财务人员!你对ERP来说很重要

        ERP是什么?

ERP是一套完整的供应链系统,功能强大的ERP基本囊括了从计划-采购-仓储-制造-品质-销售—资产管理-财务核算-财务分析与报表-客户关系管理等等所有的企业运营环节。财务是其中的一个重要环节,作为一名财务人员,如能在工作中遇到公司更新或上线ERP系统,而自己恰好又可以参与其中,那将是一件很值得高兴的事。根据行业不同,各ERP软件的开发重点也不一样。制造型的企业,偏向于计划管理、流程精细化管理,对于工单、工时的管理会更专业。而商贸型企业则更偏向于CRM(客户关系管理)以及仓储物流的精准管理。

公司准备更新或上线ERP系统时,财务可以做什么?

首先我们必须了解清楚公司上线系统的初衷是什么,其次需要思考如何将公司的管理流程和管理模式转移到系统中去,以更好地提升效率、精细管理、减少差错率。最后,需要结合公司具体上线的系统类型做具体计划和安排。

如果公司上线的只是一套单纯的业务系统,并没有财务的模块(凭证、报表等),或者有财务模块但二者信息不相连,我们就需要思考怎样才能实现业务和财务系统的无缝对接,减少人为操作的失误。如果公司准备更换或上线的是一套完整的ERP软件,那么我们作为财务人员就需要熟悉所有的业务场景。

只有了解业务流程,才能做好财务管控、做好财务分析,帮助公司实现精准管理的目标。建议在前期调研时,财务负责人一定要全程参与所有部门的调研及需求确认。因为业务部门只是站在自己的立场思考,觉得怎么怎么做是对的,但是这么做是不是真的对,需要财务人员从成本效益及内部控制的角度作出再判断。

比如很多企业都会发生的“其他出库单”,对于业务部门来说,这就是一个单据类型而已,流程应该和正常出库一样,没有什么特别。但是站在财务的角度去考虑,“其他出库单”则是属于非常规的例外事项,需要由财务进行审核。这个审核是在系统里给财务设置审核权限做事中控制,还是每月定期将原始单据做事后监督,可根据公司自身实际情况做安排。

另外,ERP重在流程设计,如果流程设计有问题,可能就会出现监管不到位的情况。所以每个企业应该根据自身所在行业以及管理重点去选择适合自身特点的系统,既不要盲目追求高大上,也要有企业发展的前瞻性眼光,以保证系统符合未来发展的需要。当然,大型规模的企业也可以自行研发、定制ERP系统。

企业的业务系统和财务系统不相连情况下,财务人员要注意什么?

财务人员最关心的通常有两个核心点:

成本核算;

两套系统数据的一致性。

成本核算,难点在于制造费用的分摊,或者是有工单的需要用工时或工作量来分摊直接人工到产成品上,作为制造型企业,这点尤为重要,一定要在调研前做好详细的准备工作,将需求明确地告知项目经理,确认是否可以按要求实施或开发。

两套系统数据的一致性。现在有一部分企业,信息从业务系统到财务系统的传递,是完全通过人为去操作的,这样就会导致财务人员每天都记账,工作量大且容易出现两个系统的数据对不上,通常是体现在应收应付不一致。对不上的最根本原因是业务系统的单据流程设计时未将权限划分,在其业务系统中未加入财务控制点,导致业务信息变更或修改了财务还不知道。

比如业务昨天做的销售出库单,财务在今天早上入账了,然后业务部门发现不对,将财务已在财务系统入账的业务单据进行了修改或删除,但并未通知财务,就出现了差异。在多客户、多供应商的企业中,一旦出现这种差异,往往很难查出来,假以时日,往来账就是一笔糊涂账,不清不楚,无形中会给公司带来损失,而且有很大的隐患。

那么在业务、财务系统不相连的状况下,应该如何避免以上的问题呢?我的建议是对业务系统做如下优化:

在业务系统中增加一个财务记账功能或财务审核权限,实现财务对业务系统的人为控制;

所有业务系统的数据到财务系统里入账时,能在凭证摘要中体现业务系统原单号的尽量体现原单号;

制定严格的单据递交到财务审核的流程,明确业务部门在多长时间须将原始单据呈交财务审核,减少业务人员改单的随意性;

要求会计人员每月内部核对往来账,导出业务系统里的原始单据明细,分周保存,按周核对往来单位当月新增的应收应付,做到周清周核,避免时间久了,核查单据时花费大量时间去查差异,甚至查不出来;

定期外部核对往来帐,对客户或供应商进行函证,有差异的事项列出,安排人做专项的核查工作。

文字来源:数字化企业网