如何进行个人知识管理?

如何进行个人知识管理?

        在信息严重超载的今天,“我们生活在信息的海洋中,但却忍受着知识的饥渴”。为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜;收藏的总是远远超过阅读和学习的数量;网站看过很多,却往往在需要某些资料的关键时刻无法找到;被每天的繁重例行工作压得透不过气来等等。顺应时代要求,知识经济和知识管理逐渐成为当前社会的热门话题。要想获得生存和发展的能力,人们必须成为个人知识的管理者,提高创造和应用知识能力。


  个人知识管理(PKM,Personal Knowledge Management)是一种新的知识管理的理念和方法,能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识,最终利于自己的工作、生活。通过对个人知识的管理,人们可以养成良好的学习习惯,增强信息素养,完善自己的专业知识体系, 提高自己的能力和竞争力,为实现个人价值和可持续发展打下坚实基础。


  一、个人知识管理的概念


  1、个人知识的分类


  知识管理的一个基本问题是对知识的分类。按照应用的角度,经济发展与合作组织(OECD)将知识分为四类:事实知识(Know-what)、原理知识(Know-why)、技能知识(Know-how)和人际知识(Know-who)。[1]从认知角度出发,知识又可以分为显性知识(Explicit Knowledge)和隐性知识(Tacit Knowledge)。显性知识可以通过文件、形象或其他确的沟通过程来传授,但隐性知识的获得却只能依赖于自身的体验、直觉和洞察力。在OECD对知识的划分中,前两者属于显性知识,后两者属于隐性知识。显性知识和隐性知识之间可以相互转化,动态循环。


  个人可以管理的知识不仅是指书本和文献中的有形内容,而且更是指信息,是从原始材料中组织和系统化的数据。个人知识管理的重点在于对隐形知识的管理,实现显性知识和隐性知识的共享,提高学习能力、应变能力和创新能力。


  2、个人知识管理的含义


  个人知识管理(PKM)的宽泛定义由美国的Paul A. Dorsey教授提出:“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。”


  UCLA大学安德逊工商管理学院的Jason Frand已经在他们的MBA课程中列入了采用PKM概念来说明信息与知识管理的实践活动。Frand 和Hixon (1999)将个人知识管理定义为:\”它是一种概念框架,指个人组织和集中自己认为重要的信息,使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的(个人)战略,并以此扩展我们的个人知识。


  Skyrme (1999)也从经验方面对个人知识管理战略进行了更为细致的描述,包括以下内容:明确自己的信息需求;制定一个(知识)获取战略;设定信息的优先级,确定哪些信息可以丢弃,哪些信息可以收取;确定如何和何时处理手上的信息;为需要归档和保存的知识建立规范;创建个人的文件系统,可以兼顾(管理)自己的工作、生活和其它知识活动;为不同用途建立信息目录(书签)和索引;经常评估/评价所存储信息和目录的价值。


  综上,尽管个人知识管理(PKM)有各种版本的定义,其实质却都在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。通过实施PKM,个人可以在短时间内处理大量的信息,快速有效地获取所需知识,准确地表达知识,提高工作效率和自身能力。


      二、如何进行个人知识管理
     我的PKM由CM、CM、TM、IM四部分组成。


     联系管理(Contact Management)
  1、电子名片:交往后的名片记录,电子化,永久保存,单向;包括名片更新。
  2、特性备忘:定期、不定期保持沟通联系。重要的需求、事件、关系投资等一一记录在案。
  3、资源分析:对联系人进行简单分析,理清客户方向。
  4、海量分组:把海量联系人分解成尽可能细致的分组,易查易找。
  5、精确检索:事件触发时,能很快定位渠道和联系人。时间要快,匹配成功率要高。
  这个CM,我用的软件是Dreammail,辅助PDA手机以及网络SNS 2.0(包括linkist、wealink等)。


  内容管理(Content Management)
  1、知识分类:建立一个个人知识库,有意识、主动接触新鲜知识,丰富自己的知识结构。
  2、文档管理:定期对个人的工作、生活、学习等文档资料进行归档整理。刻录光盘,永久保存,以备查考。建立个人档案库。
  3、项目管理:对正在进行的工作、生活、学习等的项目过程性资料和过程控制必要的各类阶段性文件进行阶段性分类整理。
  4、个人博客:对个人的人生感悟进行归类、存储、公开交流,丰富自我,提升修养。
  这个CM,我用的是移动硬盘、PDA手机,网络社区(家园、足迹等)。


  时间管理(Time Management)
  1、日程管理:以天为单位,包括日程的计划、提醒、时间均衡、事后记录等。
  2、任务管理:以周为单位,任务的重要性、紧迫性结构分析,任务进程控制以及信息记录等。
  3、计划管理:以月为单位,本月月末,总结本月的工作、生活、学习情况,制订下一个月的各项计划。
  4、生命管理:以季为单位,年度职业目标、生活目标、学习目标;每天的挑战性工作、错落有致的生活、沉醉自得的学习。
  这个TM,我用的软件是Redbox,辅助以Outlook、PDA手机。


  资讯管理(Information Management)
  1、资讯渠道:建立一个URL管理器,平时就注意积累各方面的资讯渠道、知识工具、检索工具,整理在册,评定信用等级。
  2、每天必看:每天都必须浏览的n个网站。
  3、定期必访:定期不定期必须访问的n个网站。
  这个IM,我用的软件是URLbase 6 Pro,辅助以Maxthon浏览器、Dreammail的RSS阅读器。


 


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