采购、付款的会计控制（建制篇）（九）

　　45.如何建立采购与付款内部会计控制？

　　采购与付款内部会计控制的要点如下：

　　（1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制。

　　（2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

　　（3）采购部门根据采购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。

　　（4）物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。

　　（5）批量物资采购，应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性；

　　（6）采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

　　（7）物资验收后，仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账；

　　（8）对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件，确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前，应进行以下检查：①与采购有关的原始凭证（如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等）是否齐全、是否合法。②相关凭证（如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等）的内容是否一致；如不一致，应了解原因。③是否有公司负责人批准签字的付款通知单。④其他有关人员在单证上的签字是否齐全。⑤发票的折扣是否与合同要求相符；采购数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。

　　（9）第十六条  除了不足转帐起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转帐。任何部门和个人不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款。

　　（10）财务部门应及时取得供货商对账单，并定期与应付账款明细账相核对。如有差异，应查明原因，及时处理。

　　46.如何建立仓储管理内部会计控制？

　　仓储管理内部会计控制的要点如下：

　　（1）仓储管理包括验收、储存、发货等环节。保证物资的品质完好与安全完整，是仓储部门的责任。依据仓储管理的特点，仓储管理可以实行仓库保管员专人负责制。

　　（2）采购物资到达公司之后，仓储部门要及时进行验收工作。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

　　（3）物资验收入库后，仓储部门应填制验收单。

　　（4）物资验收入库时，仓库保管员必须依据其物理特点进行适当的分类管理。

　　（5）仓储部门必须严格出库管理。仓库保管员只有在收到经批准的发货单，并将发货单与客户的提货单核对无误后，才能进行发货。

　　（6）对于销售退回的物资，仓储部门应该依据有效的批准文件，及时办理退货入库手续。

　　（7）仓库保管员应该对其所保管的物资经常进行安全检查、定期盘点（至少每季一次），并主动与财务部进行核对，防止物资霉烂变质、毁损丢失。

　　（8）财务部门应该不定期对仓库保管的物资进行抽查，发现账实不符，应交有关部门查明原因，及时处理。

　　（9）下列情况造成的物资损失，由仓储部门及仓库保管员负责赔偿：①未按规定程序分类保管物资而使物资霉烂变质的或降低品质的；②未按规定程序保管物资而使物资毁损丢失的；③未按规定程序进行发货造成公司损失的；④其他不能说明原因的物资损失。

　　47.如何建立成本与费用内部会计控制？

　　成本与费用内部会计控制的要点如下：

　　（1）生产必须依计划进行，领用材料必须办理领料手续。

　　（2）只有依据计划部门下达的“生产通知单”，仓储部门才能发料。

　　（3）月末，应对材料耗用民政部进行盘点，未用完的材料应办理退料或“假退料”手续。

　　（4）必须按成本计算对象对耗用材料进行适应的分配。

　　（5）应该对费用开支实行总额控制，超过费用总额的开支，原则上不予报销。费用总额的控制标准在单位年度预算中确定。

　　（6）制定并实施健全有效的费用预算与控制标准是单位财务部门的职责。各单位必须建立费用核准制，严格费用开支的审批，特别是预算外的开支，必须履行特殊的审批手续。

　　（8）所有费用单据只有经过书面核准才能进行报销。

　　（9）必须制定并严格执行费用开支范围。

　　（10）财务部门在办理各项报销手续时，应该进行如下复核：①成本、费用的开支是否合理、合法，有无相关人员的批准签字；②成本、费用的开支是否超出开支标准或预算范围；超标准或超范围开支是否经特别授权；③相关的原始发票是否真实；计算是否正确。

　　48.如何建立固定资产内部会计控制？

　　固定资产内部会计控制的要点如下：

　　（1）固定资产的购置必须经过请购、批准、订购、验收、货款结算等环节。购置业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制。

　　（2）固定资产的购置必须按照预算进行。每年第四季度，各单位财务部门应该会同设备管理部门编制本单位下年度的固定资产预算计划，固定资产预算经董事会批准后生效。各公司遵照执行。

　　（3）设备使用部门应该根据经营管理的需要，提前向设备管理部门提出请购申请；请购申请应明确填写请购理由、设备名称、数量、规格、预计金额、需用日期等要求。

　　（4）设备管理部门收到请购单后，应该根据固定资产预算及批准权限，对请购申请进行处理；超越设备管理部门权限的，设备管理部门应及时报请有权批准的部门进行处理。

　　（5）固定资产的购置由单位设备管理部门或采购部门负责。请购单被批准后，设备管理部门或采购部门应填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。

　　（6）固定资产的采购，需要预付款项的，必须与供应单位签订合同。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。

　　（7）固定资产的批量采购，应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性。

　　（8）购置的固定资产到达之后，设备管理部门要及时通知设备验收部门进行验收。设备管理部门及验收部门要严格按订购单上要求进行验收，并填制验收单。

　　（9）需要安装的固定资产，设备管理部门要及时组织固定资产的安装与调试工作。

　　（10）固定资产达到可使用状态后，设备管理部门应该及时将固定资产移交给设备使用部门。移交时，应填制设备移交清单。

　　（11）设备管理部门应对固定资产实行卡片管理。固定资产卡片必须详细记录固定资产的使用单位或使用人、存放地点、固定资产名称、取得方式、原值、预计使用年限、已使用年限、已提折旧等。

　　（12）固定资产维修应纳入预算。因管理不善或使用不当等人为责任而引起的固定资产维修，设备管理部门应查明原因，分清责任，进行相应处理。

　　（13）固定资产至少每年盘点一次，由设备管理部门会同财务部门进行。

　　（14）固定资产的内部转移、出售转让、投资转出和报废清理，应该办理申请、审批、调拨（清理）、记账等相关手续。

　　（15）固定资产的毁损和非正常报废，应由设备管理部门查明原因，分清责任，进行相应处理。

　　（16）财务部门在进行会计处理时，应进行以下检查：①与购置固定资产有关的原始凭证（如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等）是否齐全、是否合法；②相关凭证（如调拨申请单、内部转移清单等）的内容是否一致；③其他有关人员在单证上的签字是否齐全。

　　（17）各单位应当根据具体固定资产的性质和消耗方式，合理地确定固定资产的预计使用年限和预计净残值，并根据科技发展、环境及其他因素，合理地选择固定资产的折旧方法。固定资产的预计使用年限、预计净残值和折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应报集团公司财务部批准。

　　（18）固定资产增减变动要及时进行会计处理。对未使用、不需用固定资产要及时办理封存手续。清理报废的固定资产残值应及时入帐，实物要妥加保管和统一处理。

　　（19）财务部门应依据固定资产明细账，定期与设备管理部门进行对帐，做到帐、卡、物相符。