干货|这样报销费用会更规范、更高效!

费用报销是会计核算的重头戏,费用报销工作规则性强、重复度高,价值贡献低,会计人员很多情况下受困于费用报销。要提高费用报销工作的效率,首先要通过制定制度规范操作,其次要关注细节,关注例外,再次要合理运用技术手段。绝大多数会计人员的职业生涯是从做费用报销核算开始的。费用报销看起来简单,真要做起来门道还真不少。那么,如何让费用报销工作做到及时、高效、规范呢?以下几点供参考。
 01
  制度要考虑细节
费用报销要规范高效,首先要有明确的规章制度。并且制度一定要做到足够明细化,让各种可能出现的场景都有约定。
举个例子,员工出差有出差补贴,要计算补贴的天数,天数怎么算呢?
8月1日出差,8月2日回来,算一天还是两天?算头不算尾的话,给一天的出差补贴。头尾都算,就给两天的补贴。特殊情况来了,一个员工8月2日晚上乘飞机回到首都机场时是晚上11点,打出租车到家是8月3日零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天?如果制度能约定,出差返回以抵达公司所在城市的时间为准,就不会有争议了。
  02
  特殊事项要有替代方案
付出去了,没有发票,怎么报销?很多会计人员纠结于此。
举个例子,通讯公司到山区铺设5G网络,两个月时间吃住在老乡家。项目结束,给了老乡3000元作感谢,没有发票,费用该如何报销呢?此时,财务一味强调凭票报销显然不合理。
对此,有家公司就设计替代方案,把出差地划分为ABCD四类,对于D类地区(偏远的山区)实行费用包干制,公司给较高的出差补贴。这一思路值得学习。
  03
  新生事项预留例外通道
所谓新生是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新生事项要预留通道,不至于手足无措。等新生事项有了处理先例,可总结规律,将之补充进费用报销制度之中。
 04
  培训宣贯要先行
《费用报销制度》出来后,不能一发文就了事,必须通过宣讲、培训将制度精神传达给所有员工。大企业一般会在新员工入职培训时开一门课《员工如何报销费用》,把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工,帮助员工正确认识制度。譬如,很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚,不明白为什么财务要求索取专票。通过培训,可以让员工了解专票可以抵税的道理。
另外,财务部门要积极宣传官方推出的各类新政策、新法规。
  05
  找准审批关键节点
员工报销费用时 ,往往要找一圈领导签批,签批结束才提交到财务,接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字,每个企业有不同的要求。公司规模越小,签字越简单;规模越大,签字流程越长。
现在有一个趋势,费用报销签批流程在变得越来越长。一些大的集团公司员工要报销一笔费用,需要十多个领导签批。从内控角度来讲,三个人签字足够了。
来源:北京丰台税务,转载请注明出处,侵删