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务必绕开这夺命三环,谈如何成功管理应付账款?

应付账款管理有关键三环:重复支付,原始发票的遗失、补订单补收货记录;未核销收货记录、未入账发票清理;定期对账清理。

环节一:重复支付,原始发票的遗失、补订单补收货记录。

货款的重复支付是应付账款的第一大敌。对应付账款会计来说或者对采购付款流程来说,正确金额和正确的时间支付供应商货款是一切工作的目标。供应商是企业重要的合作伙伴和流动资金的来源,企业的生存和发展是建立在供应商支持基础上的。当然,在目前的中国对供应商进行榨取是比较普遍的情况,并且认为是天经地义的事。但相信按美国或成熟国家的经验,供应商与企业的关系应该是合作伙伴,是在一条利益链上。短期内企业可以利用市场地位通过压榨供应商取得盈利和巨额的资金积累。中长期来看是对企业价值链的一种透支。供应商的频繁更换,从企业战略来看是成本领先战略引起的。但成熟经济体的企业或者说寿命长的企业都是品牌企业,对于成本领先一样是需要执行的战略,通过内部管理提高劳动生产率一样可以实现同样的目标。我国目前的企业都是通过压低供应商的价格和延长付款期等手段来实现成本领先战略。但就如同现实中所说你如果对付他人,他人一样如何对付你一样。供应商一样会在产品的用料、质量、交期等方面通过降低质量工艺等来达到平衡企业收支的目标。对于收到质量下降的原料需要企业加强质检增加人员,如果订货不足还需要退货后等供应商重新送货,供应商一样不会报废不合格品,只会进行一些简单的修补,一般会因为订单交期等问题让步接收。结果企业交给客户的产品,一样会出现保修、退货等费用的上涨,同时对企业的品牌产生负面影响。企业和供应商在现在和未来其实都付出了隐性成本。中长期对于企业和供应商的利益都是双输。

在实务中原始发票遗失或者供应商补开发票等,采购、收货部门对于补订单、补收货单据,并在信息系统中进行了相应的补录入,产生了财务部门的重复支付,当然还有可能是供应商的主观故意行为。对此在公司的内控中,会有企业内部审计人员定期或不定期地对采购付款流程内部审计。以加强内部控制关键点的控制,特别是对补订单、补收货记录或者是原始发票遗失等特别例外事项的专门审计。还有月末截止点的全面审计等。对于金额内容完全一样的订单需要引起财务人员的警惕,另外可以通过信息系统防止相同的收货单号的重复录入,相同的发票号的录入。还需要加强管理空白收货单据等。

环节二:未核销收货记录、未入账发票清理。

财务部门定期对未核销入账的收货记录单据和未核销入账的发票进行清理和核查,一般特别是季度末或年度末,对于过期60天以上未入账核销的记入暂估库存中的收货记录,必须进行逐项清查,并由采购给出解决日期的承诺。原则上不可以出现超过90天的未入账收货记录和未核销入账发票。与供应商财务的定期对账。付款明细清单的正确核销。

环节三:定期对账清理。

企业的应付账款会计,对应的是供应商应收账款会计。对于企业和供应商来说定期地对账、正确地按发票核销货款是长期合作的基础。一样是企业财务制度的规定,需要在结账时,正确的对平与供应商的应付账款。在核对的过程中出现差异是很正常的,需要认真仔细地对差异进行核对和分析。以便最后双方快速地对平差异。最好的方式是双方定期先进行核对对平后,定期汇总开具正确的发票。减少双方的工作量。

文字来源:中国会计视野

 

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