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财务遇到相关部门不配合,干着急也没用!

参与才珍惜、尝试问题外移、让对方感受到价值一早上,在雷哥职业讨论群里,某公司财务负责人何燃气鼓鼓的说,新来的行政一早就到办公室先拍照片,再通知大家以后要穿工装,否则就罚款,之后扬长而去。大家云里雾里之后开始愤慨起来,既没内部文件又没征集意见,单位也没发工装,加上这个工作人员硬邦邦的通知,于是决定统一不配合。

这就引出今天的讨论话题,如何才能使相关部门遵循本部门制定的条例,比如说费用报销流程、预算制定与使用流程等,这都是容易发生矛盾的地方。很多时候业务部门会认为是故意设置障碍,以及看不到这件事的意义。

一、参与才珍惜

我们都有过这样的感受,如果别的部门扔/发过来一套规章制度,告诉你要严格遵循,内心会有一定的叛逆感,尽管是自己的岗位需要做的;但如果一项制度自己经过了参与制定,对来龙去脉有了清晰了解,知道为什么要做这个事,配合度就会高很多。

要让一项制度能够起到应有的效果,这四方面因素不可缺少,其一是高层领导/老板的支持,这是根基;其二是工作组参与、草稿公布、沟通修订等处于透明状况,吸取更多相关人士参与;其三是培训各部门,为什么、要什么;其四是一旦确定后坚决执行,在过程中接受意见,视情况解释或再修订。

如果在执行过程中出现问题呢?如当业务部门与财务部门规定的流程发生矛盾时,处理方法可遵旨如下流程进行,先倾听业务部门的诉求,来判断根源是什么,是理解问题还是政策问题还是内部矛盾问题;其二从单位/业务部门角度出发,说明这么做的好处,以及如果不做存在的后果;其三再次审核流程,进行优化修改;其四征得大家的认可后,发布修订版。

二、尝试问题外移

有时候政策、规章制度、流程等是从单位层面出发的,需要各个部门的配合,很容易被当做都是你们财务的事、没事找事增加负担等,这种错误心理、抵制该如何处理呢?

这种情况下,如果一味的做说服工作,单位的规章制度必须遵循等等,很容易激化矛盾,双方就顶在一起了;这时就需要借力打力,另换一个语境或思维方式。

有种方式叫矛盾外移,这样才能让对方感觉让他执行制度是我他着想,常见情境如下。其一、公司老板严格要求执行得,签字时领导会问,出了问题会问,大家都不好,以后还会特别关注你的单据,并影响你其它方面的事,你说值不值呢?其二、公司审计、外部审计都会关注制度执行得有效性,预防出现不当后果,现在配合一些,晚上睡觉都睡的舒服,一旦有什么问题,估计每晚都没法睡;其三、这种违规有可能带来税务风险,以后会更麻烦,比如某某某单位出的问题,情况跟我们十分类似;其四、您觉着流程不妥或者应该改善,提出建议来我们择机修改制度,让制度与时俱进,大家都能顺利执行。

三、让对方感受到价值

某财务顾问介绍案例如下。

一家非盈利机构,业务人员工作很有热情,也很积极,但是满腔热血却不知道财务报销规范的问题,机构负责人只管业务。财务也很认真负责,但是也因此和业务之间产生了嫌隙和矛盾。

财务顾问了解后只提出两点注意事项,第一是业务流程要规范;第二财务报销要规范,否则非盈利机构的公信力会被质疑。业务人员认为这个建议是偏袒财务,非常的抵触。

经过一段时间后财务顾问再去调查,业务人员的态度有明显好转,之后获悉,随着他们业务的开展他们自己意识到,没有规范的流程,按各自理解自行其是,实在是不好管理,工作效率也被降低了。所以,他们接受了当初的建议,初定了一套管理流程,而且每年根据我们提出的建议和新业务的开展都会主动修订相关流程。也因为这样的基础,费用报销的事情,也逐渐开始配合起来。

财务顾问又关注到,由于大部分工作是在偏远地带,没办法全部做到都有票据。经过讨论后决定,既然非盈利机构没有税收,费用报销合理、合规有依据是最重要的,那就用内部票据代替外部无法获取发票的方案。这个方案执行得非常好,除了解决了他们头疼的发票问题,结合内部票据还帮他们提高了业务现场的管理。

文字来源:中国会计视野

 

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