怎样组织高效的会议【职场成功经验】

怎样组织高效的会议

“会议拉锯战”是每个人都头痛的。如何高效的进行会议，相信每个人都希望了解。那么或许这篇文章：http://www.scottberkun.com/blog/2010/the-22-minute-meeting/ 可能给大家有所启发。这是一篇翻译稿，摘录过来分享给大家，希望有帮助。
没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下，大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。那么，如何剔除会议中那些浪费时间的方面，留下精华部分？让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟，Nicole 首先提出了这个想法，我个人认为这是目前所能看到的最容易做到而且有效的办法。
核心图示

步骤/方法

制定 22 分钟时间的会议
谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。
其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。
但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。
有个共同的议程
有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。
可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。
提前 3 天发送邀请和相关必读内容
虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。
千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。
准时开始
会议准时开始的这种情况发生的几率有多少？该死，实际情况是几乎没有。
你可能会说，部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的，甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。
同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休息时间。
站着开会
舒适的椅子会让人“变懒”，而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充。
同时，你需要保持你的观点，如有必要请保持沉默，将它留到会议外去单独处理。
不要带笔记本，但记得带纸笔
如果你承诺会议会在 22 中之内搞定，那么就没有必要带其他无关的物品。
我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 — 看起来你在开会，而其实你的心已经飞往他处。
纸和笔会让你的头脑清醒，也有利于分工：一个人讨论问题，另外一个人记录。
同时禁止带手机
理由同上
注意！记录所有的话题相关的反馈
如果是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色，记录所有应该注意的点。
同时，反馈中可能会有支线等情况发生，你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。
尽可能快的发送会议记录
22 分钟并不长，但你应该尽可能快的发送相关的会议记录，组织并计划下个会议。