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五原则!帮助企业选到真正匹配的报销软件

传统的报销模式非常麻烦,审批难、核实难、记帐难;而这三难也几乎是得罪了所有的利益相关方:管理层、财会人员以及报销人员。那我们除了从公司的顶层设计入手,完善好相关制度之外,还可以做些什么呢?在选择报销审批系统的时候应该注意些什么呢?选型报销系统又有哪些基本的原则呢?

1、报销系统选型原则之一-与公司运用场景相匹配

一个通用的报销审批系统(比如说全程费控)应该有下列几个功能:报销审批移动化、报销费用归类明晰化、报销场景灵活配置化;同时还应做到员工消费行为可视可核实、财务报表可导出。有些公司有可能会有特殊化的需求,比如公司采购成本居多,希望报销审批工具当中能够兼容公司经常采购材料的平台数据,然后让相关采购费用也能导到报销工具当中。有些公司有可能差旅人员比较多,他们会更倾向于对差旅人员进行管理,所以这时候对于报销审批工具也就需要专门为出差人员打造了;之所以举上述两个例子,就是想说不要就到应用市场上随便下一个报销软件就入手了,毕竟报销审批权限方面需要组织机构图导入作为依据的,要根据公司费用的具体情况及哪些场景会经常使用到报销去考量的,弄清楚公司的需求之后可以致电全程费控的提供商让他们为你配置软件的后台及其他事宜。

2、报销系统选型原则之二-高效便捷

报销如何才能更便捷?传统的报销模式审批流程长、审批人需要在合适的场所(因为负责行政或者财务的小姑娘会将大额的报销单统统交给你批阅)以及合适的时间(领导开会、出差、度蜜月均不能批)才能审批,因此大大的增加了审批的难度。

一款好的报销审批软件必须得能够在移动端操作,因为员工或者管理人员都会带着手机办公或者出门,而且随时随地带在身上,但电脑则不行。

全程费控基于全新的SaaS模式,因此所有的操作均可在手机APP上完成,当然PC端也可以完成相关操作。移动化带来的结果就是便捷,随时随地都可以申请报销,随时随地都可以审批别人的报销,流程简单快速易操作。

3、报销系统选型原则之三-事中行为可核实

以往,我们要核实员工的差旅费用或者报销费用往往很难,因为员工不在我们身边,我们只能事后根据员工的口头陈述以及提交的报销单情况做出评判。员工出差过程或者报销过程当中的任何消费行为都应该提供有力凭证,这是报销的原则,因此让事中消费过程可核实也就理应成为报销审批系统必备的功能之一。

一款好的报销软件应该要使用一切合理的技术可实现的手段来让消费过程当中的核实行为变得更加简单。一来让公司能够减少违规带来的风险,二来员工再也不用天天为报销凭证而处处烦恼了。

而现在全程费控报销系统有望让这些核实过程变得更加简单,会采用一切当前技术能够实现的合适手段让相关管理层了解到员工真实的差旅消费行为,大大提升效率以及减少违规成本。

4、报销系统选型原则之四-事后数据可分析

软件本身是否提供数据分析功能、是否支持将报销相关的数据导出到主流的数据分析软件当中,这些都是我们选型的时候需要关注的焦点。特别是财会人员更为关注的可能是相关报销费用是否能按照会计科目分好、各地各类的消费费用是否有清晰的图形可以展示、相关数据是否可导出等。因此在选型报销软件的时候要根据其是否能提供**化的财务报表以及提供相关报表的丰富性做出筛选。

5、报销系统选型原则之五-安全可靠无忧虑

安全性尤其是SaaS类在线报销审批系统的安全性方面一定要引起重视,因为SaaS模式基于B/S架构,安全性方面与厂商的实力是有非常大的关系的。选择之前一定要善于向厂商提问,问他们数据安全性方面有何技术保证,是否有容灾备份、是否有防DDOS攻击、是否有客户正在使用产品等等。

除了上述几个选型原则之外,我们还需要关注报销审批系统的成本并融合上述所有的要素做下性价比研究。只有综合了以上几大原则之后,我们才可以挑选出一款能够真正匹配公司当前情况并给企业带来最大效益的报销审批软件。

文字来源:世界经理人