重视报价单!提升ERP系统运转效率

很多企业用户,在账务过程中用不惯报价单,认为其麻烦,往往会忽略掉它。但是,报价单在ERP系统中,却有着举足轻重的作用。报价时,如果不通过系统报价,而直接通过口头报价,价格确定后,直接修改价格表更改产品价格,缺失了报价单这一关键步骤,导致后续的很多功能都无法应用。

 1、报价单,可以作为销售定单的模板处理。

报价单,可以作为销售定单的模板处理,从保价单自动转换销售定单,可以方便销售定单的输入,提高销售定单的准确率。

如现在企业开发出一个新产品,在ERP系统中,输入相关的信息后,可以通过报价单给各个客户进行报价。当客户下定单时,就直接从报价单转换成销售定单,如此做,有如下好处:

(1)报价单上的所有信息都可以原封不动的复制到销售定单上,这可以防止在制作销售定单的时候,跟客户确认过的报价单上的信息,如付款条件、客户特殊要求等,不能准确的反映在销售定单上,而这是因为企业自身的失误造成的,所以,最终的后果还是要企业自己来承担。

(2)方便销售定单的输入。若没有报价单,则客户每下一次销售定单,用户都要在系统中,重复的录入一遍。而如果有了报价单,相同的定单内容,用户都可以通过“报价单转换销售定单”作业,自动把报价但转换为销售定单,大大方便了销售定单的录入,特别是对于“返单”来说。

(3)使得销售定单有据可循。若销售定单都通过报价单进行转换,则每张销售定单的价格,在以后进行查询时,都可以查到起产品价格的依据,即使几年后,来查询时,都是可以清楚的查到,防止错误。

2、报价单,可以反映产品的历史价格变更信息。

对于产品的价格变更,若都通过报价单进行变更的话,则可以通过相关报表,反映出产品价格的变动对于企业利润的影响,采取某些优惠政策,对于企业产品销售量的影响等等。而这些数据,可以为企业管理层,为产品重新定价提供依据。

(1)在ERP系统中,保留产品的历史价格,可以为企业分析出,新的价格有没有给企业带来预期的利润,若有,则说明企业的价格政策是可行的,可以继续下去;否则,就说明企业的价格政策是不可行的,虽然增加了销售量,但是没有增加企业的利润。

(2)ERP系统的报价作业,还可以对同一种产品,不同的客户根据其实际情况的不同,采取不同的价格。有时候,可能同一种产品,针对5个客户,有五个价格。这主要是根据客户付款条件的不同、历史下单量及跟客户的合作程度有关。而利用报价单功能,可以分别针对多个客户设置报价单。然后,客户下销售定单时,则根据报价单自动转换成销售定单,如此,就可以实现不同的客户不同的价格,防止张冠李戴。同时,因为不同的客户有不同的报价单,以后在查询时,也不怕那张销售定单找不到价格的依据。最后,通过报价单管理作业,即使同一个产品不同客户的价格变更,都只会影响特定客户的价格,而不会影响其他客户的价格。这一方面不容易出错,另一方面,也有利于统计,分析各个客户企业利润的贡献度,等等。

(3)通过某个客户在不同价格情况下的销售量,还可以分析出客户对于价格的敏感程度。从而为企业的定价提供依据,为管理层提供决策的数据支持。

3、报价单,可以使得价格控制更加严谨。

销售价格对企业来说,是一个比较敏感的数据。其准确性,直接关系到企业的利润。而报价单可以最大程度的保证企业价格的准确性,其提供了多种工具,可以协助用户管理好企业的价格。

(1)最底价格的限制,可以防止业务员没有低线的报价。

在报价单中,企业可以设置每个产品的最底价格,销售用户在给企业报价时,不能低于这个价格,若低于这个价格,系统是不允许审核的;也不允许其带到销售定单等相关的单据上去。

(2)对于不同季节,可以采用不同的报价单。从而实现价格的季节性变化管理。

企业有些产品,随着季节的不同,价格呈周期性变化。为此,一般的方法,是通过价格有效期限进行管理。但是,有一些用户觉得利用这个更改太麻烦,为此,可以通过价格表来进行管理,即方便,又不容易出错。

文章来源:数字化企业网