[业界动态]中小企业如何选择“e化管理”系统

转载:IT专家网

  我目前在一家私企化工集团做国际贸易部经理,工作需要,长期在香港或国外办公。集团近日新增了纺织贸易项目,部门的工作量很大,而我不在总部,对业务的管理就成了很大问题。我曾经尝试应用ERP和CRM,但效果很差。是否有软件能够将部门的业务流程、档案电子化储存和管理、汇报业务、数据共享,业务分配等集合一起。方便操作?

  ———《世界经理人》论坛咨询

  随SaaS(软件在线租赁服务)在国内的发展,管理软件对中小企业的益处日渐在理论和实践中得到验证。趋 势带动下,越来越多的中小企业管理者开始考虑选择一套系统用在企业里,利用软件系统来进行管理,即所谓“e化管理”。在种类繁多的概念和软件面前,中小企 业应该如何如何选择“e化管理”系统呢?

  今目标认为,中小企业管理者决定开展“e化管理”之前,不仅要认识到这么做的必要性,而且要对公司所处的阶段和需要解决的问题有清楚的把握,如此才能在最大程度上避免选错系统,从一开始就走上错误的方向。

  首先,管理者要将需求细化,真正把握问题的核心。从前面的例子中,我们可以看到该经理的需求是:

  1)异地办公;

  2)整合部门运作流程,解决操作缓慢的问题;

  3)信息化以下业务:流程、档案化存储、汇报、数据共享、业务分配等。

  其次,管理者要对公司的信息化程度有清醒的认识。ERP、CRM等系统以较高的企业信息化程度为前提,而那位部门经理所在单位的信息化程度比较低,这是导致他连续尝试失败的主要原因。

  今目标管理软件以辅助中小企业的基础管理工作为已任,成功开发信息平台、目标平台、沟通平台、知识平台四大管理工具,解决管理基础工作中的实际问题,让企业有效实现“e化管理”。再次对应那位经理的需求,今目标都能做到:

  1)异地工作管理

  今目标采用SaaS技术,通过网络将企业员工联系在一起,满足了异地办公的需要。它的目标平台提供了计划、日志、任务三个工作台。可以对任务进行分配、重组、转移等多项操作,让管理者和员工都清清楚楚、有始有终。

  2)文档管理

  今目标把所有通过它的数据都保存在服务器上的,保存是永久的,用户可以随时取用。文件传给了谁,他有没有正常下载,什么时间下载过都清清楚楚,一目 了然。企业内部的所有信息都可以通过全文检索进行查找,哪怕只记得一个文件中的几个字都可以从海量数据中搜索到。今目标还允许用户在单个任务下增加各类附 件,查看任务的时候,属于这个任务的所有资料都一起显示出来,相关人员只要登陆今目标就可以详细了解文件的归属情况。

  3)灵活的沟通

  今目标管理软件的沟通平台主要专注于企业内部的通讯交流。主要表现方式有以下几种:即时会话、发送广播消息、手机短信、提醒等。用户可以根据信息的类别、接受人群和接受方式做出选择。由于建构在互联网上,即使办公桌搬到国外,也会沟通无障碍。

  4)知识共享

  今目标知识平台中,员工可以将自行添加业务知识、工作经验、生活感悟等。部门主管也可以将内部培训讲义、专业数据资料等自定义标签添加,还可以把目 标平台的日志记录和评论中具有普遍性的问题提炼上升为知识,存放在企业的知识库中供大家来分享。汇集了企业内部工作经验各种问题解决方法的知识库,加之员 工的有效利用,很快会形成一个企业自己的资源平台。

  5)信息发布

  今目标信息中心是企业内部信息发布和收集的地方,可以方便企业存放规章制度、人员信息、企业动态等广而告之的信息。员工从这里不仅可以方便了解到企业的通知,还可以通过讨论,投票等方式对问题理解进行汇总,最后把整理后的信息加入知识库进行归类保存。

  最后,“e化管理”系统是不是适合本企业,还需要管理者来实际尝试一下,才能做出判断。目前今目标提供免费试用,欢迎广大管理者注册试用,切实感受其强大的功能以及可以给管理者提供的种种方便。

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