作为ERP项目顾问,必须得会ERP数据收集!

数据的质量直接影响ERP项目的成效,因此数据收集工作在ERP项目中的地位举足轻重。可以毫不夸张地说,数据理清楚了那么相应的业务也就清楚了;数据工作完成了,整个项目也就成功一大半了。但是我们的新顾问,在项目上往往容易犯一个错:你安排他收集数据,他就只是简单机械地做数据收集的工作,并不会去思考为什么要收集这些数据,收集的数据与该企业的业务有什么关系。事实上,数据工作可以考验一个顾问对整体业务的了解与掌控度;同时也能反馈出客户方的业务管理水平;如果一个顾问能从企业实际业务的角度去思考数据收集工作的意义,那么他必将能快速成长为一个合格的顾问。

数据收集工作主要包括2块工作内容:一是主数据收集;二是期初余额收集;主数据主要包括:静态主数据,动态主数据,中间数据;主数据的收集工作怎么做?这是每个新顾问在项目上做这项工作时首先要思考的问题。通常每个顾问公司都有一套方法和数据收集模版去执行这项工作,所以顾问前期做过培训和自学之后基本不会有什么问题;在实际项目实施的时候需要跟关键用户讲解数据工作的重要性及培训收集模版的使用方法,安排关键用户按照要求进行主数据的收集,顾问进行跟踪处理。

企业的数据有很多,涉及各块业务,不同类型的企业,数据还是有一些差别的。

在整个主数据收集工作的过程中,如何在收集好主数据的同时并从中了解和掌握企业的实际业务是顾问努力的方向,通过这个过程顾问可以加深对ERP软件系统的理解及对企业实际业务的理解。

我想举几个有代表性的例子来阐述如何通过主数据去了解和逐渐掌控企业的实际业务:

1.从产品价格数据中可以看出企业的价格策略;在主数据整理过程中,企业的产品价格数据也很能说明问题,也是一种非常好的学习企业实际业务的数据;从数据来看,至少可以发现4种:其一,不同的产品具有不同价格并且这些价格具有时效性;其次,不同的客户可以定义不同的价格;其三,不同的客户群体也可以定义不同的价格;第四,不同的产品组也可以定义不同的价格;这4点是完全能从这些价格数据中看出来的,这其实就是这家企业的定价策略,比如我们经常听到的差别定价,限期定价,折扣定价等;同时,从这4点中我们还能发现,如果进行不同维度的组合将会得到更多的定价策略,这是顾问应该了解和掌控的企业实务,这将有助于我们对企业运营的理解和自我经验的提升。

2.从公司,BU及客户数据看出企业的分销业务类型;在收集整理客户公司,BU及客户主数据时,会发现这些数据直接与企业的组织结构密切相关,设立几家公司,几个BU,怎么设置,它们彼此的关系是怎么样的,公司与客户又有什么关系,这里头其实还是挺有讲究的,通过收集整理这些数据和发现它们的关系,你能窥见这家企业的分销业务类型。

拿到数据之后,其实你就要思考一下为什么要收集整理这些数据,其背后是不是包含某种实际业务?答案是肯定的。

3.从主数据的类别码看出企业管理者的报表需求;在ERP项目上最重要最基础的数据就是ITEM了,其中很大一部分就是各种类别码,这些类别码数据来自不同的部门,有销售的,有采购的,也有仓库和生产的,还有财务的。除了ITEM的类别码,还有供应商主数据和客户主数据中的类别码,另外,BU和会计科目的类别码也是需要注意的。请别简单地当成一个类别去看待,忽略了它们的实际业务和管理用途,很多数据都是与各个部门的管理者的日常使用报表密切相关的;当然,从主数据中还能看出其他方面的企业实际业务和管理方面的知识,比如从工作中心和生产线,产品BOM和工艺路线可以看出该企业的生产类型和需求响应策略(MTS/MTO/ATO/ETO);从ITEM主数据的计划码,计划规则等信息可以知道该企业是如何动作MPS和MRP的;从每个物料的安全库存量及最小起订量能知道该企业是否采用了安全库存管理方法和再订购点法;还能从收集的物料成本数据中知道该企业采用的是哪种成本方法:实际成本法还是标准成本法;诸如此类,我们顾问需要做个有心人,通过整理这些主数据的过程去了解企业的具体业务。

这些数据其实都能反映企业的管理,体现很多基本的ERP理论知识:比如MRP理论;三角业务理论;VMI理论;CRP理论;再订购点理论;最小包装量理论等诸多理论;这些是需要顾问不断学习和丰富自己的知识库的。

最后,需要阐述一下主数据收集工作中与业务相关的其他几点内容:

1.学会如何导入主数据

主数据收集成功之后,如果要在系统中实际运用于企业日常业务,必须要使用方法导入进系统方可。目前能用的方法有:手工输入/批量导入处理;手工输入通常是直接利用ERP系统现有的程序进行数据录入,该方法可以通过系统的功能进行数据合法性校验,一般能保证数据的准确性;批量导入通常是指直接使用数据库来操作,这个对顾问的数据库能力有要求;另外可以使用ERP系统的标准批量导入功能去批量处理主数据,这样也能确保主数据的合法性,提升主数据的准确性;2.提升进阶思考点上了ERP系统的企业,随着时间的推移,其业务也会有新的变化,因此与其业务息息相关的主数据也会随之改变,这是正常的。

3.通过主数据收集工作,学会主数据管理工作

对于信息化程度较弱的企业而言,在ERP主数据管理工作上也是效率极低,无数据管理机制,处理不好;但与之相反的企业则在这块工作上处理得很好,作为顾问可以向客户学习这方面的管理,提升自己的数据管理水平。

关于如何进行主数据管理,我曾经写过一篇相应的文章进行过详细阐述,大家可以查阅,文章名称是:ERP项目主数据处理机制初探;4.主数据申请管理主数据中,物料主数据是最常使用的,其新物料编码的申请建立工作是需要进行管理的,现实情况是很多企业在这一块是失控的,只要业务申请部门说需要创建一个新的物料,需求提交过来之后就直接去创建了,在创建之前并未要求需求申请部门的人员事先到系统中去查验本次要创建的物料是否已经存在于系统中;这一点需要顾问在处理主数据时明白并建议客户去严格执行。

ERP系统目前来讲有很多种,主流的国外有SAP,ORACLE的EBS,JDE等,国内有金碟,用友等,每个顾问在进项目前,应该都对ERP系统有一定程度的掌握,因此,通过主数据的整理以及通过在整理主数据过程中对企业实际业务的理解之后,就能非常深刻地理解和掌握ERP系统各个模块的功能了;大家由此会发现,这其实是一个从理论到实践到理论再到实践的过程,它是不断地循环往复的,这个环重复的次数越多,理解和使用将越深刻,顾问的经验和能力提升也将实现质的飞越。

文字来源:数字化企业网