销售单据操作的通用说明

销售单据操作的通用说明

l     单据保存的最低限价预警说明。

销售系统中的销售订单、销售发票在保存时会检查一些内容,比如所有必录项是否都已经填入内容、销售最低限价预警等,在基础设置】→【销售价格资料】→【操作】→【价格管理选项】→【限价控制,有两项“最低限价控制强度”“最低限价控制时点”,“最低限价控制强度”如果选择不予控制,单据保存时就不控制价格,如果选择密码控制,则可以通过此窗口设定密码,如果单据的价格低于最低价格,则通过是否知道密码来判断是否允许保存,输入密码正确就可以保存,无法输入密码就不可以保存,当然,如果在“最低限价控制时点”选择保存时判断,那上述内容就会在保存时判断,如果选择审核时判断,那就在审核时判断最低限价。想了解关于价格管理的详细内容,可参考销售价格管理章节。

l     单据必录项提示

采购订单中的信息很多,但在录单时可以选择性的输入部分内容,先说明哪些项目是必须填入的,简称必录项;采购订单的必录项包括供应商、日期、编号、采购方式、币别、汇率、物料代码、单位、数量、交货日期;细心的你可能发现在订单编辑界面中,上面所提的这些信息后面均有一项内容(*),这个标志就代表此项信息是必录项,你可以不必记住订单必录项,通过这个标示在保存前检查是否有遗漏的未填写信息即可。

l     单据保存后新增

单据保存还有个选项需要说明,点击菜单查看—选项—保存后立即新增,选择这项,那在订单制作保存后,系统立刻进入下一张订单的编制界面,用户可以直接录单,这适用于连续录单,;如果不选择此项信息,那么用户录单保存后,系统停留在编制的订单界面,用户可在此基础上进一步修改刚录制的订单,当然,在点击工具栏上的新增厚,同样可以编制一张新订单。这个功能在每个单据编辑界面都可以随时改变,以适应不同用户的操作习惯和要求。

小提示:部分用户在第一次录单时不清楚上面选项的作用,在保存单据后不知道到哪里可以查看到刚编制的单据,这种情况可以通过打开单据序时簿查看,如果希望单据保存后依然可以方便的检查和浏览,那可以不使用保存后新增这个选项。

l     单据可查看的信息数据

采购系统的单据录入过程中,可能需要参考很多库存信息和价格信息,因此在单据编制界面的菜单中提供相关信息的查找,用户可以随时查看供应商或物料的基础资料、物料的价格管理信息、当前物料的库存信息及历史价格信息等,通过点击菜单查看即可调出这些信息。需要详细说明的是价格,单据可以查看采购价格资料中的物料价格,还可以查看物料的发票历史价格,通过获取采购价格这个功能,可以直接将采购价格资料中的物料价格直接填入单据明细项中。

l     复制单据及批量复制

用户日常工作中,录入单据的工作量很大,系统提供复制单据和批量复制单据的功能,可以最大程度地减少录入单据的工作量,这是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说以下复制的具体实现方式。

单据编辑界面和单据序时簿查询界面有两个复制单据的功能,在编辑界面的复制是一对一的复制,且复制后还要录入和确认其他无法复制的信息;在序时簿查询界面是多对多的复制,复制后的单据即是一张已完整保存的单据,这就是在编制订单时复制和序时簿里的批量复制的区别。下面说以下复制的具体规则:

Ø         在单据序时簿上只提供整单复制的功能;

Ø         单据复制时单据号自动顺序递增,即不能复制原单的单据号;

Ø         复制单据日期自动默认为当前系统日期;交货日期默认为当前系统日期;

Ø         复制时默认为被复制的单据的必录项是齐全的,不进行必录项的检查;

Ø         所有的单据,无论被复制单据的状态如何,都可以进行单据复制,且复制后的单据都处于可编辑的状态,且<审核人><记账人>等字段应置为空值,源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据;

Ø         复制相当于手工新增,如果被复制单据是关联生成的,则不复制该单据的源单据号码;

Ø         在初始化设置中,不提供复制功能;

Ø         一旦出现保存时条件不能满足,不能保存时(例如不允许负库存,却出现了负库存),系统中断目前单据的处理,并由用户选择是否继续进行其他单据的复制处理。

以下内容是批量复制的操作说明:在序时簿界面中,用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目、或者使用快捷键Shift选中多张单据,使用复制选择〖操作〗〖复制所选单据〗。在当前采购订单界面上,单击【复制】或选择〖操作〗〖复制所选单据〗,系统会自动按所选单据生成同样数目的新单据,并给予复制提示信息表。

小提示:复制单据,如果是源单的关联信息,比如采购收货单中的应收数量,就不被复制到新的单据中,换句话说,复制后的采购收货单中的应收数量为0,不记录原单据同其他单据的关联数据和信息。

l     复制当前分录

用户日常工作中,同一张单据中,往往有很多行与行之间差别不大的数据,使用该功能可以最大程度地减少录入单据的工作量,这是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说一下复制当前分录的具体实现方式。

只有在单据编辑界面才能使用此功能,使用该功能可以将选中行的数据复制到单据末行,下面说一下复制当前分录的具体规则:

Ø         该功能使用的前提条件是单据表体中光标所在的行必须有数据。这里的数据是指:该行至少已录入“物料代码”。

Ø         当单据表体某一行有数据,光标落在该行任意一个可编辑的列中,在操作选项中点击“复制当前行”功能,系统将自动将光标所在行的内容,复制到当前单据最后一行。

Ø         各行的关联数据列不在复制的范围内。

Ø         复制行的各列可以依据现有的各单据表体的设计规则,对于可编辑的列,可以手工修改

Ø         单据在新增、保存时,该功能亮显,可以使用。审核后,该功能灰选,不能使用

最后一行指:例如:现在表体已经有3行数据,第二行为空白行,将光标放在第一行的可编辑列里,使用该功能,复制的行处于第4行,而不是第2行。

l     批量填充

用户日常工作中,同一张单据中,往往有很多列的数据是相同的,例如仓库、备注列。使用该功能可以最大程度地减少录入单据的工作量,这也是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说一下批量填充的具体实现方式。

只有在单据编辑界面才能使用此功能,使用该功能可以将选中行的数据复制到单据末行,下面说一下复制当前分录的具体规则:

Ø         当单据表体某一行有数据,光标落在该行任意一个可编辑的列中,点击“批量填充”功能,系统将自动将光标所在列的内容,填充到当前单据该行下面所有有数据的行的相同列中。批量填充功能只能填充光标所在行的下面行的相同列,对于其上面行相同列不起作用。

Ø         单据表体中就会出现同一列中有些行能编辑,有些行不能编辑,对于不能编辑的行,该功能不起作。

Ø         复无论单据处于何种状态,当光标落在“辅助属性”列时,该功能灰选,不能使用。

Ø         单据在新增、保存时,该功能亮显,可以使用。审核后,该功能灰选,不能使用。

说明:单据中,如果单据中的物料代码列使用该功能,系统将自动将光标所在列的物料代码,填充到当前单据该行下面所有有数据的行的相同列中。相当于手工录入该物料。

 

l     审核与反审核

KIS专业版中,提供单据审核和反审核功能。审核就是在当前发票界面、新增并保存了一张单据后,(1)单击工具条上的【审核】;(2)选择〖查看〗〖审核〗;(3)直接使用快捷键F4,系统会自动审核该张单据,并给予相应提示信息;另外,对已审核的发票选择〖查看〗〖反审核〗、或者直接使用快捷键Shift+F4,系统会自动反审核该发票,并给予相应提示。

另外在发票序时簿上,也可以进行发票的审核、反审核操作。方法是:1)单击工具条上的【审核】;(2)选择〖查看〗→〖审核〗;(3)直接使用快捷键F4;(4)在右键菜单中选择审核来进行审核。

l     作废和反作废

KIS专业版中,提供单据的作废和反作废功能,单据在编制完成后,未审核的状态下,单据可以执行作废操作,单据作废后不参与报表的统计汇总。具体操作是新增并保存了一张单据后,打开单据序时簿,(1)单击工具条上的【查看】—【作废】系统会作废该张单据,并给予相应提示信息;,对已作废的单据选择〖查看〗→〖反审核〗,系统会自动反作废该单据,并给予相应提示。需要说明的是,作废单据可以让此单据在当月期间报表汇总时不包括作废单据,同时结账时不检查作废单据是否审核。如果对已结账期间的作废单据进行反作废操作,需要首先更改单据日期,然后才可以审核和加以使用。

l     前单后单查询

 

KIS专业版中,提供单据的前单后单查询功能。通过单据上的工具栏上的“前单”、“后单”按钮可对前后单据进行快速查询。用户还可通过点击“后单”旁的下拉箭头,可打开最近所访问的单据。

前单后单顺序:

a如果是通过打开单据进入单据界面,则前单后单是针对此单据的录入顺序而言;

b如果是通过序时薄进入单据界面,则前单后单是针对当前序时薄的单据顺序而言;

c如果是通过报表穿透查询进入单据界面,则前单和后单隐藏不显示。

前单后单查看时,根据权限控制查看单据。即没有权限查看的单据,通过前单后单查询时不能查看。

 

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