为达到物料平衡,财务管理需要做哪些工作?

“物料平衡”是财务工作中经常会听到的一个词,“物料平衡”是指什么,为达到物料平衡的要求,财务管理需要做哪些工作呢?

物料平衡在百度百科中是指产品或物料实际产量或实际用量及收集到的损耗之和与理论产量或理论用量之间的比较,并考虑可允许的偏差范围。在财务领域,物料平衡是指物料的进、出、库存的平衡。用计算公式表达就是:

期初库存+本月入库=本月领用出库+期末库存。

这样一个简单的公式,最起码涉及到三个方面的财务管理工作,包括库存盘点、出入库管理、成本分析。

Row of stock pallets in a warehouse

一、存货盘点

物料平衡中的期初库存、期末库存需要使用“存货盘点”工具来管理。

存货盘点是财务工作中比较普遍的一个日常性工作。存货盘点的目的主要有:

l 核实库存物资的名称、规格是否存在差异。

l 核实存货的状态是否完好,是否存在已毁损无价值的但未账务处理的,虚增资产。

l 核实是否存在账实差异,落实差异形成的原因。

造成存货账实不符的主要原因有:

l 物资在运输、保管、收发过程中的自然变化或损耗。

l 计量和检验方面的误差或问题造成的数量或质量上的差错。

l 保管不善、气候变化、灾害事故等原因导致的物料损耗或变质。

l 在物料收发过程中,手续不全、登记错误或凭证遗失造成的账实不符。

l 贪污、盗窃、舞弊等原因造成的物料损失。

l 未达账项造成的账实不符。

也就是说,财务人员在实施存货盘点时在落实差异时由可能发现以上环节中存在的管理漏洞。

案例:在A公司某厂家(某集团下属企业),财务人员在盘点时发现仓库内存有大批量的零件,但这部分物资账面无库存。通过了解得知,A公司的零件主要由集团统一采购,使用物料时由该公司人员提报物料计划集团总部办理出库。但是在办理出库时有两个选项:如果A公司该厂家直接到车间使用,那么在提报物料计划时选择领料单;如果A公司作为备用品不直接使用,那么在提报物料计划时应该选择转移单。

如果是领料单,即生成制造费用科目;如果是转移单,即生产库存商品-XX仓库。A公司是将该批次商品作为备用品存于仓库的,因为选择了领料单而费用化处理。

通过盘点,发现物料提报人根本不了解两者的差异,这样除造成产品成本不实之外,还产生了大批量的账外物资,存在很大的管理漏洞。

二、出入库管理

办理入库的手续为:采购订单—到货验收-仓库保管员核对物资名称、清点数量-办理入库。

办理出库的手续为:领料人取得需要领料的审批单—仓库保管员办理出库。

笔者曾经遇到一个案例,仓库管理员B在盘点时发现某项物资盘点数量与账面存在差异,随即将车间领料人员C叫过来,请求其协助办理出库,达到账实相符的目的。

在这个案例中说明即使在存货盘点中账实相符,作为财务人员也需要对出入库手续进行抽查。

另外,也曾经碰到过入库出库手续均造价造成重复付款的案例。这种案例尤其是在工程项目的物资管理中需要加以重视。某公司项目现场管理人员,将钢筋重复入库后又重复出库至某施工项目中(钢筋用于隐蔽工程)。财务人员在付款时,发现金额比较熟悉,遂查阅以前的付款资料、与项目管理人员核实时发现该舞弊行为。

上述案例为两批次同一物资且金额一致由于财务人员的敏感性而发现该舞弊行为。那么对于采购人员与仓库管理员、车间领用人员三个岗位合伙舞弊(重复出入库)的漏洞应该如何防范呢。

三、成本分析

在成本分析中,作为成本会计不仅需要展示数据差异,还需要对车间的领料的合理性、差异形成的原因、物料浪费毁损的证据进行一一落实。

物料平衡在成本分析中的要求就是要落实各项物料耗用的合理性。前些年某石化公司发现一次以水代油舞弊采购行为,其源头就是财务人员发现物料平衡连续出现异常。财务人员在分析成本时发现原料单耗总是偏高,在排查时发现原油的含水量偏高。通过一系列排查最后发现某原油运输车的罐体里装的是水而非油。

这个案例给我们的启示就是,物料平衡不仅局限于计算公式的相等检验,还要对耗用量的合理性进行查验。通过成本分析,也可以发现采购员、仓库保管员、车间领料人合伙舞弊的行为。

四、结论

物料平衡衍生出的财务管理行为除存货盘点、出入库管理、成本分析等外,还有诸如资金收支平衡、现金调节表、银行余额调节表等应用。

大道至简,朴素的道理背后蕴藏着丰富的内涵。财务不仅是专业,万物守恒。道法自然,在工作中品味财务的精深。

文字来源:中国会计视野