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ERP是企业管理思想和机制的体现

ERP被炒热了这么久,你只知道它是一个优秀的企业管理软件,是否真正去了解过它呢?若只把ERP当成一个简单的软件,那么企业将永远无法真正将其功能发挥到极致,它更应该反映的是企业的管理思想与管理机制.

ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)系统实质上就是通过计算机技术、网络技术等将企业的业务流程固化在系统中.简单的讲,它首先是将原本大量的手工操作实现自动化,将业务活动中产生的各类数据(如交易数据、生产数据、财务数据等)规范化、标准化,并完整、及时、准确的记录在系统中;其次ERP系统为员工提供了快捷方便的管理工具,可以通过系统随时查询以往的数据,并对数据进行统计、比较、分析等工作,ERP使企业的数据不再封闭,而是在权限范围内得到充分的共享;最后ERP系统将各类统计报表、分析数据以规范的格式展现出来,为决策提供依据.

企业运作的命脉是信息,包括内部的信息和外部信息,俗话说知己知彼,百战百胜.那么ERP系统的核心功能就是为企业妥善管理内部信息,使企业领导、员工能对自己的情况有一个真实、全面、细致的了解.比如,当遇到市场环境变化时,销售人员能通过系统第一时间了解到当时的生产能力、库存情况、各地销售情况等,迅速作出决策,并通过系统将市场变化及时反应在生产、库存、物流、采购等一系列环节上.但是在缺乏ERP系统的情况下,企业经常会因为不能及时了解到真实的情况而难以作出迅时的反应,或根本束手无策,错失良机.ERP系统实施时十分重要的一项工作就是清理业务主数据,确保整个公司内对同一个数据只有一个编码,且全公司编码规则统一.ERP系统这样的案例实在是不胜枚举.

ERP系统是个非常复杂的工程,它绝非简单的一个软件,而是体现了企业的管理思想、管理机制.

比如:在将业务流程配置入系统的时候,就会考虑到如何设计一个科学、合理、高效的业务流程,减少不必要的周转和浪费,同时又要考虑为规避风险,需要如何设定审批权限、预警机制等,比如采购合同的审批流程等.在考虑了这些因素后,ERP系统就可以有效地帮助管理者监督、控制和协调日常工作的开展.

同时ERP系统将企业内原来分散在各职能部门中的工作集成起来,比如以前销售部门产生销售订单后,财务部门要根据相应的单证另行做账、制作凭证,使用ERP系统后,一旦销售订单(或合同)在系统中生成后,其相应的财务凭证即自动生成,大大提高了效率以及准确性,确保业务数据与财务数据的完全一致.对于集团性企业的管理工作来讲,ERP系统就更是不可或缺的帮手,原本每到月末,财务部几乎通宵达旦进行各类月结工作,工作量大、且容易出错,而ERP系统此时的优势就非常明显,所有的财务信息均已在系统中,系统可以非常方便地运算,进行月结,尤其在进行分子公司报表合并时,系统识别出关联交易,从而对报表准确的进行合并,快速出具财务报表.

ERP系统更重要的是为管理者服务、为决策者服务.通过系统的固化,大家的工作流程规范了,透明了,高效了,管理人员只要打开系统即可随时掌握各个业务环节的情况,一旦出现问题,系统不仅能及时报警,还能帮助管理人员找到原因,ERP系统好比是企业管理者的顺风耳、千里眼,就算出差在千里之外,也能有效掌握企业的运作情况,并作出响应.又比如,年终进行绩效评定,有很多定性的指标需要计算,ERP系统就能根据需要从各种维度进行统计比较,如按地区统计销量、按品牌统计、按员工统计、按部门统计等等,这些评估分析报表都可以非常方便的生成,且全面准确.

但值得一提的是,ERP毕竟还是计算机系统,不可替代人脑.首先系统中一旦内嵌了设计方案中的逻辑,就会“顽固”地按照此逻辑运作,所以在系统实施过程中,设计方案非常重要,尽量考虑全面周到.在某些环节上系统也会开放一定的人工干预权力,比如系统分析出未来的销售趋势,可能还是需要根据人为的经验进行科学的微调,但绝不能任意在很多操作环节加入人工干预,那系统的权威性、严谨性和科学性就得不到保障了,业务风险得不到控制.其次,系统能保证运算出来的数据绝对准确,但如果输入的数据本身是错误的,那么系统“吐出”也只能是错误的数据,因此ERP系统非常强调第一次输入的数据源必须准确、及时.

文章来源:数字化企业网