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上线ERP后 该怎样处理你的主数据?

对于很多信息化基础比较薄弱的企业来说,处理好ERP项目上线后的主数据尤为重要,现有业务数据与ERP系统的衔接性,从EBOM到MBOM的正常过渡,保证系统运行数据准确,生产安排顺利进行,从而使企业ERP项目能够成功上线并实现正常运转。

1.建议机制原则

1.1一物一码

一物一码是研发工作乃至任何业务系统实施的基本原则,在此基础上,建议改进研发流程,无论是样品还是量产,在研发工作中只要涉及到新建物料的,首选要申请物料号;

1.2物料编码及信息申请管控

在实际数据创建和维护的流程中有很重要的一个系统外环节,就是物料申请人申请创建物料编码及相关信息,该环节需要进行管控,在企业的管理机制中必须明确要求申请人在申请之前到系统中查询现有物料信息,同时要核对实物。只有确认仓库中无该实物,系统中无此物料编码方可申请增加新的数据信息。

1.3产品/物料名称规范化

很多企业的产品/物料命名不规范,物料命名过于简单,很多个物料全部使用同一个名字,需要进行规范化处理;之所以如此,很多时候是因为做主数据收集的用户觉得这个事情太麻烦,而公司在管理层面上也未做明确要求。

1.4专人专门部门统一维护

产品/物料数据内容会涉及到销售,采购,仓库和生产,信息会来自多个部门,但最终的产品/物料的创建和维护建议在ERP项目上线后安排一个部门的某位负责人进行统一维护处理,如果产品/物料分散维护和管理,势必会造成数据出现很多无法预料的问题;

研发物料和产品建议可由研发部门自行管理和维护;正式物料和产品的数据信息可以成立数据处理小组,由数据处理小组进行处理,数据处理小组可归入IT部或研发工程部。

1.5维护顺序

首先维护产品和物料主数据;

其次维护产品和物料分部场所主数据;

再次维护产品生产工艺路线;

最后维护产品BOM;

上面提到的是最最基础的数据管理内容,另外还包括,客户主数据,供应商主数据,价格主数据,财务会计科目主数据,固定资产主数据等等。这些主数据的维护可以安排在后面或同步维护。

  2.如何管理从研发设计BOM到生产制造BOM的转变

数据的处理必须要专门的负责部门,建议由研发部门和单独成立的主数据小组来负责处理。一个产品必须要经历从研发到试产到批量生产的过程,系统外的管控工作有很多,这里不作过多阐述,其中起到主导作用的是研发部门,研发部门负责研发使用物料和产品数据的维护,并起到从研发到正式之间的过渡作用。数据处理小组专门负责处理从研发设计阶段转过来的正式物料及MBOM的创建和维护工作。

接下来我们探讨一下具体的实现过程:

2.1在系统中建立研发设计制造BU

在ERP系统中单独创建一个“研发设计部”的设计制造部门,然后将所有研发和样品需要使用的产品和物料全部放在该部门下面;该分部不做任何正常业务处理,只是专门用来维护研发产品和物料以及处理样品业务;

2.2申请创建研发/样品产品/物料编码

一旦确认需要执行研发和样品生产了,可以事先由研发部门自己创建相应的产品/物料编码。

对于研发需要申请的产品/物料,建议以“RD”打头进行编码,以区别于其他正常的生产产品和物料;在管理上要体现出研发物料编码与正式生产用物料编码的不同,研发用的物料编码在管理上要简单快捷,便于研发生产的试制安排,而正式的生产则走正常业务流程去执行;

申请时必须使用收集模版进行申请。

2.3系统外收集整理研发ITEM信息

这个阶段可以由研发部门自己单独处理即可,信息维护可以简化处理,只需要维护好系统要求及研发财务要求必备的信息即可;

将申请好的研发/样品产品/物料编码放入事先编制好的主数据收集模版中,并在模版中放置好需要维护的必要信息,包括销售,采购,仓库,生产的相关信息,完成之后流转回研发部统一维护负责人处进行后续的系统新增工作;

2.4系统维护研发ITEM信息及EBOM和ROUTING

根据维护好数据信息的主数据收集模版(含ITEM主数据、BOM、工艺路线),由主数据维护人员进入系统进行研发主数据信息的维护,以及EBOM和工艺路线的维护,完成之后通知研发产品/物料申请部门人员;维护EBOM时注意一点:如果研发产品需要使用到正式的物料,在录入系统时其对应的子件分部必须填写正式物料所在的分部场所。

注意维护的时候,一定要将该研发产品/物料维护到“研发设计部”这个虚拟制造部门下;

研发产品/物料及EBOM,工艺路线创建完成之后就可以安排研发生产了;

2.5确认从EBOM切换到MBOM的时间节点

研发测试生产阶段通过之后,研发部需要通过系统外的管理措施和要求确认一个EBOM可以切换成MBOB的时间节点;该节点可以根据企业当前的研发设计转制造的要求来安排,系统无法去判断切换的时间节点,必须人为判断。

2.6申请正式用于生产的产品/物料代码

一旦确定好切换的时间节点,就可以着手安排申请正式的产品/物料编码。与之前申请研发产品/物料编码一样操作即可,也需要使用收集模版,只是执行工作的人员不一样,正式物料收集完成之后需要安排给主数据小组成员进行处理,按照正式生产的产品/物料编码原则,将编制好的代码放在收集模版中发给到各个部门。

2.7各部门系统外维护正式ITEM主数据信息

此阶段要求按正式物料的要求维护所有必须要具备的字段信息,比如销售,采购,库存,生产,MPS,MRP等;

将申请好的正式产品/物料编码放入事先编制好的主数据收集模版中,并在模版中放置好需要维护的各部门未来使用的信息,包括销售,采购,仓库,生产的相关信息,然后将该模版进行流转,在各部门安排对应的负责人进行各块的业务数据信息维护;完成之后流转回统一维护部门负责人处进行后续的工作;

由于之前在做研发产品/物料的主数据信息维护时做过相应的维护,因此如果没有太大变化的情况下,有些数据可以直接延用,采用复制的方式就能进行正式数据信息的维护;

2.8系统维护正式MBOM和生产ROUTING

考虑到由研发产品切换成正式产品,其生产BOM和工艺路线的变化不大,因此可根据之前的研发产品BOM和工艺路线进行正式MBOM和工艺路线的维护;

此时,需要注意将正式MBOM和工艺路线维护到正式的生产工厂分部场所下面;可以采用从“研发设计部”复制BOM和工艺路线的方式,然后对复制过来的BOM和工艺路线按照正式BOM和工艺路线的要求进行修订来实现;

如果不复制也可以,就当成是全新的产品BOM和工艺路线维护,按照正式产品MBOM和ROUTING的标准维护方法进行数据维护即可;

2.9完成切换

数据维护完成之后,立即进行确认,如果一切都正确无误即宣告完成切换;

 3.重要说明事项

3.1区分好2个阶段

研发设计阶段和正式投产阶段;

在研发设计阶段,无论是首次维护还是后期的变更,其业务操作全部安排在“研发设计部”分部场所下执行;

正式投产阶段,产品的维护和变更由研发部负责按正常业务流程完成维护;

3.2区分好2个性质的分部场所

在研发阶段,研发产品和物料必须放在“研发设计部”;正式投产之后物料编码按正常编码规则执行,然后才可以放到正式的生产工厂对应的分部场所中;

3.3BOM版本管理

对于研发设计BOM来说,未来考虑到其经常会变,因此需要考虑其版本控制;在ERP系统中,设计BOM的版本可以通过有效期的管理来实现;某一版本的BOM一旦失效,可以在ERP系统中将生产日期范围置成失效状态,然后重新维护新的BOM,其使用日期置成有效即可;

3.4研发生产管理要求

研发生产管理要求详见“研发生产管理专题探讨”。后续会就这块内容做详细说明,敬请关注。

 4.新老物料编号的转变管理建议

ERP系统的实现,新老编号的切换,我们建议这样来操作:

4.1定义物料编码规则

在ERP系统中需要通过物料编号等物料主文件信息完成业务数据,尤其是库存业务数据的流程,所以我们需要事先对物料进行编码规则定义;

4.2物料盘点

1)整理新老编号关联关系清单

2)根据仓库日常工作安排进行物料/库位/批次纬度的盘点

3)整理盘点表中的老编号与新编号的对应关系

4)老编码维护停止,新编码维护流程启动;

5)新编码的盘点表导入系统

4.3新物料启用

1)系统内核对库存

2)补充缺失物料,定义编码规则

3)新物料编码启用

文章来源:数字化企业网