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如何利用信息化管理方法来有效降低库存量?

在不同的仓储管理水平下,企业平均资金占用水平差别很大,而实施正确的仓储管理方法,通过降低企业平均资产占用水平,提高存货的周转速度和总资产周转率,将最终提高企业的经济效益。

存货是指企业在经营过程中为销售和生产耗用而储备的资产。存货是一项重要的流动资产,它势必会占用大量的流动资金。一般情况下,存货占到企业总资产的30%左右,其管理、利用情况如何,直接关系到企业的资金占用水平及资产运作效率。在不同的仓储管理水平下,企业平均资金占用水平差别很大,而实施正确的仓储管理方法,通过降低企业平均资产占用水平,提高存货的周转速度和总资产周转率,将最终提高企业的经济效益。

此外,从市场营销的角度看,存货作为企业物流的重要成分,其成本降低的潜力比任何其他市场营销环节要大得多,降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下,在降低存货成本上下功夫,已经是成本管理和企业管理的最终所向。

(一)实现企业内部各部门之间的信息共享,有效降低库存量加快仓储货物的周转速度,其好处是明显的,如资金周转加快、资金效益提高、货物损失降低、仓储设施利用率提高、管理成本下降等。

大型企业的库存品种和规格繁多、数量巨大,在手工处理方式下,信息处理速度低而且容易出错,导致库存管理严重不善,影响企业销售和正常生产的连续性。为了及时了解库存数量的准确信息,作为采购部门制定采购计划,销售部门接受销售订单的依据,各个部门之间必须实现有效的信息共享。

在存货档案中每种存货的最高库存量、最低库存量、安全库存量等基本信息,采购计划部门可根据存货的现存量和安全库存量,结合采购经济批量,合理制定其采购计划,而当采购计划完成后,已入库该存货现存量的变化同时能被各个相关部门看到,并可建立采购计划和采购入库的对应关系,跟踪采购计划的执行情况,有效降低仓库中的存货存量,减少资金的占用率,降低库存物品的管理费用和维护费用。销售部门在开销售发票或发货单时,可随时查询每种存货的现存量来判断销售业务是否能够完成,这样不但能提高销售订单的完成比率,对保证公司信誉也是非常重要的。

产成品大多都需要多种原材料,而各种原材料之间的比例关系是固定的,因此生产部门领用原材料时,应严格按照一定的比例关系领取各种原材料,这样既加快了工作效率,又不会因为领取各种原材料的比例不当,而造成生产的延误或某些原材料的不必要占用,有效地降低库存存货数量。

(二)实现企业总部与异地分、子公司和仓库的信息共享对于一些大型的企业集团来说,其总部和各个分、子公司往往不在同一地方,怎样实现总部和异地分、子公司之间的信息共享,是这些企业非常关心的问题。对于不同企业有以下两种不同的解决方案:

1.集团应用。总部将商品调拨给各分销处时,总部开据调拨单,生成其他入库单传递给分销中心;分销中心将总部传递过来的其他入库单接收到本地计算机中,等总部调拨的商品到达后对其他入库单进行审核,并将审核后的其他入库单反传给总部,以便总部了解商品在途情况;分销中心对总部调拨的商品进行销售,对销售后的商品开出库单等单据,并将出库单据传给总部;总部将分销中心传递的出库单等库存单据接收到本地计算机中。

2.远程仓库。如企业和仓库距离较远时,利用系统提供的数据导入、导出功能;总部采购商品后,填制采购入库单并将商品发送给远程仓库办理入库;远程仓库收到总部采购的商品后办理入库业务,并对入库后的采购入库单进行审核,然后将已审核的采购入库单传递给总部,以便总部了解商品的在途情况;企业销售后开据销售出库单,用户或业务员拿着销售出库单,到远程仓库中提货,或远程仓库根据销售出库单发货后对销售出库单进行审核,然后将审核后的销售出库单反传给总部。

利用这两种方案企业可以有效地实现总部仓库与分销处仓库之间、不同分销处仓库之间共享库存信息,在考虑到仓库之间运输成本的情况下,进行合理的调拨而不必要在各个仓库之间对某种存货保存大量的库存量。

(三)物流和资金流一致性动态控制

在手工管理时,财务账和库存账是独立的两本账,结果往往造成财务人员账簿上存货数量和金额与库存账不能保持一致,浪费了大量的时间和精力,同时还使得物流信息和资金流信息远远滞后于生产管理的需要。

利用用友U8购销存系统使物流和资金流保持一致,并进行动态控制,所有入库信息通过采购订单一次录入,后面所有相关的采购入库单、采购发票信息都依据采购订单得到,而不必重复录入。在用友U8购销存系统的处理流程中,各种入库单代表物流信息,实物入库后,对入库单进行审核,系统会自动将入库单传送到存货核算子系统中,经过记账制单系统可以自动将该笔业务所产生的资金流信息,传输到总账子系统,从而与财务系统实现数据的无缝链接和共享。与此同时,管理者可以根据其关心的重点内容来选择需要统计、分析和显示的字段。

这些账表把管理者关注的热点内容披露出来,为物流和资金流的动态控制提供了有利的保障。

(四)管理者利用动态库存信息辅助决策

为了便于随时掌握企业的动态,对企业的发展和对不同市场状况采取不同的策略,从而加强管理和决策,用友U8库存管理系统为各级管理者提供了包括存货明细账、出入库汇总表、入库成本分析表等在内的各种存货分析表,为管理者提供了动态、详细的库存信息。

(五)采用有效的“先进先出”法、有效的“先进先出”方式采用计算机存取系统。采用计算机管理系统,根据物品入库时的时间,依靠按时间排序的软件,可以自动排列出出库的顺序,从而实现“先进先出”。这种计算机存取系统还能将先进先出和快进快出结合起来,加快周转,减少劳动消耗。

在仓储中采用技术流程的办法保证“先进先出”。最有效的方法是仓库中的技术流程采用贯通式货架系统,既可提高仓库的利用率,又能使仓库管理实现机械化、自动化,是现代仓库的重要技术措施。

(六)虚拟仓库和虚拟仓储

采用虚拟仓储方式,可以防止实际仓储带来的一切费用和弊端。同时可以有效实现仓储的功能。在网络经济时代,这是信息技术、网络技术,是在市场经济条件下与买方市场环境结合起来的一个创新,它不仅仅对于解决仓储问题有意义,而且对于优化整个物流系统都有着重大意义。

文字来源:数字化企业网

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