ERP不仅仅是一种系统,更是一种思维

谈到ERP,大家既熟悉,又陌生;既爱且恨。对于ERP系统的认识也是见仁见智,莫衷一是,各种误解、曲解。ERP系统本身是一项极其复杂、专业的庞大工程,我今天的分享,是希望能够帮助大家对ERP 系统实施过程中常见的困局有个深入、透明的理解,同时也提供了一些个人的解决方案和建议。

一、什么是ERP系统?

ERP的前生今世

概括来说,ERP的发展简史大约经历了五个阶段:

第一阶段,库存管理。主要内容是物料的仓储管理、物料库存量管控、物料库存策略管控。

第二阶段,物料计划管理。主要内容是生产计划、采购计划和物料库存量之间的整合。

第三阶段,制造资源计划管理,即MRPII。主要内容是物料需求计划与产能分析之间的整合。包括物料管控、设备管控、产能分析、人力资源分析等。

第四阶段,企业资源计划管理,即ERP。主要是制造资源计划与财务系统的整合,更有延伸到客户管理、供应链管理、人力资源管理等业务系统。

第五阶段,集团化的远程管控,即ERP集成。充分利用互联网、大数据、云技术等,实现大规模的、多产业、多业务、多地域的远程集成管控,也就是多个单一、独立ERP“单元”的集成管控。

这五个阶段是中小企业的发展历程中必经的管理提升之路,正是由于诸多企业没有搞清自己管理水平和发展阶段的位置,盲目实施ERP系统,结果都是以失败而告终。

ERP系统≠ERP软件系统

将两者混为一谈,是目前大多数人对ERP的最大误解!这也是ERP软件商对企业的最大忽悠和误导,ERP实施中的各种障碍和烦恼大都源于此。

ERP是企业资源计划的简称,内涵是指整个企业运行和管控。ERP软件只是对ERP系统的提炼和简化,二者属于内容与形式的哲学范畴。二者最大区别是:ERP系统是企业运行体系与人的高度融合,是活性的管理;而ERP软件只是一套管理工具,是供人使用的工具。所谓“智能”也是“机械化”的程序而已。但是,企业如果将两者混淆不清,往往带来比较严重的后果。

首先,由于ERP体系复杂而企业业务又是不断在变化,很容易误导企业贪大求全地选择ERP软件,导致ERP软件实施无法进行,甚至失败。

其次,ERP软件的本质是工具。既然是工具,就不可能完全取代人的作用。认识不到这点,很容易想当然ERP软件是万能的,可以解决所有业务问题。

再次,无法根据企业实际状况灵活实施ERP软件系统。ERP系统对企业来说永远是客观存在的,但ERP软件的功能可多可少。

最后,这种混淆派生出过多似是而非的思想观念,比如ERP过时论、ERP日薄西山等等。

ERP软件选择的五大误区

企业实施ERP功能越全越好。实施ERP系统,不是要解决所有管理问题,而是要规范管理运行,加快运行效率;企业要清醒地认识自己,尤其是要符合企业自身的人力资源现状,切合实际的实施目标和业务需求。

价格越低越好,对方承诺越多越好。价格过低,对方一定会出现偷工减料;承诺不切实际,兑现肯定成问题。最可怕的是对方为了减少成本,在项目中掩盖严重的管理缺陷和业务陷阱,给后续的业务运作埋下危机。

软件产品知名度越高越好。知名度越高,溢价也越高。软件功能很容易出现质量过剩。产品关键不在知名度,更重要的是否符合企业管理实际状况和发展阶段。

盲目民主决策。人多不仅无益,更容易生乱!ERP系统是一套复杂、专业的软件产品,专业性是其决策关键。只有专业的人员才有资格参与选择决策。外行强势参与,往往添乱!

业务需求直接来自于操作层面,并以此作为选择软件决策依据。ERP系统的专业性、系统性和复杂性,都决定了必须对零星的需求做全面的提炼和整合。简单以此作为需求决策,只能说是本末倒置!

二、基于管理需求和业务需求选择ERP

处理好“美好愿望”与“糟糕现实”之间的矛盾

“理想很美满,现实很骨感”。在现实中,企业对ERP系统大多基于概念性、感性的认识,必须正视自身的管理基础。处理不好“完美理论、美好愿望”与“糟糕现实”之间的巨大矛盾,往往成为日后实施ERP系统的障碍,甚至成为实施失败的根源。实施ERP不是追求完美,而是要清晰需要解决多少具体问题。

定位清晰,避免走弯路

系统功能规划工作如果不理想,ERP项目的实施基本是未战先败。实施ERP系统,企业须清晰回答下面几个问题:

企业实施ERP系统的目的?不能尽说一些空洞而冠冕堂皇的华丽辞藻。目标阐述必须具体、清晰、可执行。

企业本身的具体现状如何?世上最难的就是很清醒地认识自我,很客观地评价自我。企业规划实施ERP系统,就必须事先充分、清醒的梳理、认识、解剖企业自身的业务问题和管理困境,以及各类资源现状。

ERP系统实施的指导思想和基本原则是什么?大多数企业在实施ERP系统前、实施过程中都是缺乏基本原则的,多是凭感觉。切忌盲目与其他企业攀比!只有适合自己的ERP系统,才是最好的!这个道理其实很简单,但在实际项目实施过程中,犯此错误者不在少数。

实施ERP系统我们必须放弃什么?企业要成功实施ERP系统,必须痛下决心,学会放弃!这也是统一思想、统一实施原则的重要组成部分。根据大量案例来看,多数企业根本就没考虑过放弃策略,导致后续的项目实施中西瓜不愿丢,芝麻也要捡,实施起来一团乱麻。

三、决定ERP系统实施成败的四大要素

理解ERP实施工作的内涵,绝不能当作是一个IT项目

ERP实施往往被误认为仅仅是一个IT项目,这也是ERP实施失败的主要原因之一。在ERP系统中,IT技术、ERP软件只是其中的组成部分。

ERP实施系统工程可以细分为:物料编码的清理、物料清单的清理、研发技术资料和技术图纸的清理、仓库实物的清理、仓库物料台账的清理、各种财务基础数据的清理、各种成本数据的清理、采购需求物控账运算、采购和销售单据的加工处理、物流供应链体系的建立、库存策略的制定、各种业务属性的界定、各种业务规则的制定、业务部门之间流程的清理、ERP软件产品、IT技术和硬件设备、ERP实施项目管理、业务体系培训、软件功能培训、员工技能培训等等。

选择好一位强有力项目推行的统帅

ERP实施项目的主帅人选同样是ERP实施成败最关键的要素之一。不管是内部任命,还是外聘,都必须是一个ERP专家、业务解码专家和实战管理专家,尤其是能够铁腕推行项目,确保执行力度。

首先,实施者必须精通ERP产品的各种功能和特征,而不仅仅只是熟悉和了解,这是成功实施ERP最基本的要求。

其次,ERP是对企业具体业务和管理的提炼和浓缩,这就要求实施ERP必须事先对这些专业性的业务进行清晰的解析,尤其需要能够具体问题具体分析。如果不是一个业务解码专家,根本就无法胜任ERP实施的领导工作。

再次,ERP是一套严谨的管理体系。如果不是一位管理实战专家,没有深厚的管理理论功底,是没法吃透ERP系统的管理精髓,更别说将ERP系统、最先进的管理思想、IT技术与企业的具体业务管理有机地融为一体。

最后是执行。实施过程中经常出现各种业务疑难问题,这就要求能够铁腕推进解决。任何环节的失误,哪怕是拖拉和松懈,都可能会给整个ERP实施工程带来致命的打击。

能够组建一支精干的ERP项目团队

选择精通业务和管理的骨干中层和骨干基层人员。这个类型的成员作用比ERP专业人员的作用还要大。

选择ERP专业人才。这是项目团队的技术核心。最忌用ERP专业人员取代业务人员和管理人员来制定业务和管理解决方案,解决方案包括业务流程梳理、职责分工、业务逻辑运算等。

项目成员的职能分工要明确。主帅人选既要精通业务、管理,又要在团队协调、精神支撑方面能起到举足轻重的作用;职能管理人员和业务骨干要能高效处理业务操作、流程优化以及专业的业务解决方案;ERP专业人员则要担负起所有ERP系统技术问题和具体业务解决方案与ERP 系统功能之间的“翻译”和对接。

最后,要确保团队的决策机制和沟通、协作机制。

科学合理、行之有效的策略方案为前提

要保证项目实施成功,必须在激进与循序渐进之间进行权衡和选择。为保险起见,项目实施最好循序渐进,稳打稳扎。

避免冲击现有业务运行,最好能够借助ERP实施,优先帮助业务部门解决实际难题。

实施策略的重心应该在各个业务环节、各个部门的专业解决方案。而不仅仅是ERP系统实施方案。

项目主持人必须顶住各个方面的压力,特别是对解决方案的不同见解,局外人的评议、误解、非议,包括上级的急切期望、中层的焦躁、基层的畏惧等。

强力赶鸭子上架。主要是逼迫各相关岗位操作ERP系统,现场手把手的指导、熟悉系统操作,暂时降低对数据准确性、及时性的要求。(特别注意:放低要求,并非放纵运行数据混乱)

一张一弛。在强制执行一段时间后,给与操作人员一定的时间消化吸收,对新的操作方式、新的操作工具逐渐熟悉、适应、习惯。这就是循序渐进,相对进度稍缓,但综合考虑,这种方式比较稳妥,实效好,容易成功。

系统流程基本走稳之后,强制要求数据的准确性和及时性,使业务运转更加顺畅、更加高效。

ERP系统实施成功的判断标准

如何判断ERP实施成功,我认为有10个要点:

系统无法完成的需求,人工对接完成。

系统功能与业务差异,变通完成。

各模块功能与操作、流程都已经整合。

各模块负责人都已经熟悉系统的功能与操作。

各模块终端使用者都已经培训完成。

系统能正确运行,运行逻辑准确。

系统中所有单据、报表运行准确。

完全停止手工帐,可以用新系统来支持业务系统的正常运行。

相比不上系统,业务运行效率大幅提升。

不排除存在系统缺陷和管理缺陷,但不严重影响业务系统的正常运行。

对于中小企业,管理基础比较薄弱、第一次实施ERP经验不足,能够达到上述实施效果,就已经是巨大的成功。

文章来源:数字化企业网