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企业重建财务流程的利器:在财务外包上应用云会计

企业核心竞争力的塑造取决于企业所选择的发展模式。作为负责企业财务管理的职能部门,财务部门应该以企业价值最大化为目标,形成知识和数据形式的管理决策,成为决策制定者们的智库。为了使公司良好运营,企业有必要建立一个完善的财务体系和管理方法。因此,越来越多的企业把目光投向财务部门,寻找新的突破。

云计算应用于财会领域,就是所谓的“云会计”。云会计的兴起对财务外包产生了巨大的影响,加速了财务外包的发展,也已成为财会领域发展的一个新机遇。在财务外包上推广应用云会计,成为企业重建财务流程、提高管理效率的一大利器。

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善用外力

随着现代财务管理与经济全球化的融合,企业不得不购买相应的软件和硬件以满足日益增长的需要,这些都会加大企业的成本投入。为了削减这些开支,近年来涌现出许多方法,例如,开始于20世纪90年代的财务外包以及近几年兴起的将云计算应用于财会领域。

专业化财务外包公司可以帮助企业降低财务成本、整合外部资源、规范企业财务管理、提高企业经济效益。财务外包根据其外包形式可分为传统财务外包和现代网络财务外包。前者是将财务管理活动的某一模块,如工资业务、往来账款业务外包给那些擅长此项业务的机构,后者主要是公司将部分或全部财务业务外包给服务商,服务商通过互联网网络财务应用平台,执行财务业务,并给予企业必要的财务顾问和建议,而财务分析和决策职能仍然由原公司执行。

第一份财务外包合同是英国石油公司于20世纪20年代初与埃森哲公司签订的,这使得英国石油公司的财务成本减少了一半。随后,世界范围内越来越多的企业开始采用财务外包方式。

我国财务外包业务起步较晚,发展缓慢。从财务外包服务企业看,国内开展财务外包服务业务的企业数量少,多集中在外资企业、中小型企业。从财务外包业务看,主要集中在传统的会计核算业务,比如往来账业务、出纳服务外包业务、代理纳税申报业务、会计系统初始化业务、临时会计人员顶岗业务等。这些传统的业务与会计师事务所、会计代理记账公司、税务师事务所业务严重重合,并没有发挥出财务外包公司的自身特性。从人员层次看,财务外包公司人员素质不高、学历集中在大专及以上、职业化水平较低,财务外包公司的人员素质较会计师事务所、税务师事务所人员素质低,较会计代理记账公司人员素质高。

财务外包公司的“软肋”

在我国企业财务外包的过程中,出现了多种多样的问题。其中较为突出的问题有:第一,我国企业没有完全接纳财务外包行业。通常情况下,财务在企业构成中占有不可或缺的作用和位置,同时它还包含企业所有的信息和机密。第二,财务外包引起企业机密外露的可能性很大,与此同时,财务外包在相互沟通时会存在不可透露的信息,这是因为企业不想让承包方完全了解自身企业的具体情况,例如企业的重要数据或者重要信息等,造成承包方不能完全掌握企业的财务状况,提供的服务即使再优质,对于企业来说还是存在不足之处,最终造成两方不能继续合作的局面。第三,在财务外包期间,提供的信息次数和环节的次数会直接影响信息的真实性和可靠性。

财务外包公司现阶段的业务状况,造成从业人员待遇偏低,人员流动性较大。从财务外包公司规模上看,国内专业化财务外包公司人员达到300人规模的企业已属凤毛麟角。从财务外包公司承建国内、国外业务看,我国的财务外包公司的业务主要集中在国内,并没有充分参与国际财务外包业务。

财务外包的云通道

不同的公司对云计算有不同的定义。通常,我们认为云计算是分布式计算、并行计算和网格计算等的发展。云计算允许用户通过购买服务而不是购买设备的方法来满足对信息系统的需求。这种模式将共享硬件和软件资源,极大地满足个人和企业的计算能力的需求。云计算从云存储中心收集所有的资源,用户只要使用简单的终端连接到互联网,就可以享受无限的资源和计算能力。云会计被定义为使用云计算在互联网建立一个虚拟的会计信息系统。也就是说,“云会计”就是云计算加上会计。企业只要在网上订购了财务服务软件,就可以通过云会计获得财务信息和服务,而不需要花费大量的财力和人力成本去购置和安装财务软件。

有数据表明,我国中小型企业使用云会计数量高达30万家,而大型企业运用数量只超过100家。由此可见,云会计现阶段的主要服务对象为中小型企业。从目前财务外包的具体情况分析,它和云会计的服务对象有很多重复的现象,但很多企业都在向使用云会计的方向发展。很多过去选择财务外包的小型企业和大型企业如今倾向于云会计,还有一些企业保持观望的态度,甚至渴望一试。云会计的繁荣不仅是因为它具有财务外包也具有的优势,还在于它能弥补财务外包的不足:

使企业能够迅速地适应新的经济业务的需求。在财务外包模式下,会计信息系统不能及时处理沟通问题。然而,在云计算模式下,企业不仅可以根据自身业务的变化灵活选择适当的服务,还可以与会计准则的要求保持同步,采用新的会计方法。

信息传递更加便利。在云计算模式下,一笔业务一旦发生,信息就可以通过任何网络终端设备记录并实时传递到云端。同时,云会计可以处理预算控制、成本会计等其他会计业务。云会计也使得在线税务、银行调解、审计、上下游企业会计信息系统的一体化成为可能,方便了银行、税务机关和会计公司之间的沟通交流。

加强企业的会计控制。会计是一个经济信息系统,它包括接收、识别、分类、记录、储存、传输、输出、分析财务和非财务信息,有效控制企业活动。作为一项先进的信息技术,云会计将会在企业运营方法上带来创新,也会在会计数据收集环境、获取工具以及获取方式上带来创新。在云计算模式下,企业信息系统不再是一个信息孤岛,企业可以很容易地通过云计算从信息服务提供者那里获取大量外部信息,这便有助于加强会计控制。

减少沟通障碍,提高综合素质。当采用云计算时,沟通主要存在于企业内部,沟通起来比较容易,也不必担心沟通的有效性。它要求员工了解有关云计算的知识,充分掌握会计的专业技能,因此有助于员工综合素质的提升。

促进企业重建财务流程。云会计的应用可以减少不必要的、复杂的财务流程,减少人力消耗。因此,云会计可以提高效率、提高准确性,以及信息传播的共享程度,促进企业重建财务流程、提高生产效率。

规避“云风险”

虽然云会计的应用能带来诸多便利,但是仍有许多企业对于采用云会计保持观望态度,这主要是出于对会计信息安全性的考虑。基于云计算的部署模式,大量数据储存在同一云端,一旦云存储中心遭到破坏或者攻击,后果将是无法承受的,无数的企业将会受到影响。在同一云端中,如果企业的核心数据意外地泄露给其他公司,也将会带来严重的后果。

另外,云会计还是一个新兴的产业,目前在我国还没有统一的收费标准。如何制定收费标准是利益双方博弈的结果,很难界定收费标准对企业还是服务机构更合理有利。

云会计在中国的起步较晚,所以专业服务机构的体制尚不健全。这些机构的部分从业人员并没有扎实的专业知识,有些人工作经验不足,不具备良好的思想道德品质,不能为企业保守秘密,有时甚至会为了一己私利而损害企业的利益。

为了保障会计信息安全,首先要有针对性的防火墙是防范入侵的第一道防线,如通过检测和授权来自网络的数据内容及流向,可以有效阻止外来攻击,实现对进出数据的实时监控;其次,云会计服务商完善的内部控制机制,诸如身份识别、访问控制、权限管理等措施,可以防止乃至杜绝非授权人员对用户信息的非法访问和窃取;再次,在网络传输过程中,通过特有的加密技术,确保数据的难以破解,建立数据一旦被篡改可以恢复的保障机制;最后,供应商要做好数据的实时或者定时备份、异地备份,建立数据损坏、丢失时的应急恢复措施。

在云会计的技术层面,应当利用网络节点故障的自检、自查、自动报警功能,通过自动修复和人工修复,搭建信息传递的快车道,提高客户终端的反应速度,实现客户终端与供应商云会计平台端的信息实时同步。通过虚拟化、数据加密、身份认证等,保证数据的安全性。另外,随着无线网络WLAN 覆盖范围的普及化,应大力开发适用于ISO、安卓、WINDOWS系统的手机、平板电脑等多种客户端,充分发挥云会计的实时在线、移动办公功能。

在满足企业日常会计记账的基础上,进一步丰富、完善云会计软件的功能,逐步开发财务分析、决策支持、财务预警等模块,具备进一步的扩展弹性;另一方面,基于用户的需求,提供个性化定制服务,增强软件的客户自主定义性,满足不同行业、不同规模企业的多样化需求。

对于企业的发展和管理来说,并没有某种最好的或者一成不变的模式。企业应当在不断变化的市场环境中持续探索和学习。企业在使用新技术时应避免盲目。事实上,无论是什么新技术,都无法完全取代旧的模式。这些新技术只不过是为企业在激烈的竞争中提供丰富的选择空间。可以预见,基于自身的优势,云会计将是会计信息化发展的新趋势,在未来,将会有源源不断的新技术流入。对于企业来说,最重要的是如何选择合适的技术,提高市场适应能力,增强企业综合竞争力。

(作者单位为中南财经政法大学会计学院)

文字来源:中国会计视野网

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