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做会计,你得先get这些签字的正确姿势

【前言】 提及签字,相信大多数人都会,但要说正确的签字姿势,还有不少人不是很清楚。咱们会计人员也有很多地方需要签字,凭证上、账簿上、报表上……本期说说会计签字那些事。

有次大鹏在给会计人员上课间隙,有一名学员问了一个问题“大鹏老师,报销单据上需要会计签字的地方,可否用私人铭章(简称“私章”)代替手写签字?”这个问题看似简单,其实并不简单,相信咱们很多从事会计工作的人员都会有同样的疑问。

先说说大鹏在企业做内部审计工作时经历的一个故事。一家公司在外地有一个分支机构,为了节省费用,所以就只招聘了一个专职的出纳,再找了一个代理记账公司的会计兼职记账,这名会计对于报销单据上需要签字的地方统统采取了盖私章的方式,由于这名会计一个星期就到该公司一次,主要是进行费用报销和记账,所以就让该公司的出纳有了可乘之机,出纳将报销过的部分票据从粘贴单上撕下来重新拼凑成“新”的票据重复进行报销,但如果让这名会计审核签字的话,会计就有可能发现端倪,所以该出纳就利用这名会计用盖私章替代手写签字的机会,在费用报销单会计审核处加盖仿刻的该会计的私章大肆报销,前后共贪污公款近50万元,十多年前的50万元可不是小数字,可以在一线城市买一套小房子了。此案暴露了该分支机构内控管理的诸多漏洞,用私章代替签字也是其中之一。

或许有人会说,私章固然容易仿刻,但手写签名也容易假冒啊!没错,在现阶段技术如此发达的社会,几乎很难有不能仿冒的东西,但我要说的是,会计相关的签字,必须手写签字的地方必须手写签字,不可用加盖私章代替。特别是涉及费用报销或者付款的单据,会计人员作为审核者之一,不但要做形式上的审核,更要以手写签字予以确认,其它经办人或者审核者,均要求其手写签字,即通常我们所说的签字“画押”,否则,如果仅加盖私章,一旦有问题,很难分清楚责任,当事人完全可以以自己没有亲笔签字确认,私章是仿刻的等理由为自己开脱责任,但签字就可以避免这种情况。手写签字和加盖私章的区别主要表现在三方面:一是大多数私章没有经过有关部门的备案登记,不具有公信力,而签字为本人亲笔所为,更易让人接受;二是私章大多数时候与人分离,加盖的私章是否代表本人的意思很难确定,而签字表明个人意见而更加真实可信;三是私章极易伪造,但签名却“字如其人”难以模仿。

当然,随着现代科技的进步,电子签名等也开始流行起来,但如何保管好自己的密码防止电子签名被盗也成了难题。任何与本人分离开来的东西都可能存在不确定性,唯有手写签字必须本人亲历亲为而更让人放心。对于会计人员来说,对于诸如费用报销单上的审核签字,除了自己手写签字以外,也要求相关人员手写签字(特别是公司老板或老总);对于会计核算软件生成的会计凭证、装订的账簿封面以及会计报表等需要签名或盖章的地方,则可自行选择签字或盖章。一句话,最原始的单据必须手写签字,后期加工生成的资料则可自由选择,但对外报送的会计资料,建议盖章加签名更为正式和妥当。

大鹏一直有签名加日期的习惯,即手写签字的同时署上日期,可以为签名的仿伪加上一道保险,也可为后续追溯相关业务的审批时间埋下伏笔,谁先审谁后批,一目了然。

会计签字的正确姿势,你掌握了吗?提醒广大会计人员,保管好自己的私章,落笔签字须谨慎!

文字来源:中国会计视野

 

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