关于会计基础工作规范中几个问题的探讨

一、可不可以用圆珠笔填制记帐凭证?

      一般认为,填制记帐凭证应用蓝黑墨水书。而《会计基础工作规范》中只规定了登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或者铅笔书写,并没有明确规定填制记帐凭证用什么笔书写。这是否意味着,填制记帐凭证可以用其他的笔书写呢?

      在1975年财政部、轻工业部(75)财企字179号、(75)轻一字54号文《关于使用圆珠笔填写会计凭证的通知》一文中提到:“近几年来,圆珠笔的质量已有很大的提高,在耐晒、渗化、耐水等方面性能较好。根据这一情况,我们意见,今后会计凭证,除银行管理各单位的单写支票和储蓄、取款凭条外,不论单写或套写,都可使用圆珠笔书写。但会计帐簿仍应用蓝墨水书写。”此文至今仍为有效。文件中的会计凭证当然是指原始凭证和记帐凭证。本人认为,作为会计基础工作的规范应明确填制会计凭证应使用蓝黑墨水笔或圆珠笔书写,不然会引起误解。因为不加以明确的话,则会被认为也可以使用任何笔书写,包括铅笔。

      二、记帐凭证分类所带来的问题。

    《会计基础工作规范》关于记帐凭证的分类规定:“记帐凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证三类,也可以使用通用记帐凭证。”大多企业实际操作中也是这么分的。关于编号的方法规定:“可以按现金收付业务、银行收付业务和转帐业务三类编号,也可以按现金收入、现金支出、银行收入、银行支出和转帐五类进行编号。”大多数企业也是按这个规定这么做的。但这里存在二个问题:一是手工填制的凭证按此分类分为三类,即收、付、转,在填制凭证时,现金收入和银行收入使用同一类的收入凭证,现金支出和银行支出使用同一类的支出凭证,使得从表面上无法明显区分,给工作带来不便。如果部分企业自行印制记帐凭证分为五种类型,则又与《会计基础工作规范》凭证分类的规定不符。二是在目前几乎所有的会计电算化软件中,如果按现金收入、现金支出、银行收入、银行支出和转帐五类进行编号,那么在就只能在软件提供的设置凭证类型功能中按五种类型进行分类。如果在软件中按三种类型分类,则只能按三种类型编号,而不能按五种类型来编号。由于《会计核算软件基本功能规范》规定:“输入的记帐凭证格式和种类应当符合国家统一会计制度的要求。”这样按五种凭证类型分类也就不符合会计基础工作规范的规定。甚至于有的地方财政部门在审验企业电算化代替手工记帐的过程中,认为在电算化软件中将凭证分类分为五种类型不符合会计基础工作规范的规定要求而拒绝企业通过验收。所以本人认为,《会计基础工作规范》关于记帐凭证的分类规定可改为:“记帐凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证三类,也可以分为现金收入、现金支出、银行收入、银行支出和转帐五种类型,也可以使用通用记帐凭证。”以符合实际工作的需要。

     三、可否多借多贷?

    以前的会计记帐凭证规则和会计学原理中经常可以看到,在编制会计分录时规定不得多借多贷,目前的大多会计类教材和制度、准则中对此都没有明确要求,而且在不少书中大量出现多借多贷的会计分录。那编制会计分录可否多借多贷呢?

   《会计基础工作规范》只规定:“记帐凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总填制,也可以根据原始凭证汇总表填制。不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上。”在上海市会计从业资格统一考试指定教材《会计基础知识》中关于会计分录表述为:“会计分录分为简单会计分录和复合会计分录两种。凡是由一借一贷组成的会计分录称做简单会计分录;凡由一借多贷或一贷多借所组成的会计分录称做复合会计分录。”由于大量会计具体准则的推出,在一些具体的经济业务处理上,会计分录的编制要涉及多借多贷的情况可能不可避免,如果一味否定多借多贷,反而使某项经济业务得不到全面、清晰的反映。编制多借多贷的会计分录大多应为转帐凭证,使用通用记帐凭证的,也可以包括现金或银行存款科目。关键要掌握一个原则,即不得将不同内容和类别的经济业务填制在一张记帐凭证上,这样有利于通过一张记帐凭证集中反映某一项经济业务的全貌和来龙去脉。

 四、只有一名会计和一名出纳的单位稽核工作怎样安排?

    《会计法》规定:“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目登记工作。”《会计法》又规定:“各单位应当根据业务的需要,设置会计机构,或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员;不具备设置条件的,应当委托经批准设立从事会计代理记帐业务的中介机构代理记帐。”

但在现实工作中,小规模企业绝大部分都不单独设置会计机构,只是在有关机构中设置会计人员,所以象这类企业中,只有一名会计和一名出纳的情况相当普遍,有的会计和出纳人员还是兼职。如果出纳人员不得兼任稽核,那也就意味着该单位的会计人员的工作无法得到审核。交通部曾在下发的会计基础工作规范的文件中提到:只有一名会计和一名出纳的单位,可以相互稽核。而这显然又与《会计法》的要求相抵触。财税部门遇上此类情况,往往是就事论事,也拿不出具体的解决办法和明确的意见。而且小规模企业的特点、形式各不相同,委托中介机构代理记帐在实际工作中可能达不到这些单位的要求,现实上存在不少困难。

    对于这个问题,本人认为还是应该本着实事求是的态度,对只有一名会计和一名出纳的小规模企业,在其中可指定一名会计主管人员,会计工作可以由会计和出纳相互稽核。实际上,会计稽核是为了达到加强内部控制、防止舞弊的目的。只要工作安排合理,将不相容的工作相分离,实质上就能起到相互牵制的作用,而不应拘泥于表面形式。

      五、出纳员能不能填制记帐凭证?

《会计法》规定:“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目登记工作。”按此规定,可以认为出纳人员可以填制各类记帐凭证,也可以登记固定资产、材料帐目。出纳员填制的记帐凭证主要是现金、银行收付凭证。由于出纳填制的凭证要经审核和会计记帐,所以这也符合会计控制的要求。而且,出纳员填制现金和银行收付类凭证更适合于只有一名会计和一名出纳的小规模企业,这有利于平衡会计业务的工作量。在这种情况下,出纳填制的凭证由会计审核记帐,会计负责转帐凭证的填制,由出纳员负责审核。

     六、制度应明确在电算化管理工作中对出纳员的限止。

    不论是在《会计基础工作规范》还是在《会计电算化工作规范》中,都没有明文对出纳员在会计电算化工作中的工作职责做出明确的限止。由于随着时代的发展,会计人员的计算机水平不断提高,一般的会计人员都可能具有相当高的计算机水平,有的也可能具有专业水平。出纳员是直接负责现金收付的岗位,出纳员工作如果涉及电算维护,并有能力和机会触及机内数据和程序,那管理上必然会存在极大的安全隐患。所有,《会计基础工作规范》中应有明文规定,出纳员不得兼任电算维护工作。