明。

如何进入到客户基础资料中,对客户进行维护呢?进入的方法有两种:

Ø         进入主界面后,选择〖基础设置〗→〖核算项目管理〗,就可以进入核算项目统一维护界面。在这里,可以对系统中的所有核算项目进行统一的维护和管理,不仅仅是客户,还有其他的核算项目。

Ø         进入主界面后,选择〖基础设置〗→〖核算项目〗→〖客户〗,就可以进入客户维护界面。在这个界面里,可以专门对客户资料进行维护和管理。

也就是说,每一种核算项目都可以在两个不同的界面内进行维护,当然维护的操作方法都是一样的。

而对于核算项目,用户可以进行以下操作:

ü                新增

ü                修改

ü                删除

ü                浏览

ü                禁用

ü                反禁用

ü                条形码管理

ü                引出

ü                打印、预览

下面我们就以核算项目“客户”为例,在“基础资料—[核算项目]”界面内,对这些功能的使用进行逐一描述和说明。

新增核算项目

进入主界面后,选择〖基础设置〗→〖核算项目〗,就可以进入核算项目统一维护界面——“基础资料—[核算项目]”界面。在这里我们可以看到系统中已经存在的所有类型的核算项目。

操作步骤

如果要新增核算项目“客户”,具体的操作步骤是:

在“基础资料—[核算项目]界面内,选择<客户>

选择〖操作à〖新增核算项目〗,进入“客户-新增”界面,界面如下图。

 

从图中,我们可以看到客户的“项目属性”标签页。这个界面具体又包括两个标签页:基本资料、条形码。“基本资料”标签页中可以输入客户的基本资料,如简称、地址等;而“条形码”标签页专门用来保存条形码的有关信息。

 

温馨提醒:

不同的核算项目,标签页的数目是不同的,但是都包括两个基本的标签页:基本资料和条形码。

在“基本资料”标签页中可以看到有些字段数据,如“区域”等后面有三个省略号(“”),这个符号表示引用了其他的基础资料或辅助资料,可以单击键盘上的F7或者F8键进行选择,加快录入数据的速度。

输入需要的信息后,单击【保存】,保存新增客户的资料,返回客户设置界面。

常用功能键使用说明

关于系统中常用功能键的说明下:

功能键

         

F7

单击F7,弹出的是所需数据的管理界面,可以查看到所有数据,双击需要的数据就可以将该数据带回到核算项目新增界面。而且在这个界面中可以对数据进行编辑。F7支持代码的模糊查询,输入部分代码,再单击F7,系统会自动搜索并在打开的界面中显示与这些代码相匹配的数据。

F8

单击F8,弹出的是一个下拉框,下拉框中显示的是所有可以选择的数据。双击需要的数据就可以将该数据带回到核算项目新增界面。F8也支持代码的模糊查询。

F9

F9支持中文名称的模糊查询。输入数据名称的前面若干个字符,再单击F9,系统会自动这些中文字符相匹配的数据。

() 单个修改

如果要修改某一客户的有关资料,则先选中该客户,然后在菜单上选择〖操作à〖修改核算项目〗,或右击选择〖修改核算项目〗,或双击该客户,弹出“客户-修改”界面,输入客户的修改内容即可。

(二)批量修改

如果要修改一批客户的某个资料,可以使用批量修改功能。用CtrlShift选中要修改的客户,然后在菜单上选择〖操作à〖批量修改〗,或右击选择〖批量修改〗,弹出“客户—批量修改”界面,在“修改字段”下拉框中选中要修改的字段,在“字段属性值”中输入期望值,单击“确定”,则选中的所有客户的该字段值修改成功。

 

温馨提醒:

被禁用的核算项目是不允许修改的,这类数据将不执行批量修改的结果,并在修改结束后会给出统一提示。

删除核算项目

如果要删除某一客户,则先选中该客户,然后在菜单上选择〖操作à〖删除核算项目〗,或右击选择〖删除核算项目〗。

温馨提醒:

已经使用或者已经与单据关联的核算项目不能被删除

浏览核算项目中的数据

在“基础资料—[核算项目]”界面,单击<客户>,可以浏览所有客户,如果客户较多,可以使用光标移动键或滚动条浏览所有客户。

如果要浏览所有客户,则需选择菜单〖查看〗à〖选项〗,打开“基础资料查询选项”界面,在界面中选中<显示所有明细>,这个时候,浏览到的就是客户这个核算项目下的所有数据。如果选中<只显示下一级明细>,那么数据只能一级一级的显示,在大数据量环境下,这种显示方式可以避免系统一次装载过多的数据,减小性能的影响。

浏览选项

选择〖查看〗→〖选项〗,进入“基础资料查询选项”界面,“基础资料查询选项”界面我们提供了一些选项,专门来管理数据的显示。这些选项分为四类:

控制所有基础资料显示方式的选项

专门控制核算项目显示方式的选项

控制核算项目排序方式的选项

对这些选项的作用说明如下:

选项类型

  

显示级次

显示所有明细

选中核算项目“客户”时,显示客户下的所有数据

只显示下一级明细

选中核算项目“客户”时,只能够显示选中节点下的明细数据,其他数据不显示。

核算项目显示

核算项目简化显示

选中该选项后,在浏览界面,只能够看到核算项目的代码、名称和全名资料。否则可以看到核算项目的所有资料。

显示禁用基础资料

选中该选项后,可以红底显示已经禁用的基础资料。

F7查询默认字段

代码

F7查询方式默认为代码。录入单据时,只要输入核算项目的部分代码,按【F7】键,系统就会根据输入的内容,进行模糊查询,然后将搜索出来的内容,显示在弹出的F7搜索窗口中。

名称

F7查询方式默认为名称。

助记码

F7查询方式默认为助记码。

F7查询的默认界面为搜索

选中该选项后,调用F7时,打开的F7查询界面显示的界面为搜索界面。不选中该选项,调用F7时,打开的F7查询界面搜索界面的搜索字段默认为代码。

核算项目排序

代码

在浏览界面,核算项目按照代码的升序进行排序和显示

名称

在浏览界面,核算项目按照名称的升序进行排序和显示

名称+规格型号

在浏览界面,核算项目按照名称+规格型号的升序进行排序和显示

降序

选择这个选项后,排序的方式改为降序。

禁用核算项目

一个核算项目已经使用后,在系统中就不能删除了。但是在基础资料或者录入单据时又不想看到这些数据,则可以使用禁用核算项目这个功能来解决这个问题。

禁用单个核算项目

如果要禁用某一客户,具体步骤是:

选中一具体的客户。

选择〖作〗à〖禁用〗,或右击选择〖禁用〗。

在提示界面上单击【是】。该客户就被禁用了。

禁用后该客户在浏览界面上看不到,禁用后该客户不能被修改、删除,其他系统也不能使用该客户。

如果要在浏览界面上看到已经禁用的客户,则可在菜单上选择〖查看〗à〖选项〗,打开“基础资料查询选项”界面,将<显示禁用基础资料>选项选中即可。

 

温馨提醒:

选中<显示禁用基础资料>选项后,不仅仅只是禁用的客户在浏览界面上显示出来,而是所有已经禁用的基础资料都可以在浏览界面上显示出来。

核算项目批量禁用

如果用户希望一次可以禁用多个核算项目,可以使用系统提供的批量禁用的功能。

在基础资料管理窗口或者F7窗口,使用CTRL或者Shift键选择多条核算项目记录后,单击【禁用】,系统就对选中的核算项目进行禁用。

对于批量禁用,禁用的规则是:

如果选中的核算项目是明细级数据,则可以直接禁用。

如果选择的核算项目是非明细级数据,则禁用前应先检查非明细级数据下的所有数据(含明细级和非明细级数据)是否都已经禁用:

如果非明细级数据下的所有数据都已经被禁用,则该非明细级数据可以禁用。

非明细级数据下的数据都没有禁用或者部分没有禁用,但是在本次禁用操作中也都被全部选中,那么该非明细级数据和其下的所有数据都可以同时被禁用。

非明细级数据下的数据都没有禁用或者部分没有禁用,而且在本次禁用操作中也有些没有被选中,那么该非明细级数据不能禁用。

举例说明:

存在代码为0101.0101.02的三个数据,

如果同时选中01.0101.02,单击【禁用】,这两个数据由于都是明细级数据,所以这两个数据就可以批量禁用成功。

如果同时选中0101.01,单击【禁用】,01.01由于是明细级数据,所以这个数据可以禁用成功,但是01下由于还有01.02这个明细数据,所以01这个数据不可以被禁用。

如果同时选中0101.0101.02,单击【禁用】,则这三个数据同时都可以被禁用。

温馨提醒:

在所有的核算项目中,系统对存货作了特别的定义:即当某存货被未完结的单据引用时,将不允许禁用。

反禁用

如果要对一个已经禁用的客户恢复使用,则在菜单上选择〖操作à〖反禁用〗,或右击选择〖反禁用〗,在弹出的管理科目禁用界面选中该客户,单击【取消禁用】即可。

条形码管理

为了满足对条形码管理的需要,对所有核算项目都支持条形码的设置。下面就以核算项目“客户”为例进行说明,其他的核算项目可以参考进行处理。

进入条形码管理的方法有两种:

单击核算项目“客户新增”界面中的“条形码”标签,打开“条形码管理”界面。在这个界面中,可以进行条形码的新增、修改、删除。

右击一个具体的核算项目,选择菜单〖条形码管理〗,进入“条形码管理”界面,进行条形码的查看、新增、修改和删除。

新增条码

条形码:条形码的条目支持手工录入,也支持扫描。

备注:用来对条形码字段作进一步说明,为非必录项。

条形码管理支持一品多码的设置,也就是说,一个核算项目允许存在多个条码,但不允许一个条码对应多个核算项目。

将光标定位在新增分录的条形码项目处,对条形码项目进行手工录入或扫描后,单击回车键,系统就会自动新增一条分录,

单击【确定】,新增条码的信息就保存下来了。

修改、删除条码

光标停在准备删除的条码分录上,单击【删除】,就可以将整条条码信息进行删除。

将光标设置在条形码字段,使用DeleteBackSpace键对条形码进行删除,重新输入新的条码。

单击【确定】,条码修改、删除的信息就保存下来了。

修改、删除备注

将光标设置在备注字段上,使用DeleteBackSpace键对备注进行删除,或删除后进行修改。单击【确定】,备注修改、删除的信息就保存下来了。

复制

本系统对客户名称及相关属性按客户级次进行全面复制,其主要目的是新增明细客户名称、属性相同而上级客户不同的客户,为提高客户的录入速度和方便性而设计的。复制的客户级数可根据用户的需要而定。具体步骤如下:

将光标停留在要复制的客户上,单击菜单上的〖复制〗,弹“复制”对话框。

在对话框内的源项目代码自动带出要复制的客户(也可手工改为其他客户代码),然后在目标项目代码框里输入目标项目代码。

单击【确定】,系统自动生成一个与源项目属性相同的新客户,新客户代码即是在目标项目代码里输入的代码。

如果源科目有下级明细科目,就在复制最大级别框中输入需要复制的最大级别数,那么下级明细科目同时也会自动被复制。

引出核算项目

如果需要引出核算项目“客户”的所有基础资料,则可以按照以下操作进行:

先选择<客户>,确保此时在右边的浏览界面中可以浏览到客户的所有资料。然后在菜单上选择〖文件〗à〖引出数据〗,打开“引出客户”界面。在引出界面上选择一个引出文件类型。然后输入引出文件所有保存的路径和文件名。最后单击【保存】。引出成功后,系统会给出引出成功的提示。

温馨提醒:

如果希望引出基础资料,则必须先拥有引出基础资料的权限,否则不能引出。

预览、打印

如果需要核算项目的数据打印出来,可以通过系统提供的打印功能来实现。设置并准备好打印机后,在菜单上选择〖文件〗à〖打印预览〗或〖打印〗,即可预览或打印客户表。

如果希望打印或预览基础资料,则必须先拥有打印基础资料的权限,否则不能打印或预览。

 

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