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浅议信息化管理给企业带来的便利

富兰克林说过:“时间就是金钱”。现在说起这句话仍不觉得过时,因为企业的一切运营活动的目的就在于获取盈利。为此就要求企业打造新的理念,搭建新的框架,增强企业竞争力,而能担此重任的就是企业信息化。企业实现信息化后,可以利用它快捷、共享的特点,将市场需求和企业内部制造活动以及供应商的制造资源整合在一起,建立动态企业联盟,达到双赢。信息化覆盖了从原材料到最终产品的全过程,使企业和供应商、消费者实现了互动沟通。

从现在系统论的角度来看,企业组织可以被看为是由附属的决策主题(个人或组织)编制成的一个信息传递系统,担负着信息处理、存储、传递的现代信息技术及其设施,构成了“信息传递系统的”技术基础。

在当今全球范围的市场竞争中,速度、差别化及灵活性是取得竞争优势的根本特征,而具有快速反应能力的组织是获得这些因素的结构性基础。企业信息化提高了企业获取新技术、新工艺、新产品、新思路的效率,给企业提供了更多开拓市场的机会,使企业与供应商管理及客户建立起高效、快速的联系,从而提高了企业把握市场的能力,使企业能迅速将消费者的需求变化及时反映到决策层,促进企业针对消费者需求进行研究与开发活动,及时改变和调整经营战略,不断向市场提供差别化的产品和服务,形成不易为竞争对手模仿的独特竞争优势。同时,现代信息技术与制造的结合所形成的各种信息技术,如计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)、计算机辅助工艺编制(CAPP)、柔性制造系统(FMS)、敏捷制造(AM)、计算机集成制造系统(CIMS)等,实现了企业开发、设计制造、营销及管理的高度集成化,使企业生产经营趋于并行、敏捷、智能和虚拟化,使之更为精良、灵活、高效。此外,集成制造技术在产品设计开发中的扩散和渗透,将稳定产品质量,大规模替代复杂工艺,使企业工业化大生产升级为工业化精细生产,其结果不仅仅使企业“个性化、多品种、小批量”的生产和服务成为可能,而且使过去不能灵活转变的规模生产方式,如汽车、彩电等面临退出历史舞台的生产方式重新焕发了青春。具有规模经济的制造业生产线现在可以根据顾客对产品的不同需求,提供更敏捷、更全面、更便宜、更多样化的产品。

信息技术实现了跨越地域的同步信息交换,尤其是随着Internet的发展以及各种决策工具如专家系统(ES)、决策支持系统(DSS)、群体决策支持系统(GDSS)、电子会议系统(EMS)等的应用,使企业在获取、传递、利用信息资源方面,更加灵活、快捷、广域和开放。人的行为与经营流程组成了一个整体的人机系统,形成信息——决策——行为三者高度集成化,从而极大地增强了决策者的信息处理能力和方案评价选择能力,拓展了决策者的思维空间,延伸了决策者的智力,最大限度地减少了决策过程中的不确定性、随意性和主观性,增强了决策的理性、科学性和快速反应。此外,更为重要的是企业信息化与管理的有机结合,即在信息化过程中通过转变OA系统的管理观念,提高全体员工的整体素质,建立良好的管理规范和管理流程,实行科学管理,从而提高企业的整体管理水平。 因此,企业的快速发展显然离不开现代信息网络和技术。企业应即时构建起对环境敏锐感知的、条件反式的企业网络系统。现代信息技术为企业对市场的变化做出快速、敏捷的反应提供了有力工具。企业要依据企业核心竞争力的需要建立管理信息系统及决策支持系统,借助电子数据交换、产品数据交换标准(STEP)和超文本数据交换标准(SGML)等的标准化的工作手段,使各项工作的标准化管理达到90%以上,实现企业内部各部门,包括财务、会计、生产、物料管理、品质管理、销售与分销、人力资源管理的整合、链接,快速传递市场信息、快速做出反应,通过流程改造,使公司之间、公司、供应商与顾客之间建立系统有机联系。未来企业核心竞争优势的确立与保持依然离不开信息网络。

著名的摩尔定律揭示出信息社会的发展规律,“惟一不变的法则就是一切都在变”。从大量标准化生产到产品差异化;从大众口味产品定位到个性化满足产品定位;从推式生产模式到拉式生产模式;从局部化竞争布局到国际竞争布局;从单打独斗经营到全球化合作;从稳定式发展到跳跃式发展;从小规模实体企业到无疆界虚拟企业等,知识经济时代就是变化的时代。显然,对未来市场竞争的赢家是那些反应敏捷从而快速建立核心竞争力的企业。例如海尔集团,他们认为赢得市场的关键在于速度。面对瞬息万变的市场环境,为了达到电子商务所要求的速度、满足用户的个性化需求而不断创新。他们果断地对企业组织结构进行了革命性变革,依托ERP系统进行组织流程再造,以订单信息为中心,使研发、供应、生产、仓储、运输、销售各个环节直接面对市场,面对消费者,几乎在同一时间即可响应客户的要求,可以在一个月、十几天提供新的产品,满足市场需求的多样化、复杂化,使多品种、小批量的柔性生产成为企业发展规律的主要趋势。通过提高应变速度,从而赢得主动、赢得市场,在激烈的竞争中站稳了脚跟。同时,实现电子订货,有利于消费者“足不出户,货比二家”,提高社会效益。还有,一些制造商利用电子数据交换(EDl)技术与原材料供应商及时地保持联系,而原材料供应商则可根据制造商的生产进度随时调整供货的时间和数量,利用这一先进的信息技术使得制造企业可以实现零库存的目标。因此,在这些制造企业中,“原材料”这一概念可以完全由供应商的角色代替。又如,随着制造企业与销售企业信息连接的日渐紧密,销售企业的“存货”也可由制造商的角色取而代之。因此,现代信息技术的应用将使得企业的外部环境延伸成为企业的一个“虚拟组件”,企业的外延由此得到了扩大和发展,从而有效地降低了各企业的资源浪费和企业之间的交易成本。

随着电子商务的发展,企业的运营越来越依靠网络来运行,企业的信息流、物流、资金流是通过网络来快速顺畅传递的,网络是指挥企业运转的大脑和神经中枢。信息技术将促进设计、生产、销售等各个环节的整合,改变长期以来的分割式管理,发展将上游和下游的环节连成一个整体的集成管理。信息技术使信息的交流和传递加快,同时也精简了许多不必要的过程和人员,简化管理流程,提高管理效率。

信息化为企业带来的便利主要表现在以下几个方面。

1.企业内部信息整合

对于企业内部信息的整合,信息技术的作用是将企业内部的每一个人、每一个部门结合起来,运行那个遍及企业内部每一个环节的信息技术网络,实现企业内部各类资源的整合。这种整合分为两个阶段:

1)第一阶段:在生产过程控制、物流控制等各项管理工作上实现系统化、自动化,协调各部门的工作。此时信息技术的应用仅仅是技术性的,称之为“管理的信息化”,信息技术仅被看作是经营管理的辅助工具,其中有EDI、CIMS、MRPⅡ、敏捷制造、柔性制造系统(FMS)等。

2)第二阶段:实现了企业价值链的所有活动(包括公司基础设施、人力资本管理等辅助活动)的信息化管理。此阶段的应用是战略性的,称之为“信息化的管理”。在这个阶段上,由于信息技术已经从单机或简单的网络进入功能强大的网络,因此有可能对企业的整体业务实现信息化管理,这促进了企业内部知识的共享,使企业的知识资本在学习一扩散一积累一创新一学习的动态良性循环中不断完善。主要利用的是DSS、Internet、Intranet等工具。

由于企业价值链的所有活动中广泛应用信息技术,可以容易地实现产品设计自动化、生产过程自动化和生产设备智能化,大大减少生产部门的从业人员,降低现代企业的生产成本,从而有效地提高生产效率。信息技术的引入,可以实现无纸化办公。通过电子邮件和网络电话进行企业内外部的通信,可以减少纸张等办公用品的使用率,节约办公成本,有效地提高办公效率。1999年波音公司在线订购原材料,节约三分之一的成本,金额高达上亿美元。

通过网络办公,加强了人与人之间、部门与部门之间、员工与领导之间的沟通,保证了及时决策。电子邮件现在已成为公司内部一种主要的办公交往方式。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等,都可以通过邮件与公司内任一部门和个人进行交流,极大地节省了时间,提高了工作流效率,而且使沟通更及时、更充分。并且,通过公司内部网页,每一个员工可以对公司有全面的了解。公司发生的一些大事、决策层的战略思想、员工的意见都可以通过网站直接通报到每一个员工,大家可以共享。各种新技术、新方法、新思想、新知识,可以在网上共同学习。网络办公的环境,确实使员工做到了身在岗位、胸怀全局,大大增强了公司的凝聚力。网络办公系统为员工积极参与公司管理开辟了通道,进一步调动了员丁关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。而且,网络办公可使公司各种行政资源的使用公开、透明,对行政后勤部门改进工作,提高服务质量也起了促进作用。

2.企业业务网络重构

网络营销是一种建立在虚拟市场(一种利用信息技术打破时空阻隔的新型市场)上的新型营销模式,包括直接邮购、目录购货、电话营销、电视营销或其他媒体营销,是目前进行商贸活动的一种最先进的手段。用户将自己的各类供求意愿按照一定的格式输入网络,网络会根据顾客的要求提供给用户多种选择,一旦用户确认,网络便会自动完成买卖合同签订、分类、传递和款项收付等全套业务。

网络营销的产生与发展密切了企业与客户的关系,在企业和客户之间建立起相互学习的新型关系(改变了企业与客户之间单纯的买卖关系,变客户为合作伙伴,充分挖掘了客户的有效资源,与客户共同发展)。这不仅直接提高了企业产品、服务的市场份额和市场地位,而且提高了员工的业务能力,培养了成熟的顾客。

信息技术还可以扩大现代企业的外部环境。在商业活动日渐增加的今天,现代企业需要进行国际和全球性的贸易,要求快速的通信,要求获取最新的信息,要寻求新的市场和新的潜在的顾客群体,而所有这些需求,通过网络都可以方便地得以满足。如在互联网上宣传现代企业形象,覆盖面广,不受地域、时间的限制,享受全球用户24小时的主动查询,而费用却极其低廉,特别适合中小型企业进行产品广告宣传。网上博览会、交易会已越来越被商家所钟爱。数以万计的企业在网上开设了展示产品的交易,“窗口”。另外,利用网上教室为现代企业培训、教育员工。还可以提供产品售后服务等,大大方便了用户,间接宣传了企业形象。

3.企业业务范围的重新界定

信息技术的应用促进了企业间的沟通与合作,进而带来了产业结构的变革和企业竞争观念的创新。由于在知识经济时代中企业的生产经营主要体现为知识的处理和交流过程,而知识的交流突破了地理界限,导致了企业之间的界限不像工业时代那样清晰可辨。与其说企业是一个存在于某一地理位置,由人、厂房、设备和资金等构成的实体,不如说它是一个由各种要素和技能组成的协同系统。在现代信息技术的支撑下,企业能够轻易实现内部某些要素与外部相关要素的重新组合,从而构成新的功能,实现新的生产能力。这种“新组合”的实质是一种动态合作关系,其表现形式是战略联盟。罗百辉认为,战略联盟是指由两个或两个以上有着对等经营实力的企业(或特定事业和职能部门),为达到共同拥有市场、共同使用资源等战略目标,通过各种协议、契约而集成的优势相长:、风险共担、要素水平式双向或多向流动的松散式网络组织。在这个组织中,各个公司立足于自己的核心能力,借用盟友优势以实现内外资源的优势互补。

信息化促进了企业之间联盟的建立,实现了企业技术优势互补。信息化对人类社会的生产、交换和分配活动产生了十分深远的影响。网络效应的存在,突出了企业竞争中范围经济的作用,从而使得企业必须强化其研究与开发工作,抢先向市场推出优势产品。但在信息技术高度发达的现代社会,任何一个企业以其有限的资源和能力,不可能长期保持某种产品的技术优势,也不可能长期拥有生产某种产品的最优生产技术。因此,一些企业在竞争中纷纷开始寻求自己的技术伙伴,建立起企业间的技术联盟,共同研究开发新技术/新产品,共享信息资源,实现技术优势互补,以求获得最佳的经济效益。

战略联盟方式比传统的全球内部战略和金字塔式管理组织具有更为活跃酌创新机制和更经济的创新成本,也更能照顾到不同国家、地区、社会团体、甚至是单个消费者的偏好和差异性,更有利于开辟新市场或进人新行业,因而使企业具有更强的竞争力。
  
总之,信息化使得企业内外部的交流更加方便、顺畅,因而降低了企业的运营成本;使企业更加频繁、直接地接触外部市场和业务伙伴,有效地提升了企业的核心竞争力。