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了解环境,分析能力,ERP实施需一步一步踏实走

随着信息化程度的提高,ERP越来越多地被企业所采用。但ERP实施是可以一步到位的吗?事实上,这是不可能的。

一. 企业如何建构ERP系统

企业要取得合适的ERP系统的基本来源有三种:第一是咨询ERP系统服务公司,选购一套公司各部门比较可能接受的系统(一般而言会考察功能、价格、服务、时程、客户评价…等要素);第二则是以企业需求导向的ERP系统,已非一般ERP产品所能满足,而是考虑定制化的ERP系统,并咨询可提供定制ERP系统之咨询服务公司,请其提出规划以评估可能的需求功能、时程、服务与经费,由于定制化困难度高,许多未知因素容易影响系统建置,因此,虽然企业需求明确正是建构ERP系统的关键所在,但除非是对其需求有非常清楚的掌控,否则一般企业较少采行此方案;第三则是自行开发系统,这是所有企业最不愿选择的道路,毕竟没有人会为了需要汽车,而去设立汽车厂,除非其规模相当庞大才较有可能。

二. ERP系统必须附合企业流程

企业为了维持各部门在执行日常运营业务时的正确性与效率化,都必须订定一套对企业最佳化的业务流程。无论此业务流程是由员工从基层汇总实际业务而成,或是由外部的企管顾问师辅导协助而订定,大都不至于太困难,尤其是企业内部管理主管或管理人员是工管、企管、财管专业出身,或者受过完整的课程训练的员工,都可以完成企业内部的标准操作流程;再加上过去十几年来,企业不断大力推动ISO制度,更能推动企业建立业务流程与规范。但是这些企业标准业务流程,大部分是以人力业务操作为基础设计,较少将制度流程与ERP系统紧密结合。如此一来,就很容易让制度及业务规范流于型式,无法落实产品品质,虽然像ISO这一类国际标准,有半年督导修正制度的规定,但是企业业务的规范都只能触及业务项目的流程、表单及管制,其精准度较无法完成业务管控的要求,必须运用ERP系统加以协助才能落实。

所以,企业构建的ERP系统若能符合日常业务的流程、资料记录及管控的需求,无论是业务流程配合ERP系统,或是ERP系统配合业务流程,其中采取那一种方式就不是那么重要了。所以,我们要关注的议题是:”如何达成ERP系统与企业业务流程的一致性”。

三. ERP系统应强化企业竞争力

大部分的ERP咨询管理公司都会以企业管理的一般业务流程模式(包括订单处理、库存管理、采购业务、生管计划、品质控制、生产制造、财务管理、会计帐…等)为基础,加以考量在地商业特色与习性(如:产品的多变性、快速生产、外包代工、客户放帐…),设计出较适合当地企业的商业流程。这些考量中,有许多要素是含有理论基础的管理方法,也有许多要素是假设大部分企业有某种共同的持殊商务业务需求而加入的。也就是说,ERP系统咨询管理公司为了提高其ERP产品的功能与适用性,增加了许多企业可能会使用到的管理功能;但相对的,可能也增加了对企业无用的业务流程,或是缺少了一些企业认为重要,却是标准ERP无法提供的功能。

任何一家企业之所以能不断成长持续营运,获得客户信赖取得客户的订单,主要的因素就是客户认同该企业某一种或数种价值贡献。而企业辛苦经营的商业业务中便隐含了这些重要的业务环节,并且成为重要竞争力,若是标准的ERP系统所支援的业务流程无法支撑这些业务环节,那么标准ERP系统即无法协助企业持续提供这些重要的价值服务。

最糟糕的事是,若是企业经营团队无视ERP系统与关链业务流程的落差情形,而强力推动ERP系统的实施,便容易造成基层员工的业务困难,并加重工作负担,但一般会发现这种现象,大都经过半年到一年后,等企业付出某些代价才警觉到事态的严重性。最常看的例子是”员工工作量增加”,因为员工要学习新流程又要执行原有的业务,这样一次应付两种流程很容易造成人员流动或是业务速度变得缓慢,使订单交期受影响,员工工作气氛不佳且士气低落,最后往往必须终结推动这ERP系统,造成劳民又伤财的结果。

当然有时会发现,有些部门流程适用此ERP系统,甚至运作的很好,这些状况经常会出现在各企业共通的流程中,例如财务管理,但是绝少出现在重要的企业核心竞争力的业务环节。此时若不去探讨改善之道,而满足于ERP系统仅支援于一般非关键性业务流程,则ERP系统的功效就只是属于较自动化的电子记帐机器罢了。

所以,对负责推动ERP系统的专案负责人及工作团队,必须谨慎先深入了解该企业营运的外部与内部生态环境因素,并且分析企业现在与未来几年需具备的竞争能力,预先考察需求之具体价值的管理功能,要求ERP系统必须完整整备,才能协助开创更上层楼的成长高峰。

文章来源:数字化企业网

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