HR该如何做职务分析

HR该如何做职务分析

许多企业的职位分析却是个不折不扣的空白,全是程式化的语言,有形式无内容,没有任何指导意义和可操作性。


职务分析是人力资源管理的基础,是所有人力资源管理的依据和参考,离开了职务分析,一切的管理工作都是感性的行为,毫无科学性可言。而在我国的许多企业中,这项工作却是个不折不扣的空白。至多有一份粗浅的岗位描述,而且全是程式化的语言,有形式无内容,没有任何指导意义和可操作性。


可喜的是,现在许多的企业开始认识到了职务分析的重要性,开始研究实施企业的职务分析工作,有的甚至请专业的咨询机构,请外来的和尚念经。职务分析工作开始在我国的企业中得到逐步的开展。


一、什么是职务分析


职务分析就是对员工的工作岗位进行科学规范分析,以确定该岗位的工作目的、工作内容、职责权限、工作关系以及任职资格等主要内容,出具职务说明书,作为其他人力资源管理活动和决策的基础性依据。


二、职务分析涉及到的人员


由于职务分析是对组织存在的所有岗位进行分析,因此,它涉及到了包括从总经理到普通员工的所有人员,每个人都将在其中扮演一定的角色,各司其责。


一般,职务分析包括以下几个角色:


1.总经理:总经理为职务分析工作提供支持帮助,推动此项工作向前开展并落实。


2.人力资源经理:人力资源经理是职务分析工作的专家,负责设计分析方案,设计分析工具和流程,分配分析任务,并组织实施各项工作方案。同时,人力资源经理还应该为其他人员包括总经理提供业务咨询,帮助员工正确理解职务分析,解答工作过程中的疑问,使职务分析工作顺利得到开展。


3.直线部门经理:直线部门理解并帮助本部门员工实施职务分析,使绩效管理落到实处。


4.员工:根据经理的安排完成有关分析的任务,积极与经理沟通,使得职务分析工作更加的真实有效。


三、职务分析涉及诸要素


一般,一份有效的分析报告要包括以下几个有关员工职务的要素:


1.职务的名称


2.职务的上下级职务;


3.职务的下属人数;


4.职务包含的工作任务数量及相关内容;


5.每项工作任务的考核标准(一般是量化的);


6.职务的职责权限;


7.实施该职务的困难之处;


8.职务的工作关系;包括上级、下级、同级同事及内外联系的部门和人员。


四、职务分析的方法


通常,职务分析有如下几种方法:


1.问卷调查法


这是职务分析最为常用的一种方法,主要由人力资源部门设计调查的表格,表格分两种,一种由当值员工自己填写,一种由该员工的直接上级填写。


这样,通过两张表格基本可以反映出员工的职务内容和任职资格要求。


2.座谈法


座谈法是员工的直接上级召集员工进行座谈,通过员工的描述做出职务说明书。这种方法需要经理在座谈之前拟订一份详细的问话清单,全面列出涉及员工职务的内容及任职要求。在座谈的时候,经理应用简练易懂的语言将职务内容传达给员工,鼓励员工尽可能多描述自己的职务。


3.观察法


观察法即是通过观察,获得员工的职务信息的过程。这种方法一般适用于工作周期比较短的员工。在不影响员工正常工作的条件下,通过对被调查员工的观察,将有关工作的全部信息真实地记录下来,然后对所收集的信息进行分析、归纳,制定出职务说明书。


4.工作日志法


工作日志法是员工的直接上级事先设计好详细的工作日志表,让员工按照要求在规定的时间填写,真实表现该员工的每日的工作情况,从而收集员工的职务信息。


使用这种方法,需要注意,工作日志应该及时填写,一般半小时到四十五分钟为一个周期,或者以一个工作日为单位,做什么填什么,及时全面地填写。使用这种方法时,管理者应该加强监督,督促员工认真及时填写。


五、职务分析的流程


一般,职务分析有如下五个流程:


一)职务分析的计划阶段


1.明确职务分析的目的。首先要明确职务分析的目的是什么,统一组织的思想。


2.获得企业高层管理者的支持。获得高层支持是推进职务分析工作的前提。


3.建立职务分析小组。建立专门的职务分析小组,一般每个部门出两名,一名部门经理,一名操作人员,小组组长最好由总经理担任,人力资源经理一般担任副组长,这样便于职务分析工作的推进与组织,也便于人力资源经理与总经理的沟通。


二)职务分析的设计阶段


在设计阶段主要解决如下几个问题:


1.划分职务分析中的角色。即总经理、人力资源经理、直线经理、员工等在职务分析中各自扮演什么样的角色,通过角色划分,明确各自的责任,使职务分析落到实处。


2.选择职务分析的方法。选择合适的分析方法,使之更加方便有效。


3.设计必要的分析工具。工具即是所使用的表格,无论采用什么方法,都离不开表格的使用,因此,人力资源部门应设计相关的工作,并培训分析小组有关的填写方法和注意事项,以减少分析工作中不必要的麻烦。当然,人力资源部门还应时刻准备介绍经理和员工的问讯,为其提供咨询服务。


三)信息的收集和分析阶段


这个阶段主要包括以下方面:


1.职务名称;


2.职务的目的;


3.职务的上级;


4.职务的下属人数;


5.职务的主要职责;


6.职务的权限;


7.职务中各项工作任务的衡量标准;


8.职务的工作环境;


9.职务的难点;


10.职务的工作关系:上级、下级、同级同事及内外联系的部门和人员;


11.职务的任职资格要求:最低的学历、知识、经验要求,年龄要求,各种技能要求及其他必被的要求等。在这里,需要注意的是:所有的要求都是最低的要求,而不是越高越好,要符合合适的人在合适的岗位上的原则。


四)职务分析的结果表达阶段


这个阶段是将所收集的信息经过多次讨论和分析之后,以职务说明书的形式确立下来。主要包括两部分内容:职务的内容和其任职要求。


五)职务分析的运用阶段


这个阶段主要关注于职务说明书的运用:用于制定人力资源规划、员工招聘、职务评价、薪酬设计、绩效管理、员工培训、职业生涯规划等,以提高人力资源管理的科学性和规范性。


至此,职务分析的流程全部结束,但这不代表职务分析工作就可以一劳永逸了,也不代表职务说明书就可以存档收藏了。


我们的职务说明书应该作为经理管理的有效工作经常参阅,应该随着岗位的变化、组织结构的变化等不断地进行调整,不断进行完善和提高,使之更加适合具体的情况,更加发挥它的作用。


所以,诊断修改的工作必不可少。这是我们的管理者经常忽略的地方,对此,应该引起特别的注意。


六、职务分析的检验与控制


职务分析是否有效,是否正确,可以用下面的6W1H来进行检验,即:


1.职务的责任者是谁(WHO);


2.职务的服务对象是谁(FORWHOM);


3.为什么要做该项职务(WHY);


4.职务的主要工作内容(WHAT);


5.职务的工作地点(WHERE);


6.职务的工作时间(WHEN);


7.完成职务所使用的方法和程序(HOW);


只有对上述七项内容都做出了完成的回答,才能对一项职务进行详细正确的描述,缺一不可。所以我们在做完职务后有必要以此为依据对职务分析工作的信度和效度进行分析。


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