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控制?支持?应对合理处理财务与采购关系

大家在财务与采购上常常会产生分歧甚至于争吵,但两者究竟是什么关系?我们来详细解释一下。

财务与采购的职责

财务的职责,以我看来有3点:1. 融资,让公司有钱可花;3. 投资,把钱投入到最需要、最能产生效益的地方,让公司赚钱;3. 风险管理,预算与成本控制,确保不出现现金流断裂,让公司活着。

采购的职责,以我看来有3点:1. 采购管理(买什么?什么时候买?买多少?从哪儿买?);2. 供应商管理(供应商的分类、评估、选择、绩效、集成);3. 降本(领导跨职能团队来进行)

谁是结果的输出者,谁就是该结果的第一责任人。从职责上来看,合理的价格是采购输出物,因此,价格是否合理的第一责任人是采购。而财务则通过预测与成本控制来监测其是否合理。因此,我们不能本末倒置,让财务来确保采购价格合理。

怎么确保价格是否合理呢?

采购是一个花钱的部门,通常占整个公司总成本的50~80%,那么怎么才能保证这绝大部分的钱花得是否合理呢?这确实是每个公司都应该关心的问题。

我们可以把采购分为标准件采购与定制件采购。

先看标准件采购。标准件市场价格应该是透明的,这很容易找到正品的价格。我说的是正品,而不是网络上的低价;你必须确保其质量与服务。如果公司是大量采购的长期合约关系,价格应该略低于市场的正品价格。稽核价格是否合理,不需要太多的专业技能与时间,财务应该有能力做到。

再看定制件采购。定制件的价格必须通过供应商的报价进行比较。如果你不断的比价,你总可以找到比目前价格更低的报价。

首先让我们看看是否可以无限地以最低价中标?这里需要考虑几个问题:

1. 价格只是供应商7大绩效指标之一(品质、成本、交付、服务、技术、资产、人员与流程),价格并不能代表价值,我们需要的总成本最低!低价可能意味着品质低劣、服务差、交付不及时、供应商技术力量不够、资产与人员风险,甚至有倒闭风险而断供。

2. 如果无限以最低价中标,那么公司可能引入无限多的供应商,就会出现频繁地淘汰和导入新的供应商。那么引入新供应商的具体的成本(供应商评估的成本、供应商的学习曲线成本等)有没有清楚的计算过?供应商无限多,就意味着公司占供应商的销售额的比重可能无限小,还有规模效应吗?公司还有谈判的砝码吗?最低价还能维持吗?

3. 如果以无限最低价中标,供应商赚钱吗?有的供应商,只是为了能成为公司的供应商,故意某一产品上以最低报价进入,以赢取以后产品订单而赚钱。如果公司一直是以最低价中标,其他产品订单,该供应商还能中标吗?我一直强调,当你的供应商不赚钱的时候,就是采购方最危险的时候了。

那么怎么确保价格是否合理呢?

我认为,在定制件采购这一块上,财务应该把这些专业的任务交给采购,让采购通过供应商管理来实现降本。通过管理有限数量的供应商,不断地与供应商形成战略联盟关系,不断地推进整条供应链实现深层次的降本,从而实现总成本的降低。

那么财务是否在采购价格是否合理上就无能为力了呢?不是。我认为,财务可以从以下几个方面来管控:

1. 目标成本:采购应该达成产品中材料的目标成本,财务可以辅助核算是否有完成目标成本;

2. 供应商成本分析:原则上要求供应商提供报价的成本结构(Cost BOM),财务可以帮助采购衡量其中成本结构中的部分成本项是否合理;

3. 年度降价目标的核算:从财务的角度帮助采购核算其是否完成年度降价指标;

4. 供应商的财务风险评估:帮助采购评估供应商的财务能力,避免因供应商倒闭而导致的断供风险;

总之,我不反对财务稽核采购,但让专业的人做专业的事,不要让财务的监督职能超过服务职能!财务不应该成为采购的羁绊者,而应该是采购的支持者与服务者。财务应该更多的引导企业从总成本的角度来看待采购价格!只有是这样的角色,采购才能更好地实现降本,而不是仅仅降价!

文章来源:世界经理人