干货篇|原来岗位说明书还可以这样做!(下)

需要企业一定要先做好岗位分析工作,以各岗位的分析成果为基础编写岗位说明书。

当我们完成各个岗位的分析梳理工作后,再开始编制岗位说明书。岗位说明书是用来描述各个岗位应具备的条件和应履行工作的总汇,用来指导各岗位规范作业,让新入职员工快速进入工作状态。编制时应简洁明了,内容要具体化。根据企业实际情况灵活掌握,当工作条件与要素发生变化时要及时修订与调整。岗位说明书一般应具备如下要素:

岗位说明书要素

我们以某上市公司预算专员岗位来举例:

基本资料与任职条件

为保证岗位说明书的严肃性,建议岗位说明书以文件的形式下发执行,并以年为单位在进行企业内控与制度梳理的同时对岗位说明书进行梳理、调整与修订。编制时对于综合能力、资质证书、专业技能的要求要根据单位实际需求来定。如单位较大分工明确,预算专员岗可设置为员工或主管级的,全面预算编制的组织及全面预算分析、考核工作由上级经理完成,则对预算专员要求就比较简单,主要强调其沟通协调能力和预算管理的基本功。如果单位较小或预算管理基础较好,可由一名专业能力强的人员完成全部预算工作的,预算专员可设置为经理级别,组织架构上直接由财务总监管理或归属到财务管理部由财务管理经理领导,全面负责全面预算工作。

预算专员岗

工作职责与工作内容

工作职责体现一个岗位存在的价值,工作内容是为了完成工作职责在工作中需办理的相关事务。工作职责和内容一定要实用、简捷、便于操作。每个岗位分析梳理出3-5项核心职责并保证做好,为保证职责落地,梳理出10项以的内工作内容,以便于各岗位人员操作执行。相同岗位的工作内容会因人员素质的不同导致工作内容质量的差异,对于管理人员,其工作内容的质量将直接影响本部门的工作质量。比如部门晨会,如果部门经理重视,则各岗位人员将不敢敷衍,如果部门经理只是走过程听汇报,对各岗位汇报工作与实际所做工作和应做的工作不去对照点评、指出工作中存在问题并着手解决,则起不到通过晨会来达到部门管理的作用。

工作职责与工作内容

工作协同

描述本岗位和哪些岗位工作有联系与交叉,通过对岗位工作协同时限、内容、流程,进行责权界定,以最大化的避免各岗位与部门间相互扯皮推诿现象。

工作协同

质量检查

对于各岗位工作质量应从三个方面进行落实, 各岗位工作质量与绩效考核结合起来,让员工自发注重工作质量;直接上级对下级各岗位工作进行指导检查把关;审计部门根据岗位职责与内容进行定期审计检查。

质量检查

风控与常见问题

企业的内控风险管理工作只有落实到实际工作中才可能发挥效用。对业务层面的风险进行梳理并落实到各个相应岗位中进行把控。岗位人员工作中存在的问题根据经验事前总结,并通过后续岗位梳理逐步完善。随着技术的进步和员工能力的提升,一些常见的问题会逐步消失。但除非该问题任何情况下都不会再出现或出现机率很小的情况下去掉该项问题,否则应对该问题保留,以免人员换岗时不知如何解决或不当解决影响工作质量。

风控与常见问题

需执行规章制度

没有规矩不成方圆,为减少摩擦和提升员工规范作业意识,根据岗位不同,在员工入职时即对需执行规章制度进行培训,以保证其在日常工作中执行。

需执行规章制度

即使是在信息自动化普及的今天,企业所有的事依旧离不开人来做。岗位说明书是为了保证企业员工做正确的事和正确的做事。这就需要企业一定要先做好岗位分析工作,以各岗位的分析成果为基础编写岗位说明书。同时一般以年为单位,各岗位对本年执行中本岗工作进行归纳总结,将总结的经验与技巧,发现存在的问题不断完善与修订。即提升了岗位人员对自身工作的深层次认知,又在岗位人员专业、效率提升与岗位、部门协同方面起到积极的作用。

文字来源:中国会计视野

 

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