一、电子邮件的格式（简单说明）：
这是常见的电子邮件格式：xxxxxx@xxxxxxcom xxxxx@xxxx.cn
正确的电子邮件地址是由:用户名@域名组成,用户名是在各大拥有电子邮件功能的网站可以申请,域名就是网站的网址,为了便于你看的方便,举例:jack276100@163.com,其中jack276100为用户名,可以在163.com(网易)申请,163.com就是域名!其中@符号是电子邮件定位符,可以同时按下shift和2(字母上面的2)输入!看明白的话,记得给我积分哦!
二、电子邮件的文本格式：
1、中文电子邮件的文本格式：
您好！
XXXXXXX（事件、人物、地点、时间）等要素。
感谢！
联系方式等
2、英文电子邮件的文本格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址.②标题.③称呼、开头、正文、结尾句.④礼貌结束语.⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等.
其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.
商务英语电子邮件写作原则及英语电子邮件范文
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则,即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则.
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要.具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷.
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语.一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务.
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句.其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要.
另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L“C表示LetterofCredit,FOB表示FreeonBoard.
例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.
例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.
例3 Hope you can accept it.
例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见.例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化.
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果.邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who,when,where,what,why和how.
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确.具体表现在：
例1 We will deliver your goods soon.
例2 中significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换.例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日.
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则.鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受.在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求.
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受.
随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显.同时,电子商务的普及,往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那样的问题.然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用.因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则.
三、技术层面的电子邮件格式说明
Mutiple Internet Mail Extensions
Refer to Internet Official Protocol Standards RFC 822
网络间传递的电子邮件需要公共认同的格式，以便于客户端邮箱软件识别拆解其间的信息。邮件本身是由ASCII字符构成，总体上分为邮件头邮件体两部分，其间允许字符编码、附件、压缩等等多样化的格式。本文档参考网络官方协议标准中,请求批注的邮件相关条款，总结了邮件结构及其各部分的格式说明，给出部分字符编码的相关解释。
RFC( Require for comment )是Internet Official Protocol Standards标准所提供的网络协议标准系列。
邮件结构包括邮件头、邮件体（可无），邮件体实际上是一行行的ASCII字符构成的简单序列，它和邮件头是靠一个空行（该行只有一个回车换行符CRLF）来区分开的。
邮件头由许多头字段(header fields)组成，这些字段包括字段名(field name)和字段值(field body)；字段值(field body)可以分割成多行表述，叫做“可折叠”。
断行的规则是：在一行的线性空格处，可用CRLF（回车换行）之后至少跟一个LWSP-char(空格或TAB)，把原来的单行变为多行表示。
RFC协议中推荐尽量把折叠的断行放置在特定的空格分隔处，比如，地址字段里的多个邮件地址，折叠时尽量在各地址之间，及逗号之后断行。
包括字段名(Field name)，冒号(colon)，字段值(Field body)，结束符（CRLF）；
有些字段属于结构化字段，比如日期(Date)，邮件地址(Address)，有着特定的表示格式，用于系统识别。而其他字段比如”Subject”“Comments”都被当作简单的字符串处理。
字段表示：
field-name ":" [ field-body ] CRLF
字段值(Field body)可断行（见1）），内容全部都是ASCII码，元素包括句号，引用字符串，特殊token，或一般文本。字段的含义参见后文附录。
邮件头字段不是必须按照特定的顺序安排，仅仅是注意要把邮件体放在邮件头之后。邮件协议中推荐的做法是在放置邮件字段时，邮件按照以下顺序安排：”Return-Path”, “Received”, “Date”, “From”, “Subject”, “Sender”, “To”, “cc”,等等。
邮件协议中规定邮件由字段和邮件体正文组成，两部分之间由一个空行（该行只有包含CRLF）分隔，也就是说，在遇见的第一个空行之后所有的内容都被当作邮件体。
Ø 转发-Forwarding
一些系统允许接受者转发信息，保留原有的邮件头，仅添加些新的字段，这些字段以”Resent-”为前缀。及前缀”Resent-”的字段表示接受者转发的原信息。
Ø 路径字段-Trace Field
路径信息用来追踪信息的发送者，”via”“with”等是记录变量。
“Return-Path” :该字段由信息的最后发送者添加,是关于信息原始来源的地址和回朔路径。Reply-To字段是有信息源添加用来直接回复（地址？），而Return-Path是一个到信息原始来源的回朔路径。
“Received” :由每个中继服务站添加，用于帮助追踪传输中出现的错误。字段内容包括，发送、接收的主机和接收时间。参数via用于记录信息发送后经过的物理站点，”with”指示了使用的邮件、连接的协议。参数id用于标识邮件。参数for用于记录发送者的分发的目的地址。
Ø 信息源的字段-Originator Field
“From/Resent-From” :与sender必须至少存在一个。
“Sender/Resent-Sender”
“Reply-To/Resent-Reply-To”
当自动生成回复信息的地址列表时，应当注意：如果没有”Sender”，将会使用”From” .接收者在回复信息时，邮件sender中的信息不会被自动使用。如果”Reply-To”字段存在，将使用该字段信息，而不是”From”字段。如果有”From”而没有”Reply-To”，将使用”From”。
Ø 接收者字段-Receiver Field
“To/Resent-To”
“Cc/Resent-Cc”
“Bcc/Resent-Bcc”
Ø 参考字段
“Message-ID/Resent-Message-ID”
“In-Reply-To”
“Reference”
“Keywords”
a) “MIME-Version” :所使用的网络邮件格式标准版本
b) “Content-type”
邮件内容数据的类型，包括类型标识(type)和子类型标识(subtype)，前者类型标识(type)声明了数据的类型，后者子类型标识(subtype)为这种数据类型指定了特定的格式。
比如content-type:image/xyz;说明数据类型是图像型(image)的，图像数据格式是xyz。
类型标识(type)与子类型标识(subtype)由斜杠”/”来分割。
类型之后是参数集合parameter。
邮件的数据类型分为七种，分别是:文本(Text)、多文档(mulipart)、消息(Message)、图像(Image)、音频(audio)、视频(Video)、应用(Application)。
文本(Text)—文字类信息，其基本的子类标识是”Plain”，即没有格式的文本。除了需要支持指定的字符集，获得文本信息不需要特殊的软件。文本子类用于多信息文本，在其上应用文字处理软件可以美化文本的外观，但文本的内容及涵义无需任何软件。因此子类型包括任何可读得文字处理格式。
多文档(mulipart) —包含具有独立数据类型的多个部分。其中定义了4个最原始的子类型：mixed(基本类型), alternative(具有可供选择的多个格式), parallel(同时阅览的部分), digest(都是消息型的多部内容).
消息(Message) –未封装的消息。该类型的消息体本身部分或全部都是RFC822格式。基本子类是” rfc822”。”partial”表示局部消息，允许邮件传输中可分块进行。”External-body”表示扩展大邮件。
图形(Image) –需要有现实设备。子类主要是两种应用广泛的图形格式：jpeg, gif。
声频(audio) –基本子类”basic”,需要声频输出设备。
视频(Video) –基本子雷”mpeg”,需要视频显示设备。
应用(Application) –其他类型数据，无法解析的二进制数据。基本子类”octet-stream”，用于不可解析的二进制数据情况，为用户提供将信息写入文件的方法。”PostScript”表示传输脚本文档。
Content-type类型默认为Content-type : text/plain; charset = us-ascii。如果content-type没有明确制定，那么系统会默认为该类型。
当遇到未知的类型时，将会把未知类型当作”application/octet-stream”对待。
c) Content-Transfer-Encoding头字段
许多邮件内容是以最原始的格式传输的，8位字符或二进制数据，但对于有些协议这种格式数据就不能正确传输了。例如RFC821限制messages必须为7位US-ASCII数据，而且每行不能超过1000个字符。
因此，有必要定义机制来把数据编码成7位短行格式。编码的目的就是用网络可以传输的方式来表达邮件内容。
Content-Transfer-Encoding实际上就是在类型数据的本地表述和用7位邮件传输协议转化的表述之间的一种映射，比如协议RFC821(SMTP)。该字段的值就是指定编码类型的一种标识。
其值如下：
“7bit”,”8bit”, “quoted-printable”, “base64”, “binary”, “x-token”
标识不区分大小写，如果没有明确指定，该字段的默认值是”7bit”。
若值是”8bit”,”7bit”或”binary”时，表示没有做任何编码。（继续翻译）
所有带前缀”Content-”的字段对正文都定义有含义，而其他得头字段一般都被邮件体部分忽略。
协议中指出，在multipart的情况下,即多个不同的数据集合合并在同一邮件体内，此时头字段中”multipart”参数值必须存在。这时邮件体必定存在一个或多个子部分，每一个子部分都会由边界(boundary)封装,而且最后一个子部分后面必须跟一个结尾边界。每一部分都会由边界开始，然后包含着邮件子体的头信息（header），空行，然后是邮件正文。
如果没有填写content-type的头字段，那就是暗示相应的邮件体时US-ASCII的普通text/plain文本。
Boundary在作为边界值封装邮件时，其使用方法是值前加两个”–”。在一些特殊情况下，这种用法也不一定适用。
封装部分的结尾，boundary和前面的使用格式一样的情况下，后面再加两个”–”的形式表示。
Content-type字段参数的语法是把boundaries的值包含在引号之中。也可以没有引号，但又引号是最保险的。有一些非法字符会出现在boundary值中，如果不加引号会引起错误。
注意封装边界必须在行的开始，后面是回车换行CRLF,开头的CRLF会被当作边界的一部分，而不是上一块内容的一部分。边界后面跟一个CRLF和下一部分的邮件头字段，或者，两个CRLF，这种情况下不会有细一部分的邮件头。
在边界之间（子部分头一个boundary和上一部分结尾boundary之间或者正文第一个边界之前邮件头之后），会有一些可添加额外信息的空白空间，这些空间邮件解析时会略过。
Multipart子类型的简要介绍：
Mixed:表示个子部间互相独立，需要以特定的顺序排列。
Alternative:每一子部分的是相同信息的不同版本，各部分排序，最优的排在最后，但优先使用。
Digest:将子部分默认成message来处理。
Parallel:同时显示多个子部
在发送邮件时，该类型会频繁使用来封装子mail邮件。通常的子类型是message/rfc822，该类型下没有必须添加的参数。额外的子类型”partial”和”External-body ”，需要必要的参数。
编码方面，该类型只允许”7bit”“8bit”或”binary”。message的头字段通常是US_ASCII的，message体内可以按照其自身的content-transfer-encoding字段值进行编码。
1）message/rfc822
该类型是rfc822协议的message。但不必和最外层的rfc822 message那样有from, subject,以及目的字段。该类型可以由高版本的邮件替换，及兼容MIME message。
2）message/partial
有些邮件发送机构限制邮件发送的大小，这样，大的邮件对象（vedio等）必须分成多部分发送。“message/partial”说明该邮件体包含了一个大邮件的一段。该类型需要3个参数：
Id,尽可能保持唯一性，为了把各部组合到一起。
Number,该部分在整体序列中的编号。
Total,所分部分的总数，该参数一般在最后一部分出现。
发送大邮件诸如vedio文件时，由于文件太大，超出单次发送限制，需要把文件分割成多个部分。基本过程是，把vedio类型的message,分割成多个单独的vedio类型的message,每个部分再由”message/partial”类型的message封装起来，并添加分段信息。
当接收方收到该message时，各段落会`根据分割信息重新组合起来，新的信息仅是vedio类型，即去掉了外层的”message”类型封装。
组合原则：
(1) 拷贝第一部分的外层” message/partial”的头信息，除了”content-”，”message-id”，”Encrypted”，”MIME-Version”，其它为必拷贝信息
(2) 把内层的封装信息的”content-”，”message-id”，“Encrypted”，“MIME-Version”的头信息全部拷贝到新message中。
(3) 第二部分和以后部分的头信息全部忽略。
未经允许不得转载：金蝶精斗云 » 电子邮件的格式标准说明
金蝶精斗云
