关于企业财务业务一体化建设的思考[一体化]

关于企业财务业务一体化建设的思考

中国总会计师   徐智

 企业财务业务一体化使企业内部业务数据自动传向财务系统,减少人为干预,做到数出一门,数据共享。这加强了财务对业务的及时反映和监控,减轻了财务人员的重复劳动,是提高企业管理水平和工作效率的有效途经。

  一、目前财务业务一体化建设的基本现状

  长期以来,由于业务和财务信息系统开发的先后顺序、观念认同、部门建制、软件开放等原因,财务业务一体化建设进展缓慢。通过对企业财务信息化现状的考察得知,目前业务和财务系统的结合通常以下两种方式:

  方式一:财务业务系统分离,财务把从业务和仓库系统获得的数据进行审核、汇总后录入到财务系统,由财务核算系统计算成本和经营成果。

  方式二:业务和财务两个系统分立,在财务系统中建立存货核算系统,定时将业务系统数据按照约定的接口标准传递到中间表,财务存货核算系统从中间表中提取数据后,进行单据审核、核算,产生记账凭证,为求得业务和财务的数据一致性,有的企业将财务的计算结果反写到业务系统。

  二、财务业务一体化建设中存在的问题

  由于业务和财务进销存系统各自独立运行,以上方式均将财务与业务信息分割开来,资金流与物流、信息流难以协同,难免出现数据反映不及时、不一致的现象,无法真正实现过程控制,容易导致企业决策延迟或失当。究其原因,存在以下问题:

  1、编码不一致性。由于财务系统与业务系统均是独立运行,各自采用一套编码,如果对诸如商品名称、供货商、商品分类等必须统一的编码做不到同步维护,就会出现“张冠李戴”下的数据不一致,计算结果不相符的问题。如两个系统反映的结果各执一词,系统集成势必困难。

  2、规则的差异性。在构建业务系统时主要考虑业务流程是否通畅,操作是否方便,并能否及时计算经营成果等因素。为保持财务和业务一致,有的企业把计算结果反写到业务系统,但这样破坏了业务系统自身的平衡,也给财务人员带来审核和对账的不便,客观上没有减轻财务人员的工作强度,不利于财务职能由核算向精细管理转移。

  3、监管的滞后性。业务系统要及时掌握经营状况,必须动态反映经营成果,而财务要稽核业务数据的正确性,需对仓库、业务等数据进行核对。但业务和财务对时点认同差异,业务不能及时与财务同步,加之财务与业务的分立运行,客观上容易造成财务与业务的不一致。例如在财务核算发现业务的错误时,业务系统可能已结转到下个月的日常运行,这样业务系统就不能在当期进行变更和调整,如果财务仍沿用事后核算,更会因为反映企业经营状况及成果的速度降低而削弱对业务及时监管。

  4、维护的复杂性。财务业务的分立势必导致同一数据源重复设置,由于大量的数据重置,增加了系统存储、备份资源的耗用,加大了系统建设费用。同时,无论是财务还是业务的需求发生变化,财务和业务系统必须同时对接口进行修改,增加了系统间的维护和协调难度。

  5、建设的重复性。由于企业业务的复杂性、多样性,业务系统目前可能存在多个开发厂家、多个应用系统并存的情况,随着经营的拓展和管理的延伸,将来还可能有其它系统,如果每个业务系统都对应一个财务进销存系统,那么财务系统本身的负荷不但没有减少,反而有增加的趋势。

三、对建设企业财务业务一体化的思考

  网络技术快速发展为财务业务一体化建设带来了契机。在业务系统中加强成本核算,使企业能从自身的实际出发,按照适应、谨慎、简便、利税和一致性原则,选择适当的成本计价方式,对业务经营和成果进行动态反映,系统定时按照财务规范的要求将业务系统的数据加工为财务要素和会计凭证的标准数据传递到财务系统,自动生成相关记账凭证,在减少重复劳动的同时保证业务、财务系统的一致性和及时性。财务人员直接参与业务系统的核算操作,使财务对业务的监督职能进一步加强,由原来的事后检查向事中控制转变,提高了财务监管的效率,从而实现《企业财务通则》的要求。
以商品采购为例,在实行财务业务一体化后,商品由仓库管理员验收估价入库,财务在财务系统中录入各供货商的明细发票信息及本企业付款记录,并将其发票信息与仓库验收入库信息进行财务采购过账比对。如货到票未到,记入暂估商品;票到货未到,记在途商品;货到票到,记入库存商品等。同时,当票到部分大于预付账款时,记应付账款;当小于预付账款时,冲减预付账款。这样,改变了由于财务与业务系统分立,财务分时段将业务购进数据提取到财务存货系统,致使资金流与物流、信息流难以协同,不能实现过程控制的弊端。这样一来,把以前由业务被动的提供数据变为财务主动及时地对业务实时监控,不仅能及时掌握库存情况,还能及时监管票到货未到的在途商品和货到票未到的估价商品,减少往来资金和商品流通的潜在风险。

  实现财务与业务的一体化,不仅需要IT环境,还需要在对业务和财务进行流程梳理和整合的基础上,建立一个将财务会计流程与经营业务流程有机融合的动态会计平台,。当一项经营业务(事件)发生时,在业务信息进入信息系统的同时,将该事件通过会计平台,自动生成实时凭证,而实时凭证在经过财务确认和处理后,显示在所有相关的账簿和会计报表上,不再需要其它部门或员工再次录入,实现前后台无缝联接。

  凭证模板一经定义,业务单据产生时将自动生成实时凭证,这样相关业务就可以实时在财务上得到体现。但实时凭证不是实际的会计凭证,而是一种虚拟凭证,当业务发生时(如采购入库、销售出库、收款、付款等),系统会根据动态会计平台设定的凭证模板的格式自动生成相应的实时凭证。通过包含实时凭证的账务查询和报表查询,可以对各项业务实时反映,企业可定期或不定期将实时凭证汇总生成实际的会计凭证。

  四、财务业务一体化信息系统的构想

  为实现财务业务一体化,需要进一步整合业务系统和财务系统,定义好衔接点和流程标准以及相应的实现细节,此外,企业还可能存在多元化的业务系统,可扩展性也是一体化时需要考虑的问题。因此我认为设计财务业务一体化系统必须从功能和技术两方面入手。

  在功能方面,需要根据财务核算和管理对业务元素进行分类;需要对现行会计科目进行分类定义,并确定科目间相关和影响因素的关系,编制影响因素和科目分类对照表;需要按照凭证的生成条件、方式和凭证要素编制凭证模板;需要建立动态维护机制以完善动态会计平台要素;随着业务发展,应收应付管理开始变得复杂,控制权限也延伸到财务部门以外,此时,要求维护核算项目,编制实时凭证。

  在技术方面,需要提供详细、完整的资料,以保证与第三方软件的集成;需要具备强大的引入、引出功能,输出的数据信息应采用标准格式,保证数据的准确;需要采用工作流(workflow)设计,针对企业的业务流程的变化,提供流程设计、单据和报表设计平台;需要提供针对企业的组织结构、系统环境、业务环境的动态配置工具,可以快速配置出与企业发展相适合的业务流程和新的管理软件;为了保证基础数据的集中统一,应该建立相关基础编码字典的结构定义。如:仓库目录、业务部门目录、采购/销售人员目录、往来单位类别、地区目录、往来单位目录、商品类别目录、商品目录、入出库业务类别目录等,并保持财务业务系统在公共基础信息的同步维护。

  五、结语

  企业财务业务一体化的实现使企业业务和财务如一道工艺流程有机连接起来,各岗位在完成本职工作的同时,也为后续岗位做好了准备。通过事务驱动,将原来离散、脱节、静态、滞后的管理变为流畅、动态、面向过程的管理,数据既不重复,又保证了相互关联和整体再现,解决了数出多门,报表不一的长久困惑,将大幅提高财务业务信息系统运行质量,提升企业管理水平和工作效率。