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关于对账那点小事,看似不起眼却影响巨大!

对账,顾名思义就是核对账目,是指再会计核算中,为保证账簿记录正确可靠,对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作。然而正因为对账工作是基础工作,所以最容易被忽视,被执行者走了形式,这也是我对财务对账工作的渐次认识。

2018年4月份,公司系统梳理客户对账工作,发现一个预付款账面差异,双方往来账差4万元。临近差异额,我方以对方账面已无货款停止发货,对方则认为账面还有4万元货款,我方停止发货是违反合同的行为。

  一、问题梳理

因为客户是老关系,投诉至公司领导处,公司安排审计、财务、业务联合对账,查找问题妥善处理。经核查该客户近十年来的合作记录,主要存在如下几个问题:

第一,该客户是小规模商家,账务管理很不规范,且在合作过程中出现过五个关联主体,合并转账等造成一些混乱。

第二,2010年4-5月,有48吨货物总价24000元,我司未开具发票,可能是因为当时企业重组期间遗留问题。

第三,2013年10月, 有40吨货物总价64000元,对方声称未收到货物。

第四,时间跨度比较长,我方业务经办人,内勤会计和部门负责人变动频繁,也影响到对账工作的顺畅和连续性。

  二、原因查找

以上两笔业务和客观原因造成了双方账面差异4万元,问题点找到了,如何界定责任,修正差异呢?我们做了如下工作。

第一,对于已发货未开票,查看当期合同,发货记录及开票信息,确认是否开票,如果事实清楚,则据实补开发票。

第二,我方发货对方未收到这是一个敏感问题,查找我方当期合同,看ERP发货记录及开票信息,核实我方业务的实际情况。请对方提供财务明细账,根据我方提供的发票扫描件核对是否已经接收发票并抵扣,根据我方提供的发货信息核对自己的台账找出差异。

按理说增税税发票开具抵扣,在现有税控监督体系下,不会出现滞留票而双方未识别的,逻辑上讲应该是入账了。之所以对方说没有收到,我怀疑对方账务不规范,以实收作为入账依据,发票不被十分关注。该批货物对方直接转卖出去,没有接收造成了账务混乱。

第三,理顺我方财务账和内勤账之间的关系,并和对方逐一核对,以开发票数、未结算数、收付款数为核查要点,找出差距分析原因。

  三、核实结果

经过一周多的核对,我方的账目清楚,对方提供明细账核对后最终以我方数据为准确认了对账单。虽然事情结果处理的比较圆满,但是案例本身暴露的问题值得反思和关注。

第一,内勤会计不专业,问题处理欠妥当。两笔账务差异分别发生在2010年和2013年,在之后的对账中应该有所发现,我也核实该两笔业务的经办人员,客户档案信息显示是有的。那就是对账中发现了差异,但是不求甚解,硬按客户一方把账调平,结果造成了和财务账的差异。此事是内勤会计和部门负责人主导的,职能部门没有深入参与和指导,致使识别出的问题没有彻底纠正和解决。

第二,欠款发货露端倪,强化对账理头绪。要不是偶然发现了这个客户预付款业务账面出现了欠款,还不会关注其对账差异,正是强行把这个问题列入风险客户限期才根本解决。以前财务每年对账只是对应收款业务,预付款业务基本不怎么关注,重点对账面开票结算数,对未结算数关注的少。这两年随着对账工作的重视深入,关注到未结算对账和预付款对账,细化和规范了往来业务对账工作。

第三,发货管理存风险,矛盾化解莫侥幸。虽然这个对账以符合我方愿望而落地,那是对方不规范心虚放弃了深究,其实对方未收货这个环节是有重大风险的。现行情况是:预付款业务,我方在发货时比较大意,仅凭短信、微信和电话等确认车辆信息,事后无法追溯和认证。对方付款证据确凿,而我方证明交付货物的资料效力性欠缺,仅有ERP大宗物料信息和发货磅单, 而没有规范正式的授权托书。一旦出现纠纷,对我方主张权益是非常不利的。

  四、整改建议

针对本案例来说,具体整改建议为:

 1.对账要全面。每年一次的对账,不分赊销和预付,不分结算和未结,都要纳入对账范畴,没有异议的确认债权,有异议的及时纠正。对账单是核心,对账单是基础,对账单是根本,除了销售对账,我们要纠正一个错误认识,采购对账也要纳入常规,避免业务人员隐匿问题,形成各种遗留问题和滞留票。当然,对账也会践行诚信的一种自信体现!

 2.整改要彻底。对于识别出来的问题,要有彻底解决的信念,不能掩盖,不能敷衍,要提升专业素养,要接受专业监督。本案例中,业务与客户的差异应该早有发觉,只是处理的方法不当,甚至有逃避掩饰之嫌疑,致使问题沉淀下来,最终伤害了合作友谊。

3.发货要严谨。对于赊销业务,我们抓回执很严谨,也因为回执丢失吃过苦头。而对于预付款业务,则对发货证明抓的粗放不严谨,仅有合同和磅单及ERP信息等自制凭证,无法与合同、货款等形成闭环严密的证据链。建议所有的自提预付业务,要求对方出具授权托书,即加盖公章的委托车辆信息,货物出库授权人签字确认,明确货物产权转移归属责任。

对账工作是基础工作,却也是最容易忽视,被执行者走了形式,这也是我对财务对账工作的渐次认识。前期一个客户关联交易出现两车货的差异,核对了两三年的对账单,幸好两边都是正规公司,ERP信息规范齐全,最终在千丝万缕中理顺出问题点,确认了债权,维护了权益,实属幸运。因此控风险要抓实几件具体事:合同版本,合同原件,纠纷地在原告方,对账单,回执单,这是纠纷处理时维权的核心。从身边的案例中寻找不足,总结经验,举一反三,受益无穷。

文字来源:中国会计视野

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