应收应付生成凭证

应收应付生成凭证

单击【应收应付生成凭证】进入该处理过程。该模块主要用来将各种核算单据生成凭证。此处过滤只能过滤出当期和以前期间的单据来生成凭证,不允许以后期间单据生成凭证。

 

选择事务类型

单击生成凭证图标,出现核算单据事务类型选择界面,移动光标,选择需要生成凭证的核算单据,单击【确定】,进入该种核算单据“过滤”界面。

录入过滤条件

所有凭证生成事务都会有一个待生成凭证单据序时簿,用户可以使用【过滤】功能调出过滤界面。

生成凭证选项

选择〖编辑〗→〖选项〗,或者直接使用【选项】功能按钮,显示生成凭证的一些选项,包括选择默认凭证模板,错误处理等。列表介绍如下:

类别

选项

描述

错误处理

中断凭证生成过程

在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,则中断退出,即使其他单据可生成凭证也不再处理。

忽略错误继续处理下一张单据。

在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,忽略错误,继续生成其他单据的凭证。

给出错误提示

出现错误时给出提示。

数据不完整或保存前处理

保存凭证前调出凭证修改界面手工调整

生成凭证保存前直接调出“凭证修改”界面,由用户自行确认并保存。

数据不完整时调出凭证修改界面手工调整

在生成凭证时,若凭证科目、核算项目等必录事项从凭证模板或单据上取不到,则调出不完整的凭证,由用户补录。

忽略错误,仅在报告中说明

遇到上述情况时,并不调出凭证,只是在报告中说明。

默认模板

实际成本法模板

单击【模板设置】,可调整当前实际成本法物料的默认凭证模板。

科目合并选项

借方相同科目合并

选择该选项,凭证借方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

贷方相同科目合并

选择该选项,凭证贷方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

计量单位设置

计量单位自动取用对应科目预设“缺省单位”

选择该选项,如果出现业务单据上的计量单位不属于对应科目预设计量单位组,则系统在生成凭证时将直接引用对应科目预设的“缺省单位”,并保存凭证而不提示错误;如果用户没有选中上述选项,系统将在保存凭证时对上述情形提示错误,并不直接引用对应科目“缺省单位”,而由用户自行确定;故:上述选项务必慎用。

凭证生成的方法

可以同时选择一张或多张单据,选择生成凭证的方式,按单(单据组)生成多张或汇总生成一张凭证。

用户可以在过滤出来的单据前面选择当前单据对应的凭证模板,如果不选择,系统使用默认模板生成凭证;每张单据前面使用多选选项,对于需要生成凭证的单据确认选择状态,则凭证的时候,被选择的单据作为数据源生成凭证。

生成凭证失败主要有以下几方面的原因:

常见错误

        

解决方法

取不到科目

系统不能从指定的科目来源中取到科目。

补录相关科目数据或调整科目取数来源。

从单据上取不到相应的核算项目

凭证上科目的核算项目在单据上无对应字段。

调整凭证模板上的科目,或通过自定义单据增加相关字段。

与总账当前期间不对应,不能保存凭证

总账当前期间大于核算系统当前期间。

反结账调整总账系统当前期间。

系统当前提供2种方式可以生成凭证

1.         按单生成凭证

如果选择〖按单生成凭证〗,则对于选择的单据以一对一方式生成凭证,即一张单据就生成一张凭证,存在2种可能的情况说明:

如果在一个单据类型里面选择了多张单据,使用这种模式生成凭证时,系统为每一张单生成对应的一张凭证,在单据上记录各自不同的凭证号;

如果在不同的单据类型中选择了单据(一张或多张),则只是对于当前过滤界面中的单据按单生成凭证,其他单据类型中的单据不能同时生成凭证;

2.         按单据类型汇总生成凭证

如果选择〖按单据类型汇总生成凭证〗,则可以实现对于同一个单据类型中的单据汇总生成一张凭证,注意对于选项中科目合并的支持定义,凭证借贷方存在相同科目则合并反映(核算项目和单位必须相同)。

如果在不同单据类型中同时选择了多张单据,生成方式是对于当前过滤界面中的单据汇总生成凭证,其他单据类型中已经选择了的单据不能同时生成凭证。

注意:一般来讲,生成凭证的时候前提是要先将凭证过滤出来,系统已经先行按照一定的规则过滤,当然用户可以设置自定义条件,但是一般默认的前提是单据必须已经审核,即需要记账的单据上已经有成本或者金额存在。

查看报告

在生成凭证成功或失败的提示界面上,单击【查看报告】,可查看生成凭证过程的报告。凭证生成失败时,可通过报告中提示的原因作出调整,以便顺利地生成凭证。

 

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