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中小企业信息化应当从何入手?

如何将不同时期的不同新旧系统进行整合,简化管理和操作流程,消除数据孤岛、信息孤岛,降低IT系统总体拥有成本,提高业务服务水平,发挥最大的效益,并创造优异的灵活性来适应未来的业务变化,是每个中小企业都必须解决的重要而迫切话题。

中小企业是国民经济和社会发展的重要力量,在创新产业发展中具有不可替代的重要作用,因此,搞好中小企业信息化是国家信息化发展战略的一个重要的组成部分,也是提高中小企业竞争力的重要内容。

然而如今中小企业传统、复杂、异构的信息化环境却让CIO们感到十分棘手,举步维艰。如今不少中小企业已上马了三个以上软件系统,比如OA、ERP、CRM、HR、BI以及财务软件,但这些软件的数据格式、数据库类别、操作系统、应用系统等都不尽一样,位置分散相互独立,甚至一些中小企业在同一个系统下的财务、办公、销售、生产等系统也各自独立。

最关键的问题是这些异构系统之间成为多个应用和数据的孤岛,难于共享数据和资源,相互之间不能互为数据备份,数据的完整性和可用性差,企业决策者无法集中看到所有关键数据,难于及时掌控各种准确有效数据,因而大大提高了企业营运成本,减弱了企业市场快速响应力,也大为降低中小企业综合竞争力。一些中小企业老旧IT系统甚至“陷于不义”,产生自相矛盾、过时错误的数据信息,使企业在错误时间错误地点做出了错误的决策,贻害不浅。

因此面对日益繁复庞杂的IT系统中小企业如何来科学有效地统筹管理?如何将不同时期的不同新旧系统进行整合,简化管理和操作流程,消除数据孤岛、信息孤岛,降低IT系统总体拥有成本,提高业务服务水平,发挥最大的效益,并创造优异的灵活性来适应未来的业务变化,是每个中小企业都必须解决的重要而迫切话题。

首先以中小企业最常用的OA、ERP两大软件系统的运用及整合为话题,抛砖引玉,重点阐述IT系统兼容、整合的思想、方向。

OA、ERP作为目前中小企业管理两大软件,ERP涉及物流、生产、财务等企业数据的处理和分析,OA系统则用于无纸化办公,是企业的工作审批和知识管理平台。

ERP在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分,涉及采购管理、仓库管理、库存控制、生产计划、分销计划、车间控制、质量管理、工资管理、人力资源等近三十个模块;企业经营管理也需要协同OA办公系统,OA主要涉及公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统等模块,对于企业的文件、档案、资料、资产、用品等的管理也是必不可少的。所以 OA不能取代ERP,同样道理ERP也不能取代OA。

然而,在如今以”知识管理”为核心的全新智能管理系统日渐盛行,OA、ERP、CRM等系统陆续引入的同时,许多中小企业不能不面对这样一个重大事实:这些系统大都自以为是、各自为政,常形成信息孤岛,无法形成整合效应来帮助企业进行更高效的管理决策,因此业界一直在努力探索: OA系统与ERP系统是否存在着接口、集成问题,两者如何充分融合协同,互为促进,以为用户单位节省资源、发挥最大效用?

比如,某个大集团下属企业多,地域大,分布杂,它最大希望就是一个大ERP系统上能具有OA功能,而不需另外再买OA;而对一个中小企业而言, ERP投资巨大,建设周期长,它希望买一个好的OA系统,OA系统也具有ERP部分功能,能满足一些基本考勤、工资核算等数据分析、统计、汇总功能,而不必再买ERP。起码,上了 ERP也上了OA,企业老总能通过OA的综合查询系统可以像阅读EMAIL一样方便地了解由ERP系统汇总转换而来数据、报单吧?而不是各自为政互为割裂,无法调用。

再者,在一个同时上马了OA、ERP系统的中小企业里,在有关借款报销的集成上,它很希望能先通过OA系统实现有关支付流程的审批,然后把审批金额写入ERP的AP模块,形成相关发票数据,再进行支付操作;再如有关考勤信息的集成,企业也希望能通过OA实现员工请假申请审批流程,审批通过后直接把考勤信息写入ERP中的HR模块进行考勤统计、薪酬计算;还如员工绩效考核的集成,企业也希望能通过OA系统进行员工考评文件的审批,审批后把结果写入 ERP中的人力资源绩效考核模块个人信息中进行细化。

同样,实现多种产品的整合集成、赋予产品更强的功能也是各种软件技术发展的一个重要方向。在欧美,ERP的管理范围有继续扩大的趋势,兼容并蓄企业本身的所有经营业务、企业的办公业务、企业之间的协同商务业务等。这样,OA也融入ERP系统中,将企业管理人员在办公室中完成的全部业务都纳入到了其管理范围内,实现对企业的大部分工作及相关内外部环境的全面管理。

据悉,这种“ERP+OA”的整合方式引起了包括微软、IBM、SAP等许多国际软件巨头CIO的关注,并积极推进。

因此,整合中小企业几大常用管理软件OA、 ERP、CRM、HR等、使之为共同目标运作的集成软件已成了大势所趋,未来企业管理系统将向综合协同管理平台大步前进,通过类似”门户技术”对业务系统进行紧密整合集成,使得系统界面统一、流程统一、账户统一、数据统一,使得OA、ERP等系统中的各种信息、数据能通过综合门户在管理支撑系统中有力展现出来,以提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务。

以上讲的是中小软件信息化整合、各种软件兼容的思想和方向,但更主要的是如今中小企业已上线的几大软件实现兼容、信息化整合的方法、技术在哪?

一位福建某制造企业的CIO在着手上马新一期信息化的时候,遭遇了前所未有三个挑战:老板要求降低IT支出、早期上马几个的软件系统需要进行复杂整合、新的业务类型开始出现,这三个挑战环环相扣但又互为制掣,让他无从下手。

事实上,这是大部分不同行业的CIO所经常面临的普遍问题。当越来越多的企业用户面对信息整合、多个系统无缝集成、系统开发成本过高等问题时,IBM、BEA、SUN等大厂商给出的方法是部署一个战略性的技术架构-SOA。在目前复杂的异构IT环境中充满着经常性的不可预测的业务变更,SOA已成为国内企业信息化整合的主要手段。然而在中国,中小企业用户却已越来越强调其行业特点和企业个性,越来越需要解决集成、拓展、业务和市场的适应性-SOA其实并不能包治百病,有些水土不适。因为中小企业需要的综合协同管理平台是简单功能、目标明确、投资小、见效快的信息化解决方案,而不是系统的大而全。

于是针对中小型行业企业在IT整合方面的问题,据悉,一些国内外知名厂商展开了全面技术合作,在Java基础上推出了面向业务的体系架构 BOA(Business Oriented Architecture),为中小行业企业的信息整合提出了解决方案-BOA。BOA,顾名思义,就是Business +SOA。简单地讲,可理解为在SOA技术的基础之上融入行业经验,利用传统技术和SOA技术来实现对业务系统通用构件的对接、部署,使得SOA与行业个性化应用得以融合。相比SOA ,BOA架构整合了大量的本土企业用户的应用经验,使得软件的开发、部署更加贴近国内中小企业的应用,能更好地满足中国日益膨胀的”行业支撑平台”的需求。

除SOA、BOA之外,还有几种企业应用软件的整合方式,包括基本的点对点解决方案、企业应用集成(Enterprise Application Integration, 或EAI)、网络服务和ESB。

然而要保障多种IT系统的兼容互通、成功整合,中小企业还必须要建立强有力的执行政策,避免执行标准时出现经常性或不必要的偏移。如果有不可避免的例外情况发生,在可行的情况下,政策应该确保应用软件的转变支持整个架构的标准化,而不是各行其政各行其是,让企业各种软件系统充分融合,不是苟合,不能搞成“四不像”,变成“1+1<2”,这不是业界所愿。

当今,IT整合已经成了中小企业适应竞争、应对挑战的一种战略,一种招数,一种资源的互补,一种力量的凝聚!

文章来源:数字化企业网