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告诉你ERP数据预备究竟有多重要

ERP系统试运行前的数据预备是一个相当繁琐的工作,是一个系统工程,它直接决定着企业实施ERP系统的成败。为此实施ERP系统的企业一把手和信息化负责人一定要做好有关数据预备的治理工作,同时有关参与职员也应该做好密切的配合工作,终极保证企业ERP系统的成功实施,并企业带来竞争力和经济效益。

一、数据的分类

根据数据的作用与处理状态不同,我们把ERP系统中数据分为初始静态数据和业务输进数据、业务输出数据。

1、初始静态数据。一般包括企业有关架构数据、代码、物品工艺路线、初始库存数据、工作中心数据等。并根据企业所处客观环境的变化,对数据进行定期与不定期的维护,故静态数据是相对的。

2、业务输进数据。包括材料出进库数据,物品进、出库数据和销售订单数等日常业务处理数据。这些数据是企业日常生产活动中经常变动的数据,需要随时维护。

3、业务输出数据。包括物品库存数据、可用库存量与物品的计划需求量和物品有关本钱、预算对比分析等。是对有关业务数据处理、查询、汇总和分析结果的输出。

二、数据的预备

企业从各主要业务数据中抽取一些典型数据,作为以后ERP试运行和系统测试的基础数据,各部分应认真预备与本身业务有关的数据,填写数据收集表.

三、数据预备的要求

在ERP系统运行前的数据输进与正式运行时相比有很多不同之处。在系统正式运行时,数据输进主要是由企业的各部分职员人工输进。输进的数据以交易数据为主,主数据为辅,一般只需天天将当天的数据全部输进系统结清即可。而在系统运行前的数据输进却需要IT职员的大量直接参与,由于输进的数据不仅包括交易数据(主要是未结的订单等),而且还包括大量的主数据(例如原材料、企业组织结构数据、财务数据等等)。

然而,此时数据输进量非常大,而且所有数据必须在很短的时间内输进系统。因此,我们应当留意以下几点要求:

1.做好数据输进职员的公道分工

由于系统初始化的数据量和种类非常大,假如让一个人或几个人来完成可能会造成数据输进的混乱,为此我们必须在数据输进前做好严格的、公道的职员分工,保证数据输进工作更加有条不紊。比如按照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供给商、销售、客户等来公道的分组与组内分工。

2.保证数据正确性

数据正确性包括两方面的含义。首先,收集到的数据本身必须是正确的(即数据来源是正确的),否则会造成“垃圾进、垃圾出”的数据处理有效率无效果现象;数据本身的正确性更多的依靠于企业各部分数据收集职员,他们应当保证上交数据是正确的,没有遗漏、重复,也没有过期、失实的数据。其次在把收集到的数据输进系统的过程中,不能引进任何附加的错误。基础数据输进的正确与否是决定系统实施成败的关键。有了正确的数据,我们应当保证在数据输进的过程中不能引进任何附加的错误。为避免任何输进的附加错误,应采取以下重要步骤:

(1)定义关键的数据元素,如物料代码、工艺路线、物料清单、工作中心、订货策略、项目类型和损耗率等。

(2)在数据输进系统前,将系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对,使每个人提前知道什么信息时可用的、报告是什么样子。

(3)定义系统的全部信息和信息来源,识别关键信息与非关键信息。比如表1客户的信息有很多不同的数据项,可以把其中的几项先载进系统,而其他的数据项可以以后再载进或可以先不用。所以要确定哪些数据项要求必须载进,哪些是可以以后要载进的,哪些可能永远不用的,还要指定负责确定所用数据项的数据库表、部分和人。

(4)对经常变化的数据,必须在系统内实时反映其变化情况。要定期检查,假如有必要的话,修改这些数据。

(5)建立一个相对公道的数据输进的逻辑顺序,避免正确的原始数据由于数据的逻辑输进不正确造成严重的数据附加错误。

3.保证数据输进的格式

在数据输进前,我们根据公司的实际情况已经设置了相当公道的代码体系和数据格式,为此我们在数据输进时应严格按照数据的格式进行,这样可以产生好处:

(1)可以保证数据的完整一致。

这样每个预备客户信息的人,都知道客户资料应该包括:客户名称、编号、纳税登记号、地址、联系人、电话和信用额度等数据项,这样可以保证数据的完整与一致性,同时也进步了数据输进的效率与效果。

(2)便于核对数据。对在Excel中输进好数据核对无误后,就可以把数据直接输进到ERP系统中,并把输进到ERP系统的数据天生报表转换成EXCEL格式数据,再运用一定的函数往和Excel中的数据进行自动核对,检验在输进过程中是否出错。这样核对起来非常轻易,效率也很高并且不会出现错误(除非核对公式用错)。

(3)选择合适的数据格式转换程序。对于大型企业基础数据量很大,这时假如仍沿用上述方法工作量就会非常大,这时就需要运用专门的数据转换程序,把按一定格式的预备数据(比如EXCEL)转换成ERP系统的数据库格式。这样既可以保证数据录进的效率又可以保证数据格式的正确性。

4.保证数据关系安全性

ERP系统数据间关系非常复杂,除了由关系型数据库系统强制实现的各种数据库级的关系外,还有很多由系统的应用程序来保证的应用程序逻辑(例如一种原材料必须具有一个预先指定的存储该类材料的仓库;一个职员必须具有一个预先定义的该职员所属的部分类)。无论采用何种办法,任何输进系统的数据必须同时满足这两种限制条件,否则可能对系统产生不可预料的后果。

5.做好数据格式设计与数据输进的职员沟通与部分协调

高效率的ERP系统所需的数据来源于企业生产第一线,因此数据的收集在很大程度上依靠于企业的第一线职员。因此应该在与一线职员充分交流与沟通的基础上设计出他们能够理解和操纵的公道数据格式和数据表,供他们收集整理数据之用。同时ERP系统又跨若干个部分,系统所需要的数据来源于各个部分,同时这些数据之间具有一个的逻辑关系。为了做好数据的收集与输进工作,保证数据输进的高效率,必须做好各部分职员的沟通与协调工作,并运用各种激励措施进步相关职员的积极性,以实现数据输进的一致性和完整性。

来源:数字化企业网