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作为财务人员,培养模板化思维才能更专业!

本文导读

细细观察自己的工作输出,你会发现模板化输出多的地方我们的理解也更透彻。如果你觉得形成模板很困难,这恰恰说明你尚未掌握这方面工作的规律性和逻辑性。平时多加练习,模板化会让你更加职业。

每次坐飞机都喜欢看空姐的微笑,须知这种职业化的微笑是经过训练练就的。有人通过对比无数面部表情照片,发现人在微笑时露出八颗牙最好看,于是这成了一种职业标准。礼仪课程会教学生用嘴咬筷子练习微笑,达到微笑时露八颗牙的效果。

微笑时露出八颗牙,这无疑是礼仪模板,模板化让我们看到了职业化。在工作中,模板化是输出的形式,无处不在。

以财务分析为例,分析报告可以是word格式,也可以是PPT格式,不管用哪个形式,至少要统一体例,如逻辑、框架、排版、字体、颜色,这个体例就是模板。

把财务工作成果实现模板化输出,这是专业精神的体现,也是职业化的体现。譬如,编制预算模板,要力争做到“四化”。

首先要做到傻瓜化,让填写人一眼就明了设计者意图;其次要固化,待各预算单位填写后,格式固化可减少汇总工作量。;再次要明细化,鉴于汇总后取数需要,设计模板时要尽可能考虑归集部门、产品线、区域、月度等多维度的数据;最后要实现智能化,模板应做得像小程序,能运算,可提醒。这样的模板必定是专业的,也是实用的。

使用模板自然是为了便于工作,模板的好处至少体现在以下几个方面:

(1)意图明确

由上级下发给下级,体现的是上级的意图,等于上级为下级工作指明了方向。如果不明确上级意图,下级会自觉不自觉地做成“大而全”。

(2)便于汇总

交付格式统一,便于汇总,尤其有利于集团化公司工作。假如子公司财务分析报告格式不一,琳琅满目,阅读报告的人就要不断跳跃思维,不断跟着子公司财务报告的思路转换。如果格式统一,不仅可以让看的人省心,也可以让汇总的人省事。

(3)填报简便

例如学生考试,总觉得填空题好做、选择题好做,而论述题不好做,这是因为填空题、选择题有方向,而论述题不着边际。同样的道理,给了下级模板,下级就明确了要填写的内容。

(4)关注点明确,减少上级的无效阅读

如果下级做一份大而全的报告交差。对于上级而言,他要关注的内容可能只是其中的一段,这需要他从冗长的报告中找出,结果是白白浪费了时间。

(5)有利于经验的传承

任正非在《华为的冬天》一文中指出,“一个新员工,看懂模板,会按模板来做,就已经国际化、职业化,现在的文化程度,三个月就掌握了。而这个模板是前人摸索几十年才摸索出来的,你不必再去摸索。各流程管理部门、合理化管理部门,要善于引导各类已经优化的、已经证实行之有效的工作模板化。清晰流程,重复运行的流程,工作一定要模板化。一项工作达到同样绩效,少用工,又少用时间,这才说明管理进步了。我们认为,抓住主要的模板建设,又使相关的模板的流程连结起来,才会使IT成为现实。在这个问题,我们要加强建设。”

模板化是我们工作输出的要求,也应是我们的思考逻辑。如果让你规划管理费用的二级科目,你会怎么做呢?很多人会脱口说出差旅费、交通费、通信费、办公费、招待费……列出一堆明细科目来。这样思考问题难免挂一漏万,显然不是模板化思维。

模板化思维要求你先找出管理费用二级科目的规律,分门别类。管理费用核算的内容可梳理为以下八类:①薪酬类费用:主要核算管理部门人员的工资、奖金、五险一金、福利费等。②日常类费用:管理部门经常发生的日常费用,如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通信费、快递费等。③专项费用:培训费、审计费、中介服务费等。④办公场所费用:办公场所租赁费、物业费、水电气暖费等。⑤摊折费用:固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等。⑥其他费用:上述分类不涵盖的费用。

如果按照这样的类别再去列示管理费用的二级科目,一定会清晰得多。模板化思维有助于理顺思路,有助于条理化表达。

细细观察自己的工作输出,你会发现模板化输出多的地方我们的理解也更透彻。如果你觉得形成模板很困难,这恰恰说明你尚未掌握这方面工作的规律性和逻辑性。平时多加练习,模板化会让你更加职业。

文字来源:中国会计视野

 

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