业务生成凭证

业务生成凭证

进行核算系统后,单击【业务生成凭证】进入该处理过程。该模块主要用来将各种核算单据生成凭证。

注意:准备工作

Ø            凭证模板设置完成

Ø            核算单据已完成入库或出库核算

一、 选择事务类型

单击业务生成凭证图标,出现核算单据事务类型选择界面,移动光标,选择需要生成凭证的核算单据,单击【确定】,进入该种核算单据“过滤”界面。

“暂估冲回”类型,是指当用户选择暂估冲回方式为单到冲回时,以前期间的暂估入库单在本期采购发票已到,并钩稽,在此种类型列出,由用户生成暂估冲回凭证。

“估价入账”类型,是指当期期间以及以前期间未与采购发票钩稽的外购入库单。

二、 录入过滤条件

所有凭证生成事务都会有一个待生成凭证单据序时簿,用户可以使用【重设】功能调出过滤界面,使用多功能过滤界面过滤出复合需要的单据;但是在生成凭证的时候,部分事务并不是仅影响序时簿中的单据的,而是影响整个与序时簿中对应单据有着关联、勾稽关系的一组单据,比如外购入库事务,则影响外购入库单、采购发票、外购入库暂估补差单等。

三、 生成凭证选项

选择〖编辑〗→〖选项〗,或者直接使用【选项】功能按钮,显示生成凭证的一些选项,包括选择默认凭证模板,错误处理等。列表介绍如下:

类别

选项

描述

错误处理

中断凭证生成过程

在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,则中断退出,即使其他单据可生成凭证也不再处理。

忽略错误继续处理下一张单据。

在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,忽略错误,继续生成其他单据的凭证。

给出错误提示

出现错误时给出提示。

数据不完整或保存前处理

保存凭证前调出凭证修改界面手工调整

生成凭证保存前直接调出“凭证修改”界面,由用户自行确认并保存。

数据不完整时调出凭证修改界面手工调整

在生成凭证时,若凭证科目、核算项目等必录事项从凭证模板或单据上取不到,则调出不完整的凭证,由用户补录。

忽略错误,仅在报告中说明

遇到上述情况时,并不调出凭证,只是在报告中说明。

默认模板

实际成本法模板

单击【模板设置】,可调整当前实际成本法物料的默认凭证模板。

科目合并选项

借方相同科目合并

选择该选项,凭证借方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

贷方相同科目合并

选择该选项,凭证贷方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

计量单位设置

计量单位自动取用对应科目预设“缺省单位”

选择该选项,如果出现业务单据上的计量单位不属于对应科目预设计量单位组,则系统在生成凭证时将直接引用对应科目预设的“缺省单位”,并保存凭证而不提示错误;如果用户没有选中上述选项,系统将在保存凭证时对上述情形提示错误,并不直接引用对应科目“缺省单位”,而由用户自行确定;故:上述选项务必慎用。

四、 生成凭证

凭证生成的方法

可以同时选择一张或多张单据,<外购入库><销售收入一分期收款>等类型为一组或多组单据,选择生成凭证的方式,按单(单据组)生成多张或汇总生成一张凭证。

用户可以在过滤出来的单据前面选择当前单据对应的凭证模板,如果不选择,系统使用默认模板生成凭证;每张单据前面使用多选选项,对于需要生成凭证的单据确认选择状态,则凭证的时候,被选择的单据作为数据源生成凭证。

生成凭证失败主要有以下几方面的原因:

常见错误

        

解决方法

凭证借贷不平

未进行入库核算,主要出现于外购入库等类型。

先进行入库核算。

取不到科目

系统不能从指定的科目来源中取到科目。

补录相关科目数据或调整科目取数来源。

从单据上取不到相应的核算项目

凭证上科目的核算项目在单据上无对应字段。

调整凭证模板上的科目,或通过自定义单据增加相关字段。

与总账当前期间不对应,不能保存凭证

总账当前期间大于核算系统当前期间。

反结账调整总账系统当前期间。

生成凭证时,若科目需数量金额辅助核算,则系统会按科目汇总单据上物料的数量,传递到凭证中,若物料为多计量单位,统一按基本计量单位汇总。因此数量金额核算的明细科目与对应的物料的计量单位组应保持一致。

生成凭证时,若科目需外币核算,则系统会将单据(仅指发票,出入库单据只核算本位币)上的外币金额和汇率传递到凭证中,不需要用户手工计算和录入。若对应科目核算所有币别,则该科目外币金额按发票上不同的币别分别汇总,即有多少种币别,就显示为多少条记录。

注意:若对应科目只核算一种外币,而发票上也只有这一种外币,则将此外币金额汇总写入凭证。若对应科目只核算一种外币,而选定生成凭证的发票上有多种币别或不同于科目的其他外币,则将发票的金额均折算为本位币,再按汇率倒算为指定的外币。

以前期间的暂估入库单只有生成了暂估凭证,才会自动冲回或由用户单到冲回,而只有暂估冲回了才能再生成外购入库凭证。系统启用前录入的暂估入库单均按单到冲回处理。

系统当前提供3种方式可以生成凭证

1.     按单生成凭证

如果选择〖按单生成凭证〗,则对于选择的单据以一对一方式生成凭证,即一张单据就生成一张凭证,存在2种可能的情况说明:

如果在一个单据类型里面选择了多张单据,使用这种模式生成凭证时,系统为每一张单生成对应的一张凭证,在单据上记录各自不同的凭证号;

如果在不同的单据类型中选择了单据(一张或多张),则只是对于当前过滤界面中的单据按单生成凭证,其他单据类型中的单据不能同时生成凭证;

2.     按单据类型汇总生成凭证

如果选择〖按单据类型汇总生成凭证〗,则可以实现对于同一个单据类型中的单据汇总生成一张凭证,注意对于选项中科目合并的支持定义,凭证借贷方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

如果在不同单据类型中同时选择了多张单据,生成方式是对于当前过滤界面中的单据汇总生成凭证,其他单据类型中已经选择了的单据不能同时生成凭证。

3.     所有选择单据生成汇总凭证

如果选择〖所有选择单据生成汇总凭证〗,可以实现使得不同单据类型的单据同时选择有效,即如果在不同单据类型中同时选择了多张单据,使用这种模式汇总生成凭证,则可以同时将一种单据类型的单据汇总生成一张凭证

举例:如果同时选择了外购入库和外购入库估价入账2种单据类型的单据生成凭证,则系统自动生成2张对应凭证,并同时反填对应单据的记账信息。

注意:一般来讲,生成凭证的时候前提是要先将凭证过滤出来,系统已经先行按照一定的规则过滤,当然用户可以设置自定义条件,但是一般默认的前提是单据必须已经审核,并且已经进行了存货或者成本核算,即需要记账的单据上已经有成本或者金额存在,例如成本为0的销售出库单是不能记账的,系统控制也就不能直接在序时簿中过滤出来。

五、 查看报告

在生成凭证成功或失败的提示界面上,单击【查看报告】,可查看生成凭证过程的报告。凭证生成失败时,可通过报告中提示的原因作出调整,以便顺利地生成凭证。

 

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